System do wystawiania e-faktur dla Tadmar

Tadmar jest jedną z największych sieci hurtowni w Polsce, prowadzących sprzedaż produktów sanitarnych, grzewczych i instalacyjnych. Firma należy do grupy Saint-Gobain, jednego z największych koncernów przemysłowych na świecie, który produkuje m.in. szkło, plastik, gips, wełnę izolacyjną i inne materiały budowlane. Tadmar dysponuje 53 placówkami, zatrudniając ponad 500 osobową załogę.

Zadania i cele

Klient zlecił nam wdrożenie systemu do e-faktur, który dedykowany jest dla Jego klientów i kontrahentów. Aplikacja w znaczącym stopniu usprawniła przepływ dokumentacji oraz skróciła szereg procesów w firmie. Wdrożenie systemu do e-faktur pozwala na wyeliminowanie konieczności wystawienia faktury w formie papierowej. Wszystkie dokumenty umieszczane są w systemie i dostępne online. Klienci Tadmar za pomocą indywidualnych kont mają do nich stały dostęp – mogą je pobierać oraz, jeśli zachodzi taka potrzeba, drukować.

Dopasowany do potrzeb Klienta system do wystawiania e-faktur, z rozbudowaną procedurą weryfikacji.

System umożliwia obsługiwanie wielu klientów, z poziomu jednego panelu. Znacznie skraca to szereg procesów oraz podnosi jakość obsługi klienta. Dodatkowo upłynniony został przepływ informacji. Administratorzy mogą wystawiać w dashboardzie komunikaty skierowane do wszystkich klientów jednocześnie. Zapewniona zostaje również wysoka organizacja dokumentacji. Dotarcie do konkretnej faktury, nawet pomimo rozbudowanej bazy danych, nie stanowi problemu. Możliwe jest filtrowanie po dacie wystawienia, danych firmy czy indywidualnym numerze faktury.

Proces wystawiania faktury jest prosty i sprawny, dzięki integracji z systemem ERP. Po wystawieniu faktura pojawia się automatycznie w widoku klienta. Dodatkowo jest on o tym poinformowany drogą mailową. Możliwe jest z poziomu administratora przeglądanie statusu faktur – wystawione, pobrane itp. Jeśli w przeciągu 2 tygodni dokument nie zostanie pobrany, wówczas wysłany zostaje e-mail przypominający.

Dedykowany formularz kontaktowy umożliwia składanie reklamacji. Klienci opisują swoją sprawę, po czym informacja trafia na odpowiednią dla danej sprawy skrzynkę. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie.

Łatwy i szybki dostęp do wszystkich faktur i ich statustów z poziomu jednego panelu.

Wdrożenie zostało przeprowadzone ze szczególną dbałością o bezpieczeństwo informacji. Administratorzy strony mogą dodawać pracowników firmy, z podziałem na role. Do każdej z nich przypisany jest różny stopień dostępu do systemu i jego zawartości. Również proces odbioru towaru odbywa się według ścisłych procedur. Do systemu zostaje wprowadzona lista osób upoważnionych do wykonania danej czynności. Podczas odbioru odbywa się wnikliwa weryfikacja pracownika, na podstawie ustalonych danych. Tak opracowana procedura minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.

Również rejestracja podmiotów do systemu została oparta na wieloskładnikowych wymogach. Konieczne jest podanie szeregu informacji na podstawie wystawionej faktury, indywidualnego numeru nabywcy czy wartości do zapłaty. Rozwiązanie to uniemożliwia uzyskanie dostępu do systemu przez nieupoważnione osoby.

Główne korzyści dla Klienta

• Skrócenie i usprawnienie procesu wystawiania faktury,
• wysoka organizacja informacji i dokumentów,
• zarządzanie rozbudowaną bazą danych z poziomu jednego panelu,
• wysoka jakość obsługi klienta, z możliwością zgłaszania reklamacji.