Bazując na naszym doświadczeniu, stworzyliśmy dla KSG Sp. z o.o. dedykowany system elektronicznego obiegu dokumentów.

Głównym zadaniem aplikacji było usprawnienie działań związanych z obsługą skarg i wniosków oraz rejestracją i zarządzaniem umowami. Ważnym wymogiem było również umożliwienie korzystania z systemu zarówno przez spółkę, jak i jej oddziały terenowe oraz podległe Biura Obsługi Klienta.

Na potrzeby spółki zostały wykonane następujące funkcjonalności systemu:

• Skargi i wnioski - moduł pozwalający rejestrować w systemie skargi i wnioski. Obieg dokumentu zależy miedzy innymi od typu sprawy, podmiotu, którego dotyczy oraz podgrupy, do której należy. Na tej podstawie generowana jest ścieżka obiegu dokumentu, dzięki czemu sprawa trafia do odpowiedniej jednostki.
  Moduł posiada opcję generowania sprawozdań w formie raportów, pozwalających uzyskać dokładne informacje na temat zrealizowanych i toczących się spraw. Istnieje możliwość skorzystania z rozbudowanej wyszukiwarki, pozwalającej szybko odnaleźć interesującą sprawę.
  Stare sprawy trafiają do archiwum spraw. System daje możliwość realizowania zadań za osoby zastępowane bez konieczności przelogowywania.
• Polecenia - moduł pozwalający przesyłać między pracownikami zdefiniowane typy poleceń (np. służbowe). Każde z poleceń może być określone następującymi opcjami: krytyczna data wykonania polecenia, wymagane potwierdzenie, zlecone w imieniu. Moduł posiada wbudowaną wyszukiwarkę.
• Centralny Rejestr Umów -moduł służący do zarządzania umowami. Każda dodana do systemu umowa otrzymuje automatycznie generowany znak sprawy. Podczas wprowadzania umowy określane jest wiele parametrów np. rodzaj zamówienia, wartość umowy, terminy płatności. Każda umowa może zostać rozszerzona o aneksy oraz zlecenia. Moduł wyposażony jest dodatkowo w rozbudowaną wyszukiwarkę oraz generator raportów.
• Panel zarządzania - rozbudowany moduł pozwalający między innymi:
      - zarządzać użytkownikami, stanowiskami, kompetencjami oraz profilami uprawnień,
      - definiować słowniki, terminy oraz grupy/podgrupy skarg i wniosków,
      - zarządzać CRM,
      - zarządzać oddziałami, komórkami organizacyjnymi, BOK'ami,
      - definiować zastępstwa oraz zależności między pracownikami.

Opis budowy i działania systemu obiegu dokumentów Logito (system klasy workflow) znajdziesz tutaj.