Rejestr umów - zarządzanie umowami w organizacji

Prowadzenie działalności to umiejętne żonglowanie wieloma procesami w organizacji. Codzienny napływ dokumentów i zapanowanie nad nimi rzutuje na kontakty biznesowe z naszymi kontrahentami i partnerami biznesowymi.

W gąszczu ważnych dokumentów, to umowy są tymi, które stoją na straży przestrzegania warunków, ale również regulują jednoznacznie warunki współpracy. Dostęp do informacji w umowach, poprawna organizacja oraz zarządzanie nimi wpływa na postrzeganie nas przez klientów jako rzetelną organizację.

Platforma LOGITO umożliwia dokładne odwzorowanie workflow ścieżki projektowanej i podpisywanej umowy, ale również sposobu zarządzania nią. Dany proces można ustandaryzować i dopasować do organizacji przy zachowaniu określonych przez nią procedur.

Pozwala pracownikom na lepszą kontrolę tych procesów oraz oszczędzenie czasu poświęcanego na zarządzanie oraz organizacją tej kategorii dokumentów.
 

Wdrożyliśmy platformy Obiegu Dokumentów, w tym moduł Zarządzanie Umowami, m.in. dla:

Platforma LOGITO jako system Elektronicznego Obiegu Dokumentów osługuje wiele praktycznych funkcji ułatwiających pracę z umowami w środowisku biznesowym.

Umowy są podstawą jakiejkolwiek działalności, a przestrzeganie ich warunków gwarantuje każdej firmie satysfakcjonujące relacje z Klientami.

Dlatego warto przeanalizować na nowo własne procesy wewnętrzne związane z holistycznym zarządzaniem umowami. W ten sposób, firma polepszy przepływ informacji pomiędzy pracownikami, jak i Kontrahentami.

Oto lista 10 kroków do efektywnego zarządzania umowami zarówno w organizacji, jak i poza nią:

1. digitalizacja oraz centralizacja umów w systemie; s
2. zybkie wprowadzenie elektronicznego zarządzania ewidencją umów;
3. zapewnienie bezpiecznego dostępu do dokumentów przez osoby uprawnione;
4. podział umów na kategorie bądź też wirtualne katalogi umów;
5. komfortowy oraz szybki dostęp do istotnych informacji o umowach;
6. monitoring obiegu umowy z otrzymywaniem informacji o przebiegu realizacji;
7. wprowadzanie ulepszeń oraz nowych funkcji w zakresie obsługi umów;
8. integracja z oprogramowaniem do elektronicznego podpisywania umów;
9. możliwość konfiguracji poszczególnych elementów obiegu;
10. …a nawet zaprojektowania dopasowanego procesu obiegu umowy do polityki organizacji.

Praca zespołu LOGITO rozwija platformę LOGITO bazując na wspomnianych założeniach. Od lat, unowocześniamy obiegi umów u naszych Klientów, a jednocześnie pomagamy im realizować długoterminowe cele biznesowe.

Biorąc pod uwagę, że sam proces negocjacji oraz ustaleń warunków współpracy transakcji biznesowych jest zarówno czasochłonny jak i pracochłonny, wprowadzenie ulepszeń i przyspieszenie tego typu działań jest zawsze zjawiskiem pożądanym.

Dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na to jak realizujemy poszczególne procesy w ramach własnej firmy i zdecydować czy być może nadszedł czas taką zmianę. Mowa tutaj o przejściu z tradycyjnego zarządzania umowami na jej elektroniczny odpowiednik. Takie wdrożenie to długoterminowa korzyść dla organizacji w zakresie optymalizacji procesów wewnętrznych.

W tym zakresie platforma realizuje między innymi funkcje związane z efektywnym zarządzaniem ewidencją umów wewnątrz organizacji dzięki procesowi digitalizacji umów.

Jak wygląda zarządzanie ewidencją w platformie LOGITO?

Digitalizacja umów papierowych – Dzięki zintegrowaniu systemowi skanowania, dokumenty w formie tradycyjnej przetwarzane są pliki PDF. Oznacza to, że:

• wysyłane lub otrzymane przez firmę umowy nie muszą być drukowane,
• możemy je szybko wprowadzić do systemu, a następnie zarejestrować w ewidencji,
• z poziomu platformy mamy zawsze dostęp do zeskanowanych oryginałów umów w jednej bazie danych.

