Wystaw i dostarcz PIT-11 elektronicznie

franczyzawpolsce.pl, Autor: Joanna Jasic

W 2019 roku nastąpiły zmiany w przepisach. Jedną z nich jest możliwość złożenia przez płatnika deklaracji podatkowej wyłącznie w formie elektronicznej. Postępująca cyfryzacja dotyczy obecnie niemal każdego aspektu życia. Niestety nadal część pracodawców nie ma wiedzy na temat narzędzi, które mogą ułatwić im pracę. Dobrym przykładem jest system do elektronicznego generowania i dystrybucji rozliczeń e-PIT.

Pracodawca ma ustawowy obowiązek wystawić dokument PIT pracownikowi. Bez znaczenia jak długo pracował w danym roku, jak długo przebywał na L4 czy to, kiedy od momentu zatrudnienia został zwolniony. Każdy zatrudniony, który w danym roku otrzymał wynagrodzenie musi otrzymać PIT-11 za ten rok. Taka dokumentacja informuje o:

Dochodzie,
kosztach uzyskania przychodu,
pobranych składkach,
pobranych zaliczkach na podatek.

Pracodawca ma czas do końca stycznia na złożenie elektronicznej wersji dokumentu do Urzędu Skarbowego. Z kolei do końca lutego musi przekazać go pracownikowi.

Jeśli w firmie zatrudniona jest większa liczba pracowników, wówczas obowiązek ten wiąże się z dużym nakładem pracy. W krótkim przedziale czasu dział Kadr poza comiesięcznymi obowiązkami musi również zadbać o wszelkie formalności związane z rozliczeniami. Weryfikacja danych wszystkich pracowników, wyliczenia, przygotowanie dokumentacji, przekazanie jej lub nadanie, zbieranie podpisów potwierdzających odbiór dokumentów oraz przygotowanie zestawień, w celu organizacyjnym. Dodatkowo mogą pojawić się zadania związane z kontaktem z byłymi pracownikami, którzy także muszą otrzymać PITy.

Obowiązki te nie są szczególnie uciążliwe, jeśli mowa o firmach zatrudniających kilka osób. Inaczej sytuacja przedstawia się, kiedy istnieje konieczność zrealizowania obowiązku dostarczenia dokumentacji względem kilkudziesięciu, kilkuset, czy więcej pracowników. Oprócz tego znacznym utrudnieniem może być rozmieszczenie ich w różnych lokalizacjach (w przypadku firm wielooddziałowych lub współpracowników zdalnych / terenowych).

Wygodny i intuicyjny system

Niedogodności związane z wystawianiem i obsługą PIT-ów, mogą zostać zniwelowane poprzez dedykowany system IT. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO w bardzo dużym stopniu wspiera pracę działu Kadr. Poprzez łatwą obsługę systemu e-Teczek, pracownicy dysponują dostępem z dowolnego miejsca, do wszystkich najważniejszych informacji na swój temat m.in.:

Czas zatrudnienia,
rodzaj umowy,
przepracowany okres,
odbyte i zaplanowane szkolenia itp.

Takie rozwiązanie daje także możliwości w obszarze automatycznego generowania zestawień na potrzeby działu Kadr. Kolejnym udogodnieniem jest opcja wystawienia i dostarczenia deklaracji PIT, całkowicie zdalnie. Pracownicy działu Kadr nie muszą już drukować tego rodzaju dokumentów. Ponadto zdjęty zostaje z nich obowiązek wysyłania dokumentacji drogą pocztową, jak i dopilnowanie, by pracownicy "lokalni" odebrali je w terminie. System został tak przygotowany, by cała procedura była szybka i prosta.

„Obowiązek wystawienia deklaracji PIT-11 do pracowników, którzy nie są już zatrudnieni, był największym wyzwaniem, z jakim mierzą się pracownicy Kadr. Nierzadko spotykamy się ze zmianą miejsca zamieszkania, czy nieodebraniem nadanej pocztą dokumentacji. Wiąże się to z koniecznością wykonania kolejnej pracy oraz przedłuża realizację zadania, które musi zostać wykonane w określonych ramach czasowych. System e-PIT jest ułatwieniem na tak wielu płaszczyznach, że korzyści jakie się z nim wiążą są najlepiej dostrzegalne dopiero wtedy, kiedy zostaje on wdrożony w struktury firmy.” – mówi Joanna Nowicka - Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o.o.

Zapewnienie najwyższych standardów bezpieczeństwa

Przygotowanie dokumentu PIT-11 jest ściśle związane z przetwarzaniem danych wrażliwych. Dlatego tak ważne jest zachowanie najwyższych standardów z zakresu bezpieczeństwa. System generuje hasło, które jest unikatowe i spełnia wysokie standardy w zakresie jego stopnia skomplikowania. Następnie jest ono drogą elektroniczną lub poprzez sms wysyłane do pracownika. Tak przyjęta procedura gwarantuje bezpieczne logowanie oraz eliminuje ryzyko dostępu do danych osobom do tego niepowołanym.

System umożliwiający wirtualne wystawienie dokumentu PIT, korzysta z wielokanałowego uwierzytelniania. Dzięki temu pracownicy w dowolnej chwili oraz niezależnie od tego gdzie się akurat znajdują, mogą bezproblemowo otrzymać swoją deklarację. Pracownik w celu nabycia dostępu do niej musi podać podczas logowania szereg informacji, które dotyczą jego osoby i którymi dysponuje wyłącznie on. Oprócz tego możliwość pobrania przez niego deklaracji ma swój limit czasowy. Jeśli w określonym przedziale czasowym dokumentacja nie zostanie pobrana, wówczas hasło wygasa. W takiej sytuacji konieczne jest ponowne przejście procedury weryfikacji. Może ona zostać przeprowadzona także wobec byłych pracowników firmy.

Bezpieczeństwo danych jest zagwarantowane również ze strony pracodawcy. Dostępem do tej części systemu, który odpowiada za obsługę PIT, dysponują tylko wybrani pracownicy, którzy posiadają wymagane uprawnienia. Takie rozwiązanie niweluje ryzyko wypłynięcia danych osobowych czy pomyłki.

Deklaracja e-PIT w świetle prawa

Możliwości, jakie oferuje System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO mogą rodzić pytanie, czy elektroniczne wystawianie dokumentu PIT pracownikowi jest w pełni akceptowane przez prawo? Przepisy nie mówią nic o ograniczeniach, względem sposobu wysyłania PIT-11. Nie jest również wskazana właściwa metoda czy miejsce przekazania zeznań. Obowiązkiem jest jednak przesłanie dokumentacji w formie nieedytowalnej, w z góry określonym terminie. Musi ona również być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz zachowany musi zostać wzór deklaracji.

Zbieranie pisemnej zgody na przekazanie pracownikowi deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną nie jest konieczne, jeśli istnieje możliwość potwierdzenia jej odbioru. System e-PIT, zapewnia takie możliwości. Pracownicy działu Kadr dysponują podglądem kto i w jakim czasie pobrał deklarację podatkową. Zawarte są ponadto szczegółowe dane, jak np. dokładna data odbioru czy numer IP, z którego pobrany został plik. Stanowi to jednocześnie potwierdzenie, że podatnik zapoznał się z treścią oraz otrzymał stosowne dokumenty. Jeśli deklaracja dostarczana jest drogą mailową, pracownik musi zgodzić się na udostępnienie jej w takiej formie.

System zapewnia również spełnienie obowiązku przechowywania deklaracji PIT-11. Przechowywanie w formie elektronicznej deklaracji podatkowych, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zgodne z formą prawną.

Oszczędności i korzyści dla firmy dzięki systemowi e-PIT

Doręczenie PITu elektronicznie likwiduje obowiązek wystawienia go również w formie tradycyjnej – papierowej. Możliwe jest wówczas ograniczenie ilość drukowanej dokumentacji w przedsiębiorstwie – zarówno w zakresie samych deklaracji, czy w stosunku do nadawania listów poleconych.

Podczas podejmowania decyzji o wdrożeniu systemu w struktury firmy należy brać pod uwagę również oszczędność czasu dla działu Kadr. Dzięki temu pracownicy mogą zająć się sprawami, które mają większe przełożenie i wartość biznesową dla przedsiębiorstwa.

Dysponowanie takim systemem przekłada się także na budowanie pozytywnego wizerunku w oczach pracowników. Tak nowoczesne narzędzie ułatwia sprawne i bezproblemowe rozwiązanie kwestii, która dla wielu pracowników może być kłopotliwa. Taki system może być realną korzyścią dla podwładnych.

„Postępujący proces cyfryzacji z każdym rokiem jest silniejszy. E-PITy, czy cały pakiet e-Teczki są tylko jednym z wielu dostępnych z szerokiej palety mini-systemów IT. Stanowią one niezwykle ważny element, który realnie wpływa na usprawnienie funkcjonowania firmy. Za kilka lat tego typu rozwiązania staną się standardem, a sprawne realizowanie codziennych zadań będzie bez nich niemal niemożliwe.” – podsumowuje Grzegorz Kucharski, Kierownik Działu Wdrożeń Technologii Internetowych, w Ideo.