Intranet i komunikacja wewnętrzna

Intranet to wewnętrzna sieć telekomunikacyjna używana w organizacjach m.in. w celu sprawnego komunikowania się w zespole. Dostęp do zasobów intranetu mają tylko osoby uprawnione, czyli pracownicy danej firmy. Potocznie intranetem nazywamy system intranetowy, spełniający funkcję wewnętrznego portalu, który umożliwia komunikację online w organizacji oraz udostępnianie bazy wiedzy firmowej, niezbędnej dla codziennej pracy w organizacji – również zdalnej czy hybrydowej.

Oczekiwania względem funkcjonalności intranetu mogą się różnić w zależności od potrzeb danej firmy. Niemniej jednak można wskazać najczęściej wybierane moduły, które w uniwersalny sposób ułatwiają pracę w zespole. To m.in.:

• aktualności,
• tablica ogłoszeń,
• baza dokumentów,
• formularze,
• katalog pracowników,
• rezerwacja zasobów,
• wyszukiwarka pełnotekstowa.

W zależności od charakteru realizowanych zadań i obsługiwanych procesów narzędzia intranetowe mogą pełnić określone funkcje:

• Informacyjna – daje możliwość ulokowania wszystkich informacji o firmie czy dokumentów, w jednym miejscu z łatwym oraz personalizowanym dostępem do nich,
• Komunikacyjna – poprzez rozbudowany system komunikacji wewnętrznej (np. czaty, grupy, fora), wymiana plików, opinii czy dokumentacji jest wygodna i przebiega w szybkim tempie,
• Organizacyjna – dedykowane moduły do spraw finansowo-księgowych, kadrowych czy administracyjno-organizacyjnych przekładają się na optymalizację pracy w całym przedsiębiorstwie,
• Biznesowa – większe zaangażowanie pracowników, lepsza wymiana informacji i bardziej skuteczna komunikacja przekładają się na większą efektywność całej firmy.

Dostęp do platformy odbywa się z poziomu przeglądarki (tak jak w przypadku zwykłej strony internetowej). Logowanie do intranetu odbywa się za pomocą nazwy użytkownika i hasła (w większości przypadków są to dane domenowe po integracji z Active Directory). Aplikacja intranetowa jest responsywna, dzięki czemu można z niej wygodnie korzystać również za pośrednictwem telefonu komórkowego.

Powodów niechęci zespołu przed korzystaniem z intranetu może być kilka, m.in.:

• mało użyteczna, nieintuicyjna platforma,
• brak modułów lub integracji, których potrzebują,
• obawa przed koniecznością wprowadzenia zmian, które nie idą w parze z dotychczasowymi przyzwyczajeniami,
• brak dokładnej wiedzy na temat korzyści płynących z intranetu.

Oprócz pełnego dopracowania intranetu od strony technologicznej gwarantujemy wsparcie w zakresie „dobrego PR-u” nowego rozwiązania. Wiemy, jak angażować pracowników w cały proces, aby dać im poczucie sprawczości i odpowiedzialności. Na etapie analizy przedwdrożeniowej opracowujemy strategię marketingową pod kątem wdrożenia platformy.

Taka sytuacja jest dość powszechna np. w branży produkcyjnej. Korzystanie z intranetu bez komputera jest możliwe na inne sposoby, m.in. za pośrednictwem infokiosków lub z telefonu. W kontekście wyboru rozwiązania służymy radą już od momentu przeprowadzania analizy potrzeb.

W ramach wdrożenia intranetu gwarantujemy kompleksową obsługę na każdym etapie. Od analizy przedwdrożeniowej, przez projektowanie graficzne, stałą opiekę PM-a, programowanie i parametryzację zgodnie z wymaganiami projektowymi, wsparcie w strategii komunikacji, aż po świadczenie wsparcia powdrożeniowego oraz usługi hostingowej.

Na obu etapach skupiamy się na tym, w jaki sposób system ma usprawniać codzienną pracę zespołów. Ustalamy, jakie są potrzeby firmy i podpowiadamy konkretne moduły oraz funkcjonalności, które będą im odpowiadać. Podczas analizy przedwdrożeniowej ustalamy szczegóły dotyczące:

• integracji z innymi systemami, których na co dzień używają pracownicy,
• infrastruktury sieciowej (intranet to system, który może być instalowany na Twoich firmowych serwerach lub na oferowanym przez nas hostingu),
• logiki działania poszczególnych modułów systemu (funkcjonalności widoku użytkownika oraz zarządzanie w panelu administracyjnym),
• zaplanowania użytecznej struktury intranetu (opcjonalnie opracowanie makiety UX),
• przeprowadzenia zespołu przez proces wdrożenia.