Elastyczność w zakresie zarządzania i wyszukiwania informacji w elektronicznej ewidencji umów:

• komfortowy oraz szybki dostęp do istotnych informacji o umowach i obsługa załączników;
• podział umów na kategorie bądź wirtualne katalogi umów (rejestry) z rozróżnieniem na różne typy umów;
• możliwość konfiguracji oddzielnych rodzajów rejestrów (wirtualne katalogi lub segregatory);
• nadawanie własnego systemu numeracji dla ewidencji (np. numery sygnatury, dzienniki);
• domyślne filtry umożliwiają wyszukanie dokumentu po m.in. dacie zawarcia umowy, statusie, opiekunie, osobie rekomendującej (podpisującej), kontrahencie lub rodzaju umowy; konfiguracja własnych kryteriów wyszukiwania oraz ich zapis do ponownego wykorzystania w przyszłości.
• możliwość korzystania z metryk umów zawierających najistotniejsze informacje na temat danej umowy.

Aktualna informacja o realizacji umowy lub zmianach w czasie rzeczywistym:

• stała kontrola bieżących umów automatyczne przypomnienia e-mail np. o terminie
• zakończenia umowy np. na miesiąc przed,
• monitoring obiegu umowy z otrzymywaniem informacji o przebiegu realizacji;
• automatyczne powiadomienia monitorujące zmiany w umowie (np. e-mail o podpisaniu umowy przez Kontrahenta, przekazaniu umowy do kolejnej osoby w obiegu),
• możliwość konfiguracji częstotliwości powiadomień e-mail i notyfikacji systemowych (np. alert na 10 dni przed zawierający przypomnienie o ponownym kontakcie z kontrahentem).

Bezpieczeństwo poufnych danych firmy oraz Kontrahentów:

• konfiguracja rodzaju dostępu do umów ze względu na rolę w organizacji,
• konfiguracja ról lub uprawnień wykonywania czynności na umowach (osoby podpisujące, opiekun umowy),
• przypisanie tych ról lub uprawnień pracownikom zaangażowanych w realizację obiegu umowy.

Optymalizacji możemy poddać również proces opiniowani umowy w swojej organizacji. Prześledzenie jak wykonujemy poszczególne czynności oraz stworzenie schematu tego procesu może mieć korzystny wpływ na przyspieszenie i poprawę obiegu informacji w naszej firmie.

Najprostszy obieg umowy może odbywać się według poniższego schematu:

1. wprowadzenie do systemu w postaci cyfrowej (PDF),
2. przekazanie do akceptacji,
3. akceptowanie lub zwrócenie do ostatniej osoby,
4. przekazanie do ponownej akceptacji,
5. zaopiniowanie (pozytywne lub negatywne – zaopiniowanie kończy jej obieg),
6. elektroniczna wysyłka do Kontrahenta w przypadku pozytywnej opinii,
7. podpisanie umowy przed obydwie strony umowy.

Wykaz przykładowych funkcji systemu LOGITO przydatnych w procesie opiniowania umowy.

Widżet Moje Zadania

Widok przeznaczony jest osób odpowiedzialnych za opiniowanie umów w organizacji. Po dodaniu do systemu nowej umowy, widoczne są komunikaty systemu z poziomu strony głównej w formie widżetu.

Podgląd umowy we wbudowanym edytorze PDF oraz załączników

Dzięki tej funkcji, użytkownicy platformy odpowiedzialni za procesowanie umów – mają bezpośredni wgląd w zapisy. Dokument mogą przeglądać również opiekunowie umów przeszukując zawartość w celu odnalezienie interesującej ich informacji.

Dodawanie komentarzy oraz funkcja Udostępnij

Użytkownicy przeglądający umowę mogą dodać komentarze, np. zgłosić własne wątpliwości lub sugestie odnośnie do zapisów w umowie. Będą one widoczne dla pozostałych uczestników obiegu umowy. Mają również możliwość przekazania umowy do wglądu jednej osobie lub grupie pracowników zaangażowanych w opiniowanie umowy.

Wysyłka automatycznych notyfikacji dla uczestników obiegu umowy

System LOGITO informuje użytkowników obiegu umowy o aktualnych wydarzeniach związanych z umową: dodanie komentarza, zmiana statusu lub przekazania do zaopiniowania.

Bezpośredni dostęp do załączników powiązanych z umową

Zakładka Powiązania to sekcja, gdzie widoczne są dokumenty powiązane z umową, m.in. aneksy, protokoły, faktury pro-forma. Dzięki temu pracownik analizujący warunki umowy ma pod ręką wszystkie potrzebne załączniki, które mogą mieć duże znaczenie w procesie decyzyjnym.

Historia obiegu kontraktu oraz komentarze

System rejestruje przebieg każdy zrealizowany etap obiegu umowy. Informacje są widoczne w Szczegółach umowy. Są to m.in. uczestnicy odpowiedzialni za wykonanie dane czynności na umowie, daty przekazania do kolejnej osoby, cofnięcie dokumentu w obiegu czy dodane komentarze.

Metryki umów oraz rejestr zmian

Formularze wprowadzania umów, tak zwane metryki, wykorzystywane są w firmach często w celu uzyskania najważniejszych informacji zawartych w umowie. Mowa tutaj m.in. typie umowy, dacie trwania, opiekunie umowy czy chociażby kwocie kary umownej – w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych. Na podstawie tych danych, często zapadają istotne decyzje biznesowe w trybie ad hoc. Rejestr zmian w metryce umowy umożliwia w kolei wgląd w zmiany danych o m.in. zmianie opiekuna umowy, czy zmianie jej statusu.

Funkcja Eksportuj do

Umożliwia automatyczne wygenerowanie danych z metryki umowy do PDF w szablonach dostępnych w systemie.

W biznesie liczy się dosłownie każda minuta, dlatego firmy rozpoczęły optymalizację proces opiniowania we własnych firmach oraz monitoring w tym właśnie zakresie. Celem tego zabiegu jest oczywiście szybsze przejście do ostatniego etapu nawiązania współpracy – faktycznego podpisania dokumentu przez obydwie strony.

Warto wspomnieć, że firmy posiadają różne systemy, ale i przepisy wewnętrzne związane z podpisywaniem umów otrzymywanych jak i wysyłanych przez partnerów biznesowych. Ten przebieg będzie różnił się, dlatego też warto być przygotowanym na innowacyjne rozwiązania tego typu.

Elektroniczne podpisywanie umów kojarzy się ze złożeniem podpisu odręcznego z wykorzystaniem np. certyfikowanego urządzenia, jednak obok nich istnieją alternatywy metody ostatecznego zatwierdzania umów.

Trzy najpopularniejsze sposoby podpisywania umów na odległość to:

• umieszczanie graficznej wizualizacji podpisu (umieszczonej wcześniej w systemie),
• podpisanie się imieniem oraz nazwiskiem z poziomu klawiatury,
• lub kliknięcie przycisku „Podpisz się”.

Każda z nich jest prawnie wiążąca, a oprogramowania obsługujące podpisy posiadają specjalne formy zabezpieczeń.

Przykładowe etapy podpisywania e-umów typu NDA (o zachowaniu poufności):

1. wprowadzenie gotowej umowy do programu w szablonie .docx,
2. uzupełnienie danych po stronie wysyłającej umowę oraz osób podpisujących po stronie Kontrahenta,
3. wysłanie powiadomienia e-mail o umowie oczekującej do podpisu,
4. otworzenie umowy bezpośrednio w kliencie pocztowym (wymaga integracji) lub bezpośrednio w przeglądarce internetowej),
5. przegląd oraz podpisanie dokumentu jedną z 4 wspomnianych powyżej metod,
6. autoryzacja podpisu, np. poprzez otrzymanie kodu sms i wpisanie go w odpowiednie pole (krok dostępny w zależności od oprogramowania do podpisów),
7. wysłanie powiadomienia e-mail o podpisaniu dokumentu do strony, która umowę przesłała.

Ponadto, integracja programów do podpisywania umów z LOGITO umożliwia wgląd w m.in.:

• wygenerowany plik PDF z załączonymi podpisami ze znakami wodnymi czy unikalnym identyfikatorem dokumentu
• załączniki potwierdzających autentyczność podpisów.
• czy historię procesu podpisywania (m.in. data, osoba podpisująca).

Wprowadzenie obsługi podpisów elektronicznych to ogromna oszczędność czasu i płynne zakończenie etapu negocjacji warunków za pomocą intuicyjnych rozwiązań IT.

Co więcej, ale wiąże się również z poprawą wizerunku firmy na rynku wśród Kontrahentów realizujących inicjatywę na rzecz Społecznej odpowiedzialności biznesowej (CSR).

• Sprawne zarządzanie wszelkimi umowami w organizacji dzięki elektronicznej ewidencji umów,
• Zaawansowana wyszukiwarka umów z możliwością konfiguracji kryteriów wyszukiwania,
• Zdalny i bezpieczny dostęp do dokumentów z poziomu przeglądarki, jak i urządzeń mobilnych,
• Standaryzacja i ułatwienie procesu opiniowania umowami w organizacji;
• Podgląd umów w formacie PDF i wgląd w historię opiniowania umowy wewnątrz firmy,
• Bezpieczne i szybkie podpisywanie umów dzięki integracji z oprogramowaniem obsługującym e-podpisy;
• Szybki obieg informacji pomiędzy kontrahentami oraz pracownikami firm (powiadomienia e-mail o umowie do podpisania);
• Skrócenie czasu negocjowania kontraktów oraz uzyskanie transparentności w negocjacjach;
• Wspieranie ochrony środowiska naturalnego w biznesie – CSR (Społeczna odpowiedzialność biznesowa)