Platformy ekstranetowe i współpraca z partnerami

Ekstranet wyposażony jest w zestaw praktycznych narzędzi, które wspierają procesy informacyjne, organizacyjne, komunikacyjne, a przede wszystkim biznesowe. Platforma z łatwością integruje się z istniejącymi już w firmie systemami.

System ekstranetowy oferuje wiele praktycznych funkcji, które ułatwiają współpracę firm z kontrahentami, partnerami biznesowymi (B2B), a nawet obsługę klientów indywidualnych (B2C). Za pomocą systemu otrzymują dostęp do dokumentów, informacji i różnych kluczowych procesów biznesowych, co znacząco usprawnia współpracę oraz wpływa na wzrost efektywności pracy.

Nasze platformy wspierają codzienną pracę m.in.:

Ekstranety wdrażamy w oparciu o autorski framework, jednak do każdego Klienta podchodzimy indywidualnie. Każdy wdrożony system jest w pełni dostosowany do potrzeb i wymagań organizacji, w której ma optymalizować pracę.

Aplikacja extranetowa stanowi wspólną płaszczyznę dla pracowników firmy oraz jej partnerów biznesowych. Najczęściej znajdziemy w niej różnego rodzaju dokumenty, raporty, materiały np. marketingowe oraz możemy dzielić się informacjami, danymi i efektami pracy.

Z drugiej strony może być cyfrowym miejscem spotkań z klientami, które służy do ich kompleksowej obsługi, jak również realizuje cele komunikacyjne i informacyjne.

Specyfiką systemów ekstranetowych jest ich szerokie zastosowanie i realizowanie celów dostosowanych do specyfiki organizacji. Są to de facto platformy dedykowane, które każdorazowo są dostosowywane do potrzeb i oczekiwań danego wdrożenia.

Dla naszych Klientów przygotowaliśmy szeroki wachlarz modułów funkcjonalnych, które (jako ich autorzy) możemy w pełni dopasować do charakteru działalności Twojego biznesu. Tworzymy także dedykowane rozwiązania, w pełni wpisujące się w procesy biznesowe danej firmy.

Platforma extranetowa łączy w sobie wiele funkcjonalnych narzędzi przydatnych zarówno dla firmy, jak i współpracujących z nią podmiotów. Jest przede wszystkim wygodnym kanałem komunikacji dla obu stron i miejscem z szybkim dostępem do zawsze aktualnych informacji i dokumentów.

Ekstranet dla firmy

• oszczędność czasu dzięki automatyzacji większości zadań
• usprawnienie współpracy i mechanizmów biznesowych
• profesjonalny wizerunek firmy
• szybka i wygodna komunikacja
• większa efektywność pracy
• monitoring procesów biznesowych
• sprawny obieg informacji
• dostęp do raportów i podsumowań działań
• większa kontrola przepływu finansów
• budowa profesjonalnych relacji biznesowych

Platforma extranetowa ma w sobie ogromny potencjał, który wynika między innymi z indywidualnego projektowania i dobierania modułów oraz funkcji do własnych potrzeb. Możemy jednak wyróżnić kilka obszarów, w których ekstranet znajdzie szczególne zastosowanie, a są to m.in.:

• e-commerce – zarówno w B2B do współpracy z partnerami, jak i w B2C do obsługi klientów. Integracja ekstranetu z CRM, tworzenie bazy klientów lub kontrahentów, monitoring i historia zamówień, statystyki i raporty oraz wiele więcej.
   
• edukacja – np. dostęp do materiałów, uprawnienia i role, harmonogram zajęć, aktualności, komunikator wewnętrzny, postępy w nauce.
   
• branża szkoleniowa – zapisy na szkolenia, indywidualne profile, dostęp do materiałów i aktualności, harmonogram zajęć i płatności, raporty.
   
• działalność usługowa i doradcza – obsługa procesów, wymiana informacji, plików i dokumentów, harmonogramy, itp.
   
• firmy wielooddziałowe – wspólna przestrzeń dla pracowników znajdujących się poza główną siecią firmową. Dostęp do dokumentacji, aktualności, realizacja spraw pracowniczych (np. urlopy, delegacje), baza pracowników, kalendarz, wiedza firmowa i wiele więcej.

W zdefiniowaniu oczekiwanych funkcji i możliwości extranetu może pomóc analiza przykładowych modułów funkcjonalnych ekstranetu. Klient może wybrać funkcje z już istniejących lub zamówić realizację modułu dedykowanego.

Ekstranet ma szerokie zastosowanie oraz oferuje wiele możliwości, które sprawdzą się tak naprawdę w każdej branży, której specyfika wymaga podjęcia zewnętrznej współpracy. W takim przypadku zapewniają między innymi sprawny obieg informacji i szybką komunikację.

Prawidłowe wdrożenie platformy extranetowej to znaczący krok w rozwoju firmy. Profesjonalne narzędzia, którymi się posługuje i które udostępnia swoim partnerom, przyspieszają i ułatwiają współpracę oraz kreują pozytywny wizerunek firmy i wzmacniają jej pozycję na rynku.

Projektowanie systemu ekstranetowego nie jest łatwym procesem, dlatego firmy, które decydują się na wdrożenie ekstranetu powinny dokładnie przeanalizować i zaplanować cały ten proces. Dzięki temu można uniknąć niepotrzebnych błędów i znacznie szybciej osiągnąć założone cele.

Dlaczego warto dobrze poznać swój system jeszcze przed jego wdrożeniem? Zapraszamy do lektury artykułu: Analiza przedwdrożeniowa, a powodzenie projektu

• Analiza potrzeb to kluczowy etap w przypadku tego typu projektów. Dogłębne rozpoznanie rzeczywistych potrzeb i oczekiwań Klienta, a także poznanie procesów występujących w przedsiębiorstwie decydują o jakości i sukcesie całego projektu.
   
• Projekt funkcjonalny systemu powstaje na bazie naszego doświadczenia, zebranych podczas analizy informacji oraz bieżących ustaleń z Klientem. Dokument taki pozwala na płynne przejście do fazy realizacji.
   
• Wdrożenie, testy, uruchomienie. Finalny projekt realizowany jest na bazie dokumentacji. Powstaje w środowisku umożliwiającym śledzenie prac przez Klienta. Po zakończeniu części wdrożeniowej następują testy systemu. Kolejnym krokiem jest uruchomienie i udostępnienie użytkownikom końcowym.

Wdrażamy również skuteczne intranety

Platformy intranetowe i ekstranetowe opierają się na podobnym mechanizmie i realizują pokrewne cele. Z intranetu jednak zwyczajowo korzystają tylko pracownicy, gdyż funkcjonuje on jako sieć prywatna w obrębie danej firmy.

Napisaliśmy książkę Intranet: Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji. Jest to bogata baza wiedzy w obszarze projektowania i wykorzystania intranetów, która może stanowić inspirację również w trakcie prac nad firmowym ekstranetem.

Nasi eksperci i praktycy zgromadzili w niej merytoryczną wiedzę popartą badaniami i przykładami wdrożeń. Książka powstała we współpracy Ideo i Akademii Leona Koźmińskiego. Autorami są: Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej, Ideo oraz Grzegorz Mazurek, profesor Akademii Leona Koźmińskiego.

Obserwując zainteresowanie jakim cieszyła się książka, przygotowaliśmy poradnik, który dostępny jest bezpłatnie na stronie: wiedza.ideo.pl/intranet-komunikacja-wewnetrza. Polecają go Ośrodek dialogu i analiz ThinkTank oraz Maja Biernacka, autorka bloga "Komunikacja wewnętrzna od kuchni".