Platforma Logito dla Operatora Systemu Magazynowania

Operator Systemu Magazynowania Sp. z o.o. została powołana 16 listopada 2010 roku przez grupę Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo SA. Podstawowym celem działalności spółki jest wykonywanie zadań operatora systemu magazynowania, m.in.: dysponowania mocą instalacji magazynowych czy nadzór nad realizacją systemu paliwowego.

Zadania i cele

Realizacja celów biznesowych dla Klienta obejmowała:

• Digitalizację dokumentów przy wykorzystaniu technologii OCR,
• Wsparcie funkcjonowania kancelarii i sekretariatu poprzez rejestrację i obsługę obiegu pism wpływających i wychodzących,
• Definiowanie zbiorczych oraz indywidualnych profili uprawnień oraz kompleksowe zarządzanie uprawnieniami wielu użytkowników jednocześnie,
• Wsparcie procesu tworzenia i opiniowania dokumentacji powstającej w firmie, w tym umów z kontrahentami zewnętrznymi,
• Gromadzenie i indeksowanie dokumentacji elektronicznej w centralnym repozytorium,
• Wsparcie wyszukiwania dokumentacji przechowywanej w repozytorium,
• Wsparcie dekretacji i dystrybucji określonej dokumentacji zgodnie z porządkiem organizacyjnym oraz zdefiniowanymi uprawnieniami, ujednolicenie kanałów przebiegu dokumentacji i informacji,
• Personalizowaną stronę użytkownika, zawierająca powiadomienia, alerty i zestawienia: zadań do wykonania w ramach uruchomionych procesów, dokumentów do zapoznania, przetworzenia, zaopiniowania etc.,
• Wsparcie prowadzenia centralnej Książki adresowej, zawierającej dane pracowników firmy oraz ważniejszych kontaktów w jednostkach powiązanych (np. Podziemne Magazyny Gazu, Centrala PGNiG),
• Wsparcie prowadzenia Bazy dostawców i kontrahentów, zawierającej dane adresowe podmiotów współpracujących z OSM,
• Wsparcie rozwoju strukturyzowanej komunikacji wewnętrznej poprzez wewnętrzny serwis informacyjny zapewniający dostęp pracownikom do publikowanych przez uprawnione służby aktualności, komunikatów, decyzji, regulaminów, etc.

Ideo wdrożyło system Logito, który usprawnił zarządzanie, przechowywanie i obieg dokumentów oraz komunikację wewnętrzną w firmie.

Podsumowując: w wyniku wdrożenia systemu Logito zostały uruchomione i odpowiednio skonfigurowane następujące moduły: pisma przychodzące i wychodzące, baza wiedzy, serwis informacyjny, baza Klientów, obsługa spraw oraz procesy. Ponadto system został zintegrowany w systemem IFS w obszarze kontrahentów, umów oraz użytkowników z Active Directory. W ramach modułów: pisma przychodzących, wychodzących i baza wiedzy - został uruchomiony mechanizm OCR. System został uruchomiony początkiem 2015 roku. Korzysta z niego ponad 160 osób w 3 oddziałach firmy.

Główne korzyści dla Klienta

•     Uporządkowanie zarządzania strukturą organizacyjną,
•     usprawnienie pracy w organizacji,
•     możliwość przeszukiwania zawartości dokumentów,
•     szybszy dostęp do informacji oraz lepsze ich wykorzystanie.