Krajowa Spółka Cukrowa - system intranetowy

Krajowa Spółka Cukrowa S.A. powstała w wyniku konsolidacji trzech spółek, które należą do Skarbu Państwa: Lubelsko-Małopolskiej Spółki Cukrowej S.A., Mazowiecko-Kujawskiej Spółki Cukrowej S.A. oraz Poznańsko-Pomorskiej Spółki Cukrowej S.A. Przedsiębiorstwo jest największym producentem cukru w Polsce i ósmym w Europie. Produkty sprzedawane przez Spółkę, sygnowane są marką „Polski Cukier”.

Zadania i cele:

Do zadań zespołu Ideo należało zaprojektowanie i wdrożenie dedykowanego serwisu intranetowego. System jest wykorzystywany wewnętrznie przez pracowników Spółki. Do budowy platformy wykorzystana została autorska platforma Edito. Kryteriami decydującymi były jej wysoka wydajność, która jest istotna z uwagi na liczbę użytkowników oraz elastyczność, pozwalająca na dopasowanie jej do potrzeb Klienta.

Z intranetu korzysta ok. 4 tys. pracowników, podlegających pod KSC Polski Cukier S.A.

Jednym z głównych atutów intranetu jest możliwość profilowania artykułów, udostępnianych w intranecie. Dzięki temu w zależności od firmy, w której pracuje dany pracownik, wyświetlane są adekwatne treści.

Oprócz podstawowych modułów, takich jak Aktualności, Opisy, Galeria czy Ankiety, w platformie znalazły się także zaprojektowane od podstaw lub dostosowane do potrzeb Klienta moduły takie jak:

Baza dokumentów. Bardzo ważne było wdrożenie jednej, skategoryzowanej Bazy dokumentów, która zapewnia uporządkowanie treści. Dostęp do niej ma każdy pracownik, dysponujący odpowiednimi uprawnieniami. Poziomy uprawnień przydzielane są automatycznie, według różnych kryteriów, np. spółka, jednostka organizacyjna. Moduł został rozszerzony o możliwość archiwizacji dokumentów.

Baza pracowników agreguje dane dotyczące użytkowników, takie jak np. stanowisko, telefon, czy numer pokoju. Treści są na bieżąco aktualizowane. Moduł został rozszerzony także o informacje nt. nieobecności – intranet informuje na podstawie harmonogramu pracy, czy dany pracownik jest dostępny, niedostępny lub czy jest w delegacji. Przełożeni działów mają podgląd na harmonogram pracy swoich pracowników, w tym na zestawienie urlopów oraz rejestr nieobecności.

W module Konto użytkownika oprócz podstawowych funkcjonalności, jak zmiana zdjęcia profilowego czy też uzupełnianie danych, pracownik może:

• Weryfikować swój harmonogram pracy za pomocą kalendarza wyświetlającego godziny pracy w danym miesiącu. Ponadto ma opcję przeglądania bieżących i historycznych danych oraz wydrukowania kalendarza zapisanego w widoku miesięcznym.
• Przeglądać raport o swoich nieobecnościach. System informuje ile urlopu wykorzystał i jakiego rodzaju były to nieobecności.
• Wygenerować pasek płacowy. System tworzy w każdym miesiącu raport dotyczący wypłaty, z możliwością wydrukowania lub wysłania na podanego w systemie maila.
• Wygenerować wniosek o refundację kosztów za okulary. Zalogowany użytkownik podaje jedynie takie informacje, jak: numer faktury, data wystawienia faktury oraz kwotę faktury. Reszta danych jest pobierana z bazy.
• Wygenerować wniosek o delegację służbową, z możliwością wydrukowania uzupełnionego wniosku, bądź wzoru wniosku.

Kolejną wdrożoną funkcjonalnością jest możliwość publikacji biuletynów prasowych. System pobiera z serwera pocztowego najnowszy biuletyn, który jest tworzony w zewnętrznej aplikacji, a następnie jest wysyłany na odpowiednie adresy e-mail.

Ważnym elementem intranetu KSC Polski Cukier S.A. jest struktura organizacyjna. U Klienta jest ona dokładnie odwzorowana i tworzona dynamicznie, a na stronie prezentuje się w formie interaktywnego grafu.

W platformie intranetowej znajduje się również Linkownia, która stanowi zbiór skrótów do systemów funkcjonujących w firmie. Pracownicy mają możliwość ustawienia na stronie głównej tych, z których najczęściej korzystają.

Atrakcyjnym rozwiązaniem jest także dostosowanie intranetu do urządzeń typu Infokiosk, korzystających z oprogramowania SiteKiosk. Na tych urządzeniach intranet wyświetla się w podstawowej wersji, która jest dostępna bez konieczności logowania. Pracownicy produkcyjni mają tu również możliwość zalogowania się na swoje konta, by w ten sposób mieć dostęp do wszystkich funkcjonalności dostępnych w module Konto użytkownika.

Intranet wyposażyliśmy także w system statystyczny, który pozwala na monitorowanie liczby i czasu odsłon, odwiedzin, z podziałem na poszczególne moduły i zakres czasowy. Dzięki temu możliwe jest śledzenie zainteresowania użytkowników i jeszcze lepsze dopasowanie systemu i publikowanych w nim treści.

Główne korzyści dla Klienta

• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
• lepsza organizacja pracy i oszczędność czasu,
• uporządkowanie bazy dokumentów,
• informacje profilowane do odpowiednich grup pracowników,
• większe zaangażowanie pracowników.