Platforma Logito dla Operatora Systemu Magazynowania

Operator Systemu Magazynowania Sp. z o.o. została powołana 16 listopada 2010 roku przez grupę Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo SA. Podstawowym celem działalności spółki jest wykonywanie zadań operatora systemu magazynowania, m.in.: dysponowania mocą instalacji magazynowych czy nadzór nad realizacją systemu paliwowego.

Zadania i cele

Zgodnie z celami biznesowymi Klienta wdrożenie miało za zadnie:

  • usprawnić zarządzanie, przechowywanie oraz obieg dokumentacji w firmie,
  • usprawnić komunikację wewnętrzną.

Realizacja tych celów obejmowała:

  • Digitalizację dokumentów przy wykorzystaniu technologii OCR,
  • Wsparcie funkcjonowania kancelarii i sekretariatu poprzez rejestrację i obsługę obiegu pism wpływających i wychodzących,
  • Definiowanie zbiorczych oraz indywidualnych profili uprawnień oraz kompleksowe zarządzanie uprawnieniami wielu użytkowników jednocześnie,
  • Wsparcie procesu tworzenia i opiniowania dokumentacji powstającej w firmie, w tym umów z kontrahentami zewnętrznymi,
  • Gromadzenie i indeksowanie dokumentacji elektronicznej w centralnym repozytorium,
  • Wsparcie wyszukiwania dokumentacji przechowywanej w repozytorium,
  • Wsparcie dekretacji i dystrybucji określonej dokumentacji zgodnie z porządkiem organizacyjnym oraz zdefiniowanymi uprawnieniami, ujednolicenie kanałów przebiegu dokumentacji i informacji,
  • Personalizowaną stronę użytkownika, zawierająca powiadomienia, alerty i zestawienia: zadań do wykonania w ramach uruchomionych procesów, dokumentów do zapoznania, przetworzenia, zaopiniowania etc.,
  • Wsparcie prowadzenia centralnej Książki adresowej, zawierającej dane pracowników firmy oraz ważniejszych kontaktów w jednostkach powiązanych (np. Podziemne Magazyny Gazu, Centrala PGNiG),
  • Wsparcie prowadzenia Bazy dostawców i kontrahentów, zawierającej dane adresowe podmiotów współpracujących z OSM,
  • Wsparcie rozwoju strukturyzowanej komunikacji wewnętrznej poprzez wewnętrzny serwis informacyjny zapewniający dostęp pracownikom do publikowanych przez uprawnione służby aktualności, komunikatów, decyzji, regulaminów, etc.

Podsumowując w wyniku wdrożenia systemu Logito zostały uruchomione i odpowiednio skonfigurowane następujące moduły: pisma przychodzące i wychodzące, baza wiedzy, serwis informacyjny, baza Klientów, obsługa spraw oraz procesy. Ponadto system został zintegrowany w systemem IFS w obszarze kontrahentów, umów oraz użytkowników z Active Directory. W ramach modułów: pisma przychodzących, wychodzących i baza wiedzy - został uruchomiony mechanizm OCR. System został uruchomiony początkiem 2015 roku. Korzysta z niego ponad 160 osób w 3 oddziałach firmy.

Główne korzyści dla Klienta
  •     uporządkowanie zarządzania strukturą organizacyjną,
  •     usprawnienie pracy w organizacji,
  •     możliwość przeszukiwania zawartości dokumentów,
  •     szybszy dostęp do informacji oraz lepsze ich wykorzystanie