Obieg dokumentów dla administracji

"Praca urzędów i instytucji opiera się w znacznej mierze na sprawnej obsłudze dokumentów i informacji."

Wnioski, podania, umowy, korespondencja, pisma - każde z nich jest ważne. Jednak tradycyjne zarządzanie nimi jest niezwykle angażujące i czasochłonne. W dzisiejszych czasach obserwujemy stopniową informatyzację i cyfryzację pracy – nie tylko wśród firm ale także urzędów, administracji i instytucji publicznych. Wykorzystywanie możliwości jakich dostarcza nam współczesna technologia powinno stać się priorytetem.

Marcin Kandefer

Kierownik Projektów

Porozmawiajmy

Urzędy i Jednostki Samorządu Terytorialnego to organizacje o wyraźnie wyodrębnionych działach i wielopoziomowych, złożonych strukturach. Zależności te utrudniają uporządkowanie i sprawne zarządzanie przepływem informacji i dokumentów.

System LOGITO dla JST pozwala w prosty sposób odzwierciedlić strukturę urzędu i zarządzać procesami i obiegiem informacji w nim występujących.

Moduł użytkowników pozwala swobodnie przydzielać pracownikom uprawnienia zgodne z ich kompetencjami i zakresem obowiązków. W prosty i czytelny sposób tworzone są ścieżki obiegu dla różnych rodzajów pism, ich adresatów i czynności jakie mogą podejmować (akceptować, odrzucać, edytować, komentować. przekazywać do zaopiniowania itd.). W prosty sposób można także generować wszelkie zestawienia i raporty potrzebne w codziennej pracy urzędu.

Większa wydajność

Zaprojektowany przez nas system elektronicznego obiegu dokumentów LOGITO pozwala uporządkować i sprawnie zarządzać przepływem informacji i dokumentów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego. Jego wdrożenie realnie przyczynia się do optymalizacji czasu i zwiększenia wydajność pracy w wielu organizacjach i urzędach.

LOGITO to także możliwość wygodnego archiwizowania i wyszukiwania informacji. Dzięki wykorzystaniu oprogramowania wspomagającego skanowanie - OCR (ang. Optical Character Recognition), wprowadzanie do systemu i zapisywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest proste i zajmuje jeszcze mniej czasu. Z kolei zaawansowana wyszukiwarka pozwala na precyzyjne odnajdywanie treści – zarówno bieżących jak i archiwalnych. LOGITO zawiera także mechanizmy powiadomień, automatycznie przesyłające do wybranych użytkowników informacje o nowo przydzielonych im zadaniach i dokumentach.

Czynnikami podnoszącymi efektywność pracy z systemem są także specyficzne dla administracji publicznej funkcjonalności. Wśród nich warto wymienić integrację z ePUAP, obsługę podpisu elektronicznego, zgodność z EZD, czy zarządzanie archiwum dokumentów.

Korzyści z wdrożenia

automatyzacja powtarzalnych, rutynowych zadań
sprawna archiwizacja dokumentów i łatwe ich wyszukiwanie
obniżenie kosztów i oszczędność czasu
wysokie bezpieczeństwo i ochrona danych
ujednolicenie procesu obiegu dokumentów
przyspieszenie przepływu informacji

Bogata baza modułów

Nasza autorska platforma LOGITO posiada bogatą bazę modułów dedykowanych Jednostkom Samorządu Terytorialnego. System jest tak zaprojektowany, że umożliwia nam sprawne tworzenie kolejnych modułów dedykowanych potrzebom danej jednostki administracyjnej. Pozwala to na pełne dostosowanie wdrażanej platformy do indywidualnych potrzeb Urzędu. Wśród najczęściej wybieranych modułów / funkcji warto wymienić: