Profesjonalna obsługa reklamacji

"Najważniejszym elementem każdej reklamacji jest jej sprawne rozpatrzenie"

Reklamacje produktów to naturalne sytuacje w cyklu pracy firmy. Sporadyczne reklamacje traktowane są przez kontrahentów jako wypadek przy pracy, zbyt częste wpływają na wizerunek firmy. Niezależenie od przyczyny, zawsze są niekomfortową sytuacją dla klienta, a powtarzające się – dla producenta.

Marcin Wojtoń

Menedżer ds. budowania relacji i partnerstw

Porozmawiajmy

Reklamacje pojawiają się zawsze. Im więcej klientów, tym większe prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Nie ma tu też większego znaczenia jak bardzo firma dba o jakość produktów i świadoczonych usług.

Oczywiście im ich mniej, tym dla wszystkich lepiej. Im więcej ich się pojawia tym trudniej zachować odpowiedni poziom ich osbługi. W takim wypadku konieczne staje się wdrożenie systemu, który pozwoli zarządzać obsługą zgłoszeń. Najlepiej jeśli system taki wspomagał będzie wyciąganie wniosków i eliminowanie sytuacji, na których wystąpienie mamy jakikolwiek wpływ.

Zarządzanie reklamacjami

Rozwiązanie