Elektroniczny obieg faktur

"Sprawniej zarządzaj fakturami, ich obiegiem i akceptacją. Usprawnij zarządzanie finansami."

Sprawne zarządzanie fakturami kosztowymi ma znaczenie nie tylko w kontekście prawidłowego przebiegu współpracy z kontrahentami, ale także w stosunku do efektywnego zarządzanie finansami firmy. Rozwiązania proponowane przez Ideo pozwalają na ewidencję oraz obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji.

Marcin Kandefer
Marcin Kandefer
Kierownik Projektów
Darmowa konsultacja

Faktury są najpopularniejszymi dokumentami rozliczeniowymi, jakie są związane z działalnością każdej firmy. W szerszym ujęciu to właśnie od nich zależy płynność finansowa przedsiębiorstwa.

Zarządzanie dokumentami kosztowymi w formie cyfrowej jak i tradycyjnej przebiega według identycznego schematu. Każdy wpływający do firmy dokument jest wprowadzany do systemu z uwzględnieniem wielu parametrów, które później służą m.in. do wyszukiwania faktur. Następnie są przekazywane zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami ich obiegu. Na proces ten składa się kilka etapów, takich jak rejestracja dokumentu, przekazywanie do opisu, akceptacja i opiniowanie, dekretowanie, przekazanie do systemu księgowego, dokonanie płatności. Różnice tych dwóch form widoczne są na poziomie sposobu oraz szybkości ich realizacji.

Ponadto, faktury elektroniczne dają ogromne możliwości zarządzania dokumentami finansowymi, zdecydowanie skracają czas ich procedowania, pełnią funkcję kontrolingową, optymalizują terminy realizacji płatności, ale również skutecznego realizowanie polityki windykacyjnej firmy.

Wdrożyliśmy platformy Obiegu Dokumentów m.in. dla:

Obieg faktur w LOGITO

Idealnym rozwiązaniem, które wesprze standaryzacje i zarządzanie procesami finansowymi w firmie jest nasza autorska platformy LOGITO. Bardzo wiele obszarów, działalności firmy w mniejszym bądź większym stopniu wiąże się ze sprawnym zarządzaniem i kontrolowaniem ponoszonych kosztów organizacji. Natomiast pełna kontrola kosztów może zostać zapewniona poprzez połączenie zamówień z przedstawionym poniżej obiegiem faktur.

Na prawidłowe wdrożenie i uruchomienie systemu do obiegu faktur w firmie składa się wiele elementów. Pierwszym z nich jest identyfikacja źródeł wpływu faktur do firmy, a następnie prawidłowa rejestracja dokumentów w systemie. W kolejnych krokach bardzo ważne będzie właściwe określenie kodów kosztów, którymi dokument będzie opisywany oraz ścieżek akceptacji kosztów, które będą obowiązywały w systemie. Ostatnim elementem będzie dekretacja faktury oraz automatyczne jej przekazanie do systemu finansowo – księgowego.

Jak to działa w praktyce

Jednym z flagowych komponentów systemu, jakiemu poświęciliśmy dużo uwagi, jest dziedzina finansów oraz księgowości. W platformie umieściliśmy różnorodne narzędzia, które ułatwią obieg faktur. W skład proponowanego obiegu faktur wchodzą m.in. tak podstawowe elementy jak:

  • E-faktury
  • Technologia OCR
  • Wysyłka e-faktur
  • Generowanie raportów

Wśród bardziej zaawansowanych komponentów jakie oferuje elektroniczny obieg, znajdziecie Państwo również:

  • Rozliczanie delegacji oraz innych spraw wewnętrznych organizacji
  • Kontrola realizacji projektów
  • Monitoring budżetu i wydatków
  • Umowy
  • Integracje z systemami zewnętrznymi typu ERP oraz CRM.

Wszystkie z wymienionych elementów, mogą zostać zmodyfikowane i podpięte pod obieg dokumentów. Również, jeśli posiadają Państwo własny system istnieje możliwość integracji z LOGITO.

Dostosowanie platformy do potrzeb

Często firmy posiadają już własną infrastrukturę informatyczną, która w pewien sposób ogranicza im możliwość zmiany dotychczasowo używanego sposobu zarządzania procesami. Nasza platforma LOGITO charakteryzuje się w tym zakresie dużą elastycznością.

Specjalizujemy się w projektowaniu optymalnego obiegu faktur z uwzględnieniem indywidualnych procesów w firmie. Od podstawowych rozwiązań takich jak modyfikacja szablonów formularzy, interfejsu czy panelu użytkownika, po skomplikowane integracje z systemami zewnętrznymi.

Oto lista zaledwie kilku przykładowych elementów jakie zrealizujemy w ramach dopasowania systemu do indywiadualnych potrzeb organizacji:

Zaprojektowanie dedykowanej ścieżki akceptacji faktury

Mając świadomość potrzeb klientów, LOGITO umożliwia zaplanowanie obiegu faktur według istniejących procedur. Jest to bardzo przydatne w szczególności w większych organizacjach, które posiadają bardzo rozbudowane mechanizmy autoryzacyjne. Zamiast jednej osoby, będzie musiała być zaangażowana cała grupa osób na różnych szczeblach w organizacji.

Ponadto, istnieje wiele wariacji oraz parametrów jakie może uwzględnić system np. limit, dzięki któremu faktura nie będzie wymagać autoryzacji do określonej kwoty. Przykładowo autoryzacje można skonfigurować wedle „zasady dwóch par oczu”, gdzie zamiast jednej osoby autoryzującej, wymagana będzie zgoda kolejnego pracownika. Czy też, by zaakceptować koszty potrzebna będzie zgoda samego pracownika, jego przełożonego, ale również kolejnego zwierzchnika.

Integracje z systemami weryfikacji rzetelności podmiotów gospodarnych

W ostatnich latach zarówno Polska, jak UE wprowadziły kilka mechanizmów ułatwiających sprawdzenie partnerów biznesowych. W ramach systemu LOGITO wprowadziliśmy integracje z kilkoma z nich.

  • Biała lista podatników VAT
    Pozwala szybko zweryfikować rzetelność partnerów biznesowych oraz sprawdzić czy dane znajdujące się na wystawionej fakturze są poprawne. Wszystkie informacje zawarte we wpisach znajdujących się na Białej liście, możemy uzyskać z poziomu LOGITO. Dzięki temu rola pracownika w procesie kontroli statusu kontrahentów, została znacznie uproszczona. Na przykład, by sprawdzić daną firmę pracownik, nie musi pamiętać numeru REGON firmy, gdyż filtry dostępne w wyszukiwarce odnajdą firmę po samej nazwie. W przypadku, gdy informacje w kartotece kontrahenta będą rozbieżne z tymi znajdującymi w Białej liście, system wyświetli odpowiedni komunikat.
     
  • Główny Urząd Statystyczny (GUS)
    Integracja ta daje możliwość uzyskania aktualnych informacji o kontrahencie na podstawie numeru NIP. W praktyce, wpisując NIP w firmowej Bazie kontrahentów, system sam uzupełnia dane w kartotece kontrahenta. Funkcja jest szczególnie przydatna w trakcie dodawania nowego partnera biznesowego. Dodatkowo, połączenie z systemem pozwala na pozyskanie informacji o sytuacji infrastruktury gospodarczej na terenie Polski oraz różnego rodzaju wskaźników makro oraz mikroekonomicznych.
     
  • System VIES
    Platforma informatyczna umożliwia sprawdzenie numeru VAT UE dla przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Unii Europejskiej. Dzięki uzyskaniu takiej informacji, organizacja ma aktualne informacje o aktywności podmiotu gospodarczego lub jej braku.

Integracja z innymi modułami systemu

Integracja faktur kosztowych z innymi modułami (Zamówienia, Umowy, Projekty, Budżet itp.) sprawia, że pracownicy mogą płynnie przechodzić z jednej sekcji do drugiej bez konieczności wyszukiwania powiązanych z fakturą dokumentów. Dodatkową opcją jest również konfiguracja dekretacji faktur kosztowych powiązanych z Zamówieniami. Mając na uwadze, że zamówienia przeszły już własny proces autoryzacyjny, nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowej dekretacji dla powiązanych z nimi faktur. W takim przypadku system umożliwia ustawienie automatycznej dekretacji.

Bezpieczeństwo

Kładziemy duży nacisk na wysoki standard bezpieczeństwa dla całego obiegu faktur i powiązanych elementów. Wykorzystujemy zaawansowany systemu ról oraz uprawnień, który jest w stanie odzwierciedlić strukturę organizacji.

Integracja aplikacji

LOGITO jest naszym autorskim systemem, dlatego połączenie z innymi systemami (ERP, finansowo-księgowymi czy CRM) jest dla nas znacznie łatwiejsze. Do tej pory platforma została połączona z m.in. z SAP, Comarch ERP XL i Optima, TETA ERP, Sage Symfonia ERP, SubiektGT, jak i innymi aplikacjami.

Etapy wdrożenia

Systemy Obiegu Dokumentów, a w szczególności Obieg Faktur projektujemy i planujemy na bazie indywidualnych potrzeb naszych klientów. Stawiamy na transparentność wszystkich działań zarówno na etapie planowania jak i samego wdrożenia. Współpraca z nami opiera się na określonym schemacie.

  1. Podczas spotkanie wstępnego, szczegółowo poznajemy specyfikę działalności oraz ustalamy procesy jakie mają być obsługiwane przez system i w jaki sposób.
  2. Definiujemy wyzwania przed jakimi firma stoi, po czym proponujemy najbardziej optymalne rozwiązania. Mogą to być już gotowe moduły lub takie, które będą wymagały nowego projektu. Biorąc pod uwagę, że panuje dość duża rozbieżność w procesach biznesowych w wielu branżach, każdorazowo ustalamy optymalne podejście do tematu. Niektóre z problemów, można rozwiązać za pomocą odpowiednich integracji.
  3. Oferujemy własne DEMO Logito, gdzie klient ma okazję zobaczyć jak dana funkcja działa, w jaki sposób zaprojektowany jest interfejs użytkownika. Dzięki temu, klient już na etapie planowania jest w stanie wskazać co mu odpowiada, a co będzie wymagało modyfikacji.
  4. Tworzymy dokumentację techniczną oraz ramy czasowe dla wykonania projektu.
  5. Implementacja systemu bądź jego modyfikacja. Klient na każdym etapie wdrożenia ma wgląd do aktualnego stanu prac nad platformą.
  6. Faza testów oraz modyfikacji. To czas poświęcony na eliminację błędów i szansa na optymalizację działania całego systemu.
  7. Opieka powdrożeniowa, support techniczny i szkolenia pracowników.

Liczne korzyści

  • Zautomatyzowane wprowadzanie faktur do systemu dzięki wykorzystaniu OCR
  • Łatwość i prostota wyszukiwania faktur według różnych parametrów
  • Ustandaryzowanie procesu autoryzacji kosztowej wewnątrz firmy
  • Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi (nieograniczony dostęp, pogląd, edycja, w tym wielostopniowe opisy, wyszukiwanie, historia)
  • Pełna kontrola i transparentność rozliczeń finansowych (terminów płatności lub statusów realizacji faktur)
  • Możliwość szybkiej weryfikacji rzetelności kontrahentów na rynku krajowym, jak i europejskim (ogólnodostępne narzędzia VIES, GUS i Biała Lista VAT)
  • Możliwość tworzenia dyspozycji płatności oraz realizacji płatności dzięki integracjom z systemami bankowymi
  • Możliwość skutecznego planowania gospodarki finansowej organizacji na podstawie generowanych raportów
  • Przyspieszenie obiegu informacji finansowej pomiędzy organizacją, a kontrahentami (OED)
  • Dostęp do cyfrowych faktur z poziomu przeglądarki, jak i urządzeń mobilnych
  • Przeniesienie papierowych umów na platformę cyfrową.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas