System Elektronicznego Obiegu Dokumentów

"Dla pracowników nie mają znaczenia kartki papieru, ale informacje, które są na nich zawarte."

Dobrze zorganizowany workflow zapewnia zmniejszenie ilości dokumentów jakie krążą po firmie. Skraca czas ich przetworzenia i ułatwia dostęp do informacji archiwalnych. Podnosi także poziom bezpieczeństwa informacji.

Marcin Kandefer
Marcin Kandefer
Kierownik Projektów
Darmowa konsultacja

Do wielu organizacji spływa nawet kilkaset dokumentów dziennie. Szybkie zarządzanie ich obiegiem, łatwy dostęp do pism, czy monitoring terminów załatwienia spraw, to jedne z priorytetowych zadań stawianych przed systemem elektronicznego obiegu dokumentów.

Głównym problemem w tradycyjnym modelu obiegu dokumentów jest brak pełnej kontroli nad nimi i opóźnienia czasowe w trakcie ich dystrybucji i przekazywania. Dotarcie do poszukiwanego dokumentu lub informacji (jeśli nie znajdują się w archiwum) wymaga wiedzy o tym, kto aktualnie z niego korzysta.

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Informacji LOGITO zapewnia standaryzację, usystematyzowanie i koordynację przepływu korespondencji w przedsiębiorstwie. Pozwoli także łatwiej zarządzać dystrybucją dokumentów oraz informacji z uwzględnieniem czynnika czasu.

Szybki obieg pism (szczególnie w organizacjach wielooddziałowych), łatwy dostęp do nich, czy monitoring ich aktualnego statusu, to jedne z priorytetów funkcjonowania tego typu systemów. Szczególnie istotny w dzisiejszych czasach jest także wysoki poziom bezpieczeństwa informacji oraz możliwość pracy zdalnej na znajdujących się w systemie dokumentach.

Wdrożyliśmy platformy Obiegu Dokumentów m.in. dla:

Platforma EOD / DMS

LOGITO jest naszą autorską platformą, którą wspiera projektowanie oraz wdrażanie rozwiązań IT wspierających biznes. Najczęściej stosowana jest jako elektroniczny obieg dokumentów, obieg faktur, platforma poprawiająca komunikację i przepływ informacji (np. intranet, portal korporacyjny).

W skład systemu wchodzą narzędzia pozwalające na modelowanie procesów biznesowych (workflow) i odwzorowanie tych, które występują w danej organizacji. Nie mniej istotne są zaawansowane systemy wyszukiwawcze, systemy do monitoringu zdarzeń oraz rozbudowane systemy raportowania. Platforma wspiera obsługę podpisu elektronicznego (zarówno kwalifikowanego jak i niekwalifikowanego) oraz integrację z innymi, wykorzystywanymi w danej organizacji systemami IT.

Wybrane, podstawowe funkcje platformy:

  • moduł skanujący umożliwia zapisywanie dokumentów w systemie, dzięki wykorzystaniu oprogramowania OCR (ang. Optical Character Recognition)
  • wyszukiwanie pełnotekstowe pozwala na szybkie i sprawne przeszukanie zawartości dokumentów (.doc, .pdf, .ppt, .xls)
  • system powiadomień automatycznie przesyła informacje (jako e-mail oraz poprzez LOGITO Comunicator) o przydzielonych zadaniach oraz dokumentach
  • raporty dotyczące m.in. zadań wykonywanych przez pracowników (dane zarówno aktualne jak i archiwalne)

Mobilność i praca zdalna

Czasem sytuacja wymaga, by rejestracja dokumentów lub faktur odbywała się poza siedzibą firmy. By to umożliwić, rozbudowaliśmy platformę LOGITO o rozwiązanie, które pozwala na komfortową digitalizację dokumentów.

Dzięki możliwościom technicznym urządzeń mobilnych (tablet, smatphone) zalogowanych do systemu, można skanować, modyfikować i kopiować dokumenty. Następnie wystarczy jedynie zatwierdzić wysyłkę dokumentu do systemu wewnętrznego. Ten sposób sprawdza się np. w trakcie podróży służbowych, gdy dostęp do standardowego skanera jest ograniczony, ale również w środowisku biurowym, kiedy dany dokument potrzebny jest natychmiast.

Z drugiej strony, platforma LOGITO, w zależności od konfiguracji, umożliwia zalogowanie się zdalne, z poza sieci firmowej. Dzięki temu możliwa jest zdalna praca w systemie, uwzględniająca posiadane przez danego użytkownika uprawnienia. Dla podniesienia poziomu bezpieczeństwa możliwe jest wymuszenie stosowania rozwiązań typu VPN lub umożliwienie logowania jedynie z konkretnego, dodanego w systemie urządzenia.

Dostosowanie systemu do poprawnego wyświetlania w urządzeniach mobilnych sprawia, że system jest jeszcze bardziej dostępny dla użytkowników niezależnie od aktualnej lokalizacji w trakcie pracy na dokumentach.

Wtyczki i moduły funkcjonalne

W trakcie wielu lat funkcjonowania na rynku nasza autorska platforma LOGITO zyskała ponad 150 modułów rozszerzających funkcje, które może realizować. W odpowiedzi na potrzeby zgłaszne przez Klientów projektujemy kolejne. Podzieliliśmy je na 5 kategorii, które odpowiadają obszarom funkcjonowania większości organizacji:

Sprawdź jak wygląda i funkcjonuje platforma LOGITO. Wypełnij formularz i zobacz DEMO.

Platforma dopasowana do potrzeb

Projektowanie tak kluczowej dla funkcjonowania organizacji platformy jak System Obiegu Dokumentów wymaga odpowiedniego przygotowania.

W trakcie konsultacji i warsztatów przedwdrożeniowych badamy przede wszystkim potrzeby i oczekiwania zarówno zarządu, jak i pracowników każdego szczebla. Osób, które docelowo będą użytkować system w codziennej pracy. Na tym etapie występuje także analiza procesów biznesowych, technologii możliwych do wykorzystania, systemów, z którymi konieczna będzie integracja czy modelu realizacji projektu.

Niezmiernie istotne jest także określenie celów, jakie przyświecają wdrożeniu oraz korzyści jakie Klient chce osiągnąć. Tylko w ten sposób możliwe będzie późniejsze zweryfikowanie czy wdrożenie systemu zakończyło się sukcesem i przyniosło oczekiwane efekty.

Wdrożenie systemu w oparciu o infrastrukturę serwerową Klienta (lub udostępnianą przez nas np. w oparciu o rozwiązania typu Cloud) łączymy z nieograniczoną możliwością rozbudowy i modyfikacji platformy. Wykorzystując wieloletnie doświadczenie działamy proaktywnie przewidując wyzwania i dobierając dla nich skuteczne rozwiązania.

W zdefiniowaniu oczekiwań wobec platformy może pomóc analiza podzielonych na kategorie - obszary funkcjonalne - przykładowych rozwiązań realizowanych przez LOGITO. Klient może wybrać moduły, które na etapie wdrożenia zostaną w pełni dostosowane do jego potrzeb, lub zamówić realizację modułu dedykowanego.

Bezpieczeństwo

Wiemy, że większość danych wykorzystywanych w firmie ma charakter poufny. Dlatego maksymalny poziom bezpieczeństwa był jednym z głównych czynników, na które kładliśmy nacisk przy projektowaniu LOGITO. Dzięki temu wszelkie dane i dokumenty przechowywane w systemie są bardzo dobrze chronione.

Rozbudowany system uprawnień oraz ról, które można przydzielać pracownikom firmy pozwala na pełną konfigurację i dostosowanie do potrzeb konkretnej organizacji. Dostęp do treści może być przydzielany na poziomie grup użytkowników, stanowisk lub poszczególnych pracowników. System umożliwia wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, oraz regularne zmiany haseł w ustalonych odstępach czasu.

Przydzielony dostęp może mieć także różny poziom uprawnień, ograniczając je tylko "do wglądu" lub uprawniający na modyfikację. W ten sposób, ważne dokumenty mogą być również chronione przed przypadkową modyfikacją lub usunięciem.

Szyfrowanie danych zapewnia ochronę aplikacji oraz poufność informacji i danych przechowywanych na serwerach.

Możliwa jest również taka konfiguracja platformy, która ogranicza dostęp jedynie do sieci wewnętrznej organizacji. Wykorzystując przy tym usługę Active Directory zapewnony jest komfort automatycznego logowania do aplikacji.

Korzyści z wdrożenia

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na uporządkowanie spraw związanych z digitalizacją, obiegiem, archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Proces jest w pełni zautomatyzowany, w przy tym w pełni kontrolowany przez Klienta.

System daje także wiele zalet, które wychodzą daleko poza ramy korzyści finansowych. Oszczędzamy czas dotychczas poświęcany na przetwarzanie, dystrybucję oraz zarządzanie dokumentacją papierową. Zyskujemy także szybki i prosty dostęp do dokumentów z każdego miejsca i o dowolnej porze (również na urządzeniach mobilnych).

Mniejsze zużycie papieru oraz tonerów przekłada się z kolei na wspieranie środowiska naturalnego. Przekłada się to na pozytywny wizerunek firmy wobec kontrahentów, ale i samych pracowników.

Sprawdź rozwiązania dedykowane dla działów firmy:

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas