Digital Workplace w praktyce. Jak uporządkować wiedzę, komunikację i procesy w jednym systemie?

Informacje są wszędzie, ale odpowiedzi i tak trudno znaleźć

Problem zwykle nie wynika z braku narzędzi, bo często w firmie jest ich wiele, ale mimo to informacje i procesy nie układają się w spójną całość. Zaradzić ma temu Digital Workplace, czyli cyfrowe miejsce pracy oparte na jednym systemie do komunikacji i wiedzy.

Firmy korzystają najczęściej z Teamsa, poczty e-mail, SharePointa, komunikatorów, dysków sieciowych, CRM-u i innych popularnych narzędzi – ale nadal nie rozwiązują one problemu rozproszenia informacji (choć w teorii powinny) i pracownik musi sam pamiętać, gdzie szukać informacji i która wersja jest aktualna. Według raportu Okta, przeciętna firma korzysta średnio ze 101 aplikacji biznesowych, a organizacje zatrudniające ponad 2000 osób nawet z 247 – a im więcej miejsc, w których mogą znajdować się potrzebne informacje, tym łatwiej je przeoczyć albo powielić.

Rozproszona wiedza zwykle prowadzi do kilku problemów:

• braku jednego źródła informacji: pracownicy nie wiedzą, który dokument albo komunikat obowiązuje;
• przeciążenia komunikatami, bo ważne wiadomości giną wśród powiadomień, maili i wpisów na kanałach;
• wiedza jest zamknięta w głowach ekspertów – zespół czeka na odpowiedź jednej osoby;
• dłuższy onboarding: nowi pracownicy dłużej uczą się, gdzie czego szukać (albo nie są w stanie się tego nauczyć, bo nie ma jednej, zdefiniowanej ścieżki).

Tego typu problemy nie polegają jedynie na wydłużaniu czasu szukania informacji – to także koszty.

Ile kosztuje informacyjny chaos?

Koszty chaosu informacyjnego nie zawsze są widoczne w budżecie, bo kryją się w czasie pracy zespołów, opóźnieniach i błędach – czyli tam, gdzie nikt nawet nie myśli, by ich szukać. Jeśli pracownicy raz za razem szukają tych samych materiałów, firma płaci za godziny, które mogliby poświęcić klientom, projektom albo rozwojowi produktów, to są to realne koszty, które nierzadko da się wyliczyć co do złotówki.

Gdzie jeszcze ukrywają się takie koszty?

• Zespoły, które niezależnie od siebie przygotowują podobne dokumenty, dublują pracę, a nieaktualne dane mogą prowadzić do pomyłek i poprawek;
• Przy wdrażaniu nowych osób eksperci odrywają się od swoich zadań, żeby po raz kolejny tłumaczyć to samo;
• Nowy pracownik dłużej dochodzi do samodzielności;
• Menedżerowie mają mniej czasu na pracę z zespołem;
• Z kolei pracownicy, którzy tracą czas na szukanie informacji, są coraz bardziej sfrustrowani i z czasem mniej zaangażowani.

W rosnącej firmie te problemy tylko się pogłębiają – ironicznie można by powiedzieć, że się „skalują”, tak, jak skaluje się firma.

Digital Workplace, czyli centralizacja informacji w firmie

Digital Workplace łączy narzędzia, treści i procesy w jedno spójne środowisko pracy, dzięki czemu z jednej platformy dla pracowników można dotrzeć do najważniejszych informacji, komunikatów i usług wewnętrznych. Takie środowisko może obejmować intranet, bazę wiedzy, obszary dla zespołów, procesy HR i szkolenia, a więc pełnić rolę platformy employee experience.

Nie trzeba przy tym od razu wymieniać wszystkich systemów, bo nowe środowisko może być wspólnym punktem dostępu do zasobów, z których pracownicy już korzystają – Digital Workplace od Ideo powstaje na jednej spójnej technologii i ma budowę modułową. Firma może więc zacząć od tego, co sprawia najwięcej kłopotów, na przykład od komunikacji wewnętrznej i dokumentów, a kolejne moduły dokładać dopiero, kiedy pojawi się taka potrzeba. Dzięki temu dostaje rozwiązanieszyte na miarę swoich procesów i potrzeb, a nie po to, żeby wypełnić listę możliwości wypisaną w specyfikacji technicznej. Oprócz tego eksperci przeprowadzą audyt i wspólnie zdefiniujecie kluczowe obszary do zaopiekowania.

Intranet i e-learning wspierają pracownika na co dzień

Intranet dla firm może pełnić rolę platformy komunikacji wewnętrznej, bo firma publikuje w nim aktualności, udostępnia procedury i porządkuje dokumenty. Jeśli taki portal pracowniczy jest dobrze zaprojektowany, pracownicy łatwiej znajdują to, czego szukają i ogranicza on sytuacje, w których odpowiedź gdzieś jest, ale trudno do niej dotrzeć.

Platforma szkoleniowa porządkuje z kolei przekazywanie wiedzy - materiały onboardingowe, kursy i instrukcje mogą być dostępne zawsze wtedy, gdy pracownik ich potrzebuje, także w innej lokalizacji. Zespół HR i menedżerowie mogą przygotować ścieżkę szkoleniową, z której skorzystają kolejne osoby, zamiast za każdym razem tłumaczyć te same zagadnienia. Zobacz, jak działa platforma e-learningowa Ideo.

Jak zacząć porządkowanie komunikacji i wiedzy?

Zanim wybierzesz rozwiązanie, sprawdź, gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu. Których informacji najczęściej nie mogą znaleźć? Jakie pytania wracają w wielu działach? Które elementy onboardingu zależą od wiedzy pojedynczych osób? Potem sprawdza się wdrażanie etapami:

1. Ustal priorytety – zacznij od obszarów, w których łatwiejszy dostęp do wiedzy przyniesie największą korzyść.
2. Wyznacz osoby odpowiedzialne za treści - nawet najlepsza wyszukiwarka nie pomoże, jeśli w systemie są trzy nieaktualne instrukcje i nikt nie wie, którą z nich można usunąć.
3. Rozwijaj platformę, obserwując, jak pracownicy z niej korzystają. Sprawdzaj, które funkcje są w użyciu, a co warto poprawić.

Przy takim podejściu łatwiej też ocenić, czy wdrożenie skraca onboarding, zmniejsza liczbę powtarzających się pytań albo ułatwia dotarcie do aktualnych dokumentów. Celem jest sytuacja, w której pracownik szukający procedury trafia na jedną obowiązującą wersję, a nie na trzy różne w różnych lokalizacjach.

Uporządkuj dostęp do wiedzy w swojej firmie

Jeśli pracownicy tracą czas na szukanie informacji, a odpowiedzi zależą od dostępności kilku ekspertów, przyjrzyj się temu, jak wygląda cyfrowe miejsce pracy w Twojej firmie. Pobierz poradnik o AI w intranecie i zobacz, jakie funkcje ma intranet nowej generacji i jak ułatwia komunikację oraz dostęp do firmowej wiedzy.