System elektronicznego obiegu Faktur

"Zarządzaj fakturami, dekretuj i akceptuj je z dowolnego miejsca. Również mobilnie."

Sprawne zarządzanie fakturami kosztowymi ma znaczenie nie tylko w kontekście prawidłowego przebiegu współpracy z kontrahentami, ale także w stosunku do efektywnego zarządzanie finansami firmy. Rozwiązania proponowane przez Ideo pozwalają na ewidencję oraz obieg faktur kosztowych wpływających do organizacji.

Marcin Kandefer
Marcin Kandefer
Kierownik Projektów
Darmowa konsultacja

Faktury są najważniejszymi dokumentami rozliczeniowymi każdej firmy. Odpowiednie zarządzanie nimi może poprawić płynność finansową przedsiębiorstwa.

Zarządzanie dokumentami kosztowymi przebiega według takiego samego schematu zarówno w formie cyfrowej jak i tradycyjnej. Każdy wpływający do firmy dokument jest wprowadzany do systemu z uwzględnieniem parametrów, które później służą np. do wyszukiwania faktur. Następnie są przekazywane zgodnie ze zdefiniowanymi ścieżkami ich akceptacji i realizacji. Na proces ten składa się kilka etapów, takich jak rejestracja dokumentu, przekazywanie do opisu, akceptacja i opiniowanie, dekretowanie, przekazanie do systemu księgowego, dokonanie płatności.

Różnice widoczne są na poziomie sposobu oraz szybkości ich realizacji. Przetwarzanie elektroniczne zdecydowanie skraca czas ich procedowania, wspiera funkcję kontrolingową, optymalizuje terminy realizacji płatności, ale również usprawnia politykę windykacyjną firmy.

Wdrożyliśmy platformy Obiegu Faktur i Dokumentów m.in. dla:

Obieg faktur w LOGITO

Wiele obszarów działalności firmy w mniejszym bądź większym stopniu wiąże się ze sprawnym zarządzaniem i kontrolowaniem ponoszonych kosztów. Pełna kontrola kosztów może zostać zapewniona np. dzięki cyfryzacji tego obszaru działalności.

Na prawidłowe wdrożenie i uruchomienie systemu obiegu faktur w firmie składa się wiele elementów. Pierwszym z nich jest identyfikacja źródeł wpływu faktur do firmy, a następnie prawidłowa rejestracja dokumentów w systemie. Istotne jest właściwe określenie kodów kosztów, którymi dokument będzie opisywany oraz ścieżek akceptacji kosztów danej faktury. Ostatnim elementem będzie dekretacja faktury oraz automatyczne jej przekazanie do systemu finansowo – księgowego.

W skład systemu obiegu faktur wchodzą liczne elementy, które usprawniają zarządzanie fakturami w wersji cyfrowej. Wśród nich warto wymienić:

  • Pełna obsługa e-faktur
  • Możliwość zastosowania OCR podczas skanowania i wprowadzania faktury do systemu
  • Wielostopniowe opisywanie faktur z uwzględnieniem różnych parametrów
  • Autoryzacja kosztowa i wyróżnianie faktur ze względu na ich kwotę
  • Możliwość wykorzystania aplikacji mobilnej do rejestracji oraz opisywania faktur
  • Możliwość integracji z systemem finansowo-księgowym
  • Możliwość kontroli etapu realizacji wybranej faktury
  • W pełni konfigurowalne moduły analiz i raportowania

Dla pełniejszego wykorzystania systemu obiegu faktur może być on połączony z narzędziami, które odpowiadają za:

  • Rozliczanie delegacji oraz innych spraw wewnętrznych organizacji
  • Kontrolę realizacji projektów
  • Monitoring budżetu i wydatków
  • Zarządzanie Umowami i ich realizacją
  • Integracje z systemami zewnętrznymi typu ERP, CRM czy systemami finansowymi.

Platforma dostosowana do potrzeb

Specjalizujemy się w projektowaniu optymalnego obiegu faktur z uwzględnieniem indywidualnych procesów w organizacji. Od podstawowych rozwiązań takich jak definicja kodów kosztów, modyfikacja szablonów formularzy, interfejsu czy panelu użytkownika, po integracje z systemami zewnętrznymi. Projektujemy także moduły dedykowane, które pozwalają w pełni wykorzystać potencjał wdrażanego narzędzia.

Dedykowana ścieżka akceptacji faktur

LOGITO umożliwia indywidualne zdefiniowanie workflow obiegu faktur. Jest to bardzo przydatne w szczególności w większych organizacjach, które posiadają wypracowane procesy wewnętrzne.

Istnieje wiele parametrów jakie może uwzględnić system np. kwota, poniżej której faktura nie będzie wymagać autoryzacji, czy limit ilości zaakceptowanych dokumentów miesięcznie przez danego użytkownika. Autoryzację dokumentów kosztowych można skonfigurować wedle „zasady dwóch par oczu”, gdzie zamiast jednej osoby autoryzującej, wymagana będzie zgoda kolejnego pracownika. Czy też, by zaakceptować koszty potrzebna będzie zgoda samego pracownika, jego przełożonego, ale również kolejnego zwierzchnika. Mechanizmy te umożliwiają dostosowanie obiegu do panujących w danej organizacji zasad.

Integracje z systemami weryfikacji rzetelności podmiotów gospodarczych

W ostatnich latach zarówno Polska, jak UE wprowadziły kilka mechanizmów ułatwiających sprawdzenie partnerów biznesowych. W ramach systemu LOGITO wprowadziliśmy integracje z kilkoma z nich.

  • Biała lista podatników VAT
    Pozwala szybko zweryfikować rzetelność partnerów biznesowych oraz sprawdzić czy dane znajdujące się na wystawionej fakturze są poprawne. Integracja z systemem CRM firmy pozwoli także wyłapać wszelkie niezgodności z danymi zawartymi w Białej liście.
     
  • Główny Urząd Statystyczny (GUS)
    Daje możliwość uzyskania aktualnych informacji o kontrahencie na podstawie numeru NIP. W praktyce, wpisując NIP w firmowej Bazie kontrahentów, system sam uzupełnia dane w kartotece kontrahenta.
     
  • System VIES
    Umożliwia sprawdzenie numeru VAT UE dla przedsiębiorców posiadających siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W systemie znajdują się także aktualne informacje o aktywności podmiotu gospodarczego lub jej braku.

Integracja aplikacji

LOGITO jest naszym autorskim systemem, co pozwala nam na łatwe połączenie z nim wszelkich innych systemów IT (ERP, finansowo-księgowe, CRM i inne). Platforma była już wielokrotnie łączona m.in. z systemami SAP, Comarch ERP XL i Optima, TETA ERP, Sage Symfonia ERP, SubiektGT, jak i innymi aplikacjami.

Integracja z innymi modułami systemu

Integracja faktur kosztowych z innymi modułami (Zamówienia, Umowy, Projekty, Budżet itp.) sprawia, że pracownicy mogą płynnie przechodzić z jednej sekcji do drugiej bez konieczności wyszukiwania powiązanych z fakturą dokumentów. Dodatkową opcją jest również konfiguracja dekretacji faktur kosztowych powiązanych z Zamówieniami. Mając na uwadze, że zamówienia przeszły już własny proces autoryzacyjny, nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowej weryfikacji powiązanych z nimi faktur.

Napisz do nas. Wspólnie zaprojektujemy optymalny obieg faktur dla Twojej organizacji.

Bezpieczeństwo

Wiemy, że większość danych wykorzystywanych w firmie ma charakter poufny. Dlatego maksymalny poziom bezpieczeństwa był jednym z głównych czynników, na które kładliśmy nacisk przy projektowaniu LOGITO. Dzięki temu wszelkie dane i dokumenty przechowywane w systemie są bardzo dobrze chronione.

Rozbudowany system uprawnień oraz ról, które można przydzielać pracownikom firmy pozwala na pełną konfigurację i dostosowanie do potrzeb konkretnej organizacji. Dostęp do treści może być przydzielany na poziomie grup użytkowników, stanowisk lub poszczególnych pracowników. System umożliwia wymuszenie stopnia skomplikowania hasła, oraz regularne zmiany haseł w ustalonych odstępach czasu.

Przydzielony dostęp może mieć także różny poziom uprawnień, ograniczając je tylko "do wglądu" lub uprawniający na modyfikację. W ten sposób, ważne dokumenty mogą być również chronione przed przypadkową modyfikacją lub usunięciem.

Szyfrowanie danych zapewnia ochronę aplikacji oraz poufność informacji i danych przechowywanych na serwerach.

Możliwa jest również taka konfiguracja platformy, która ogranicza dostęp jedynie do sieci wewnętrznej organizacji. Wykorzystując przy tym usługę Active Directory zapewnony jest komfort automatycznego logowania do aplikacji.

Liczne korzyści

  • Zautomatyzowane wprowadzanie faktur do systemu dzięki wykorzystaniu OCR
  • Łatwość i prostota wyszukiwania faktur według różnych parametrów
  • Ustandaryzowanie procesu autoryzacji kosztowej wewnątrz firmy
  • Sprawne zarządzanie dokumentami finansowymi (nieograniczony dostęp, pogląd, edycja, w tym wielostopniowe opisy, wyszukiwanie, historia)
  • Pełna kontrola i transparentność rozliczeń finansowych (terminów płatności lub statusów realizacji faktur)
  • Możliwość szybkiej weryfikacji rzetelności kontrahentów na rynku krajowym, jak i europejskim (ogólnodostępne narzędzia VIES, GUS i Biała Lista VAT)
  • Możliwość tworzenia dyspozycji płatności oraz realizacji płatności dzięki integracjom z systemami bankowymi
  • Możliwość skutecznego planowania gospodarki finansowej organizacji na podstawie generowanych raportów
  • Przyspieszenie obiegu informacji finansowej pomiędzy organizacją, a kontrahentami (EOD)
  • Dostęp do cyfrowych faktur z poziomu przeglądarki, jak i urządzeń mobilnych
  • Przeniesienie papierowych umów na platformę cyfrową.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas