Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta eBOK

"Preferowana forma kontaktu Klientów z dostawcami."
Marcin Wojtoń
Marcin Wojtoń
Business development, Obsługa Klienta
Darmowa konsultacja

Sprawna komunikacja z Klientem jest gwarancją jego zadowolenia, wpływa pozytywnie na wizerunek przedsiębiorcy i zapewnia firmie przewagę konkurencyjną. Klienci oczekują dziś nie tylko dobrej jakości usług czy produktów, ale satysfakcjonującego doświadczenia w kontakcie z firmą, realizowanego np. poprzez eBOK. Receptą na budowanie lojalności wobec marki jest stworzenie dla klientów ich własnej przestrzeni w systemie.

Elektroniczne biuro obsługi klienta to wyjątkowe miejsce. To właśnie stąd klient może aktywnie i samodzielnie załatwić wiele spraw od ręki. Szybko, wygodnie i bezpiecznie, a najlepiej we własnym smartfonie. Wachlarz czynności, jakie możemy udostępnić w strefie klienta jest bardzo bogaty. Zaczynając od podglądu i opłacenia rachunku, dostępu do informacji na temat aktualnego stanu usługi czy prostego przeglądu umowy, aż do podpisania nowej.

eBOK LOGITO

System LOGITO umożliwia wybór dowolnych komponentów do strefy klienta. Wśród 150 modułów, jakie do tej stworzyliśmy, znajdują się zarówno podstawowe, jak i bardzo zaawansowane. W oparciu o najczęściej wykorzystywane stworzyliśmy zestaw praktycznych funkcjonalności, jakie oferuje narzędzie eBOK. Elementami wyróżniającymi nasze rozwiązanie są:

  • Szybka aktywacja konta online
  • Wsparcie dla urządzeń mobilnych
  • Cyfrowy dostęp do dokumentów (faktury, umowy, wnioski) i kluczowych informacji dzięki integracji z systemami dostawcy. W zależności od wdrożenia mogą to być zakupione pakiety usług, stopień ich zużycia w danym okresie rozliczeniowym, zużycie mediów.
  • Zarządzanie fakturami i możliwość ich opłacenia z poziomu aplikacji dzięki integracji z dostawcami systemów płatności
  • Możliwość personalizacji serwisu (np. powiadomienia push lub email)
  • Programy i systemy lojalnościowe (promocje, obniżki)
  • Możliwość łatwego wdrożenia usług dedykowanych (chatbot, widżety, inne)

Wśród rozwiązań rozszerzających funkcjonalność rozwiązania oferujemy również integracje np. z systemami:

  • EOD (Elektroniczny obiegu dokumentów)
  • CRM (obsługa klienta oraz reklamacji)
  • Helpdesk (alternatywny kanał komunikacji z klientami)
  • E-commerce (sprzedaż usług i produktów dodatkowych)

Procesy dotyczące wszystkich tych elementów można w dużym stopniu zautomatyzować i przeprowadzić bez udziału pracowników elektronicznego biura obsługi klienta. Dzięki temu mogą sprawniej zająć się obsługą nietypowych, rzadziej spotykanych zgłoszeń.

Łatwa obsługa eBOK

Klienci doceniają szybkość i prostotę działania systemów. Dlatego niezmiernie ważne jest, by proces zakładania konta był zrozumiały w formie i trwał jak najkrócej, a nawigacja w serwisie była funkcjonalna i intuicyjna. Dzięki wydzielonym sekcjom, np. FAQ lub Pliki do pobrania, użytkownik wie gdzie znajdzie dany dokument, a gdzie zmieni np. główną formę płatności czy zaktualizuje dane w swojej umowie. Po wdrożeniu systemu eBOK w sposób znaczący spada obciążenie callcenter dzięki czemu oszczędność na tych usługach niejednokrotnie sięga nawet 50%.

Dostęp do e-dokumentów

Dzięki wykorzystaniu EOD (Elektronicznego Obiegu Dokumentów) klient zyskuje nieograniczony dostęp do umów oraz faktur. Z poziomu przeglądarki internetowej, ale też aplikacji może nimi zarządzać w dowolny sposób, np. wyszukiwać, przeglądać czy pobierać.

Cyfrowa wysyłka dokumentów

System umożliwia podpisywanie nowej, bądź zmianę parametrów aktualnej umowy bez fizycznego kontaktu klienta z dostawcą.

Obsługa reklamacji

W ramach wdrożenia istnieje możliwość implementacji modułu obsługi procesów reklamacyjnych. To rozwiązanie umożliwia ich rozpatrywanie, wydawania decyzji oraz bezpośrednią wysyłkę ponownie do eBOK. Wprowadzanie takich udogodnień w eBOK jest bardzo korzystne dla klienta, gdyż nie musi on kontaktować się z przedstawicielami firmy, co znacznie przyspiesza realizację zgłoszeń.

Płatności za faktury

Platforma poza standardowymi metodami jak szybkie przelewy, karty płatnicze, obsługuje także inne systemy płatości, takie jak BLIK czy e-portfele (Gpay, PayPal, Dotpay). Klient ma możliwość opłacenia jednej lub kilku faktur bezpośrednio z poziomu strony aplikacji. Może również monitorować aktualny status płatności.

Dostawca usług otrzymuje wpłatę w maksymalnie krótkim czasie i może zaksięgować ją niemal automatycznie.

Mobilny eBOK

System eBOK na platformie LOGITO dostępny jest również w wersji mobilnej. Wygodne i czytelne aplikacje Android i iOS zapewniają maksymalny komfort użytkowania z dowolnego miejsca.

Personalizacja eBOK

Użytkownicy posiadają możliwość dostosowania systemu do swoich potrzeb, np. mogą dostosować pulpit aplikacji w taki sposób, by bezpośrednio z poziomu strony głównej zobaczyć np. informacje o saldzie konta, zużycia pakietów, mediów czy statusie płatności. Ponadto mogą skorzystać z powiadomień push lub email np. o zbliżającym się terminie płatności.

Warto również wspomnieć o sekcji „Okazje”, dzięki której klient będzie na bieżąco z aktualnymi ofertami i akcjami promocyjnymi, jak również będzie mógł wziąć udział w programach lojalnościowych.

Dodatkowe funkcje

Wartym uwagi narzędziem jest chatbot - zawsze widoczny dla użytkownika w formie komunikatora. Dzięki temu narzędziu klienci mogą otrzymać w szybki sposób odpowiedź na standardowe zapytania, np. zmianę hasła lub odnalezienię określonej informacji w regulaminie. W przypadku, gdy zapytanie klienta zostanie ocenione przez chatbota jako zbyt skomplikowane, rozmowa jest przekierowywana do konsultanta. Dzięki integracji eBOK z systemem Helpdesk, klienci mają dostęp do alternatywnego kanału komunikacji z firmą.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Ze względu na bardzo dużą ilość wrażliwych danych o osobach, podmiotach gospodarczych oraz informacji finansowych, zastosowaliśmy najnowsze i sprawdzone mechanizmy zabezpieczające bazy danych.

Dostęp do platformy mają jedynie użytkownicy, którzy są w stanie potwierdzić swoją tożsamość. Każda osoba posiada przypisany do siebie numer klienta, a logując się z poziomu własnego telefonu, może potwierdzić tożsamość, np. poprzez wpisanie hasła lub ustawienie dwu-stopniowego logowania.

Z kolei pracownicy zarządzający eBOK posiadają uprawnienia zgodne z wielopoziomowym systemem dostępu. Dzięki temu mają wgląd jedynie do tych informacji, które są niezbędne do realizacji aktualnie wykonywanych zadań. Zarządzanie danymi w platformie jest zgodne z ustawą RODO. Ze względu na dokonywanie w systemie operacji wrażliwych, zastosowaliśmy mechanizmy, które zapewniają jak najwyższy poziom bezpieczeństwa i ochrony przez atakami.

Korzyści z wdrożenia

Implementacja eBOK niesie ze sobą mnóstwo korzyści dla klientów, ale również dla firm świadczących usługi. Kluczowymi profitami są tutaj cyfryzacja oraz automatyzacja wielu standardowych procesów.

Zalety eBOK Logito:

  • nieograniczony dostęp do umów, faktur oraz innych dokumentów dla klientów
  • optymalizacja obiegu dokumentów pomiędzy kontrahentami, a dostawcami usług
  • ograniczenie liczby standardowych zapytań od klientów, skrócenie oczekiwania na odpowiedź (klienci niektóre czynności mogą wykonać samodzielnie) i odciążenie pracowników Biura Obsługi Klienta
  • oszczędności związane z wydrukiem, wysyłką i magazynowaniem papierowych dokumentów (w tym serwisowaniu sprzętu biurowego)
  • pozytywny wpływ na środowisko naturalne, ze względu na ograniczenie przepływ dokumentów w tradycyjnej formie
  • poprawa wizerunku firmy względem klientów (inicjatywy CSR, innowacyjność firmy)

Bądź EKO

Wdrożenie systemu eBOK ułatwia przekonanie klientów do rezygnacji z papierowej formy faktury na rzecz jej cyfrowego odpowiednika. Klient mając dostęp do wystawionych faktur znacznie chętniej rezygnuje z tradycyjnego dokumentu, co pozwala na osiągnięcie oszczędności dla dostawcy. Znacznie ograniczona zostaje także dokumentacja związana ze standardowym trybem rozwiązywania zgłoszeń Klientów.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas