System zarządzania obiegiem faktur dla Stock Polska

Stock Polska Sp. z o.o. to wiodąca firma branży alkoholowej w Europie Centralnej i Wschodniej. Od 2007 roku stanowi ważną część międzynarodowej grupy Stock Spirits. Flagowe marki Stock Polska Sp. z o.o. to, będące liderami w swoich kategoriach, Wódka Czysta de Luxe i Wódka Żołądkowa Gorzka. Doceniane nie tylko przez krajowych konsumentów, ale również nagradzane w międzynarodowych konkursach.

Zadania i cele

Dla Stock Polska Sp. z o.o. wdrożyliśmy system zarządzania obiegiem faktur w oparciu o autorską platformę Logito. Wdrożenie zostało poprzedzone dogłębną analizą potrzeb, diagnozą występujących w dotychczasowym obiegu faktur problemów oraz skonkretyzowaniem celów, jakie organizacja chce osiągnąć. W efekcie tych prac zostały zdefiniowane m.in. ścieżki obiegu faktur, jak i dokumentów zamówieniowych. Istotnym elementem wdrożenia było określenie procedury akceptacji dokumentów zgodnie z przyjętą tabelą autoryzacji. Zostały także ustalone limity akceptacji kosztowych dla poszczególnych kodów kosztów (m.in. numerów MPK, zleceń).

Celem Stock Polska Sp. z o.o. była optymalizacja oraz automatyzacja procesów związanych z księgowaniem faktur. Dzięki eliminacji procesu ręcznego przepisywania dokumentów Klient znacznie skrócił czas potrzebny na obsługę faktur i zamówień oraz obniżył koszty administracyjne.

Zlecenie obejmowało także przygotowanie aplikacji mobilnej dla przedstawicieli handlowych. Umożliwia ona rejestrację faktur poprzez osoby pracujące poza biurem. Platforma została także zintegrowana z obecnie wykorzystywanym w organizacji systemem SAP.

Główne korzyści dla Klienta

  • Standaryzacja oraz automatyzacja procesu księgowania faktur
  • Optymalizacja procesów związanych z akceptacją dokumentów
  • Stały dostęp do danych, nadany uprawnionym użytkownikom
  • Usprawnienie przekazywania faktur przez przedstawicieli handlowych
  • Bieżący monitoring kosztów zakupowych