Elektroniczny obieg dokumentów i informacji

Czy wiesz, że...
92% ankietowanych organizacji uznaje, że wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów poprawiło efektywność działania oraz usprawniło obieg informacji (badanie Instytutu Pentor - 2003 r.).
Pracownik nie tyle związany jest z fizycznymi kartkami papieru, ile z informacjami, które są w nich zawarte.

Nasz autorski system elektronicznego obiegu dokumentów i informacji LOGITO umożliwia spójny obieg dokumentów i zadań związanych z bieżącą działalnością organizacji.

Głównym jego celem jest usprawnienie procesu wymiany informacji poprzez archiwizowanie oraz wymianę elektronicznych wersji informacji i dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną.

Implementacja systemu pozwala w pełni zarządzać obiegiem informacji oraz projektami z uwzględnieniem czynnika czasu. W rezultacie poprawia się efektywność realizacji poszczególnych zadań, jak i sama jakość pracy. Równocześnie zwiększa się bezpieczeństwo obiegu informacji.

W kontekście całej organizacji  wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów przynosi następujące korzyści:

• zwiększenie efektywności działania jednostki administracyjnej,
• usystematyzowanie procesów biznesowych oraz administracyjnych wraz z możliwością ich sterowania,
• redukcję kosztów związanych z bieżącą działalnością instytucji,
• uporządkowanie obiegu dokumentów i informacji w administracji.

Dzięki stałej konsultacji z pracownikami jednostek administracji publicznej wersja systemu LOGITO, przeznaczona dla tychże jednostek, spełnia wszystkie wymogi zawarte w Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów, Dz. U. 1999 Nr 112, poz. 1319). Pozwoliło nam to zaprojektować system zgodnie z przyjętymi procedurami obsługiwania dokumentów i spraw.

Wybrane funkcjonalności dostępne w systemie Logito:

• moduł skanujący – umożliwia bezpośrednie zapisywanie skanowanych dokumentów do systemu Logito,
• wyszukiwanie pełnotekstowe – możliwość przeszukiwania zawartości dokumentów (wykorzystanie OCR),
• sprawdzenie stanu realizacji sprawy z poziomu Biuletynu Informacji Publicznej,
• większość z modułów posiada zaawansowane mechanizmy wyszukiwania z uwzględnieniem nawet kilkunastu parametrów,
• system powiadomień – automatyczne przesyłanie informacji do pracownika o przekazanych zadaniach oraz dokumentach; powiadomienia mogą zostać przesyłane na adres e-mail oraz poprzez Logito Comunicator,
• generowanie raportów dotyczących między innymi zadań wykonywanych przez pracowników.

Ponadto istnieje możliwość wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z Elektroniczną Skrzynką Podawczą (ESP) lub integracji z już wdrożoną skrzynką.

Więcej informacji na temat modułów systemu znajdą Państwo w dziale Moduły systemu Logito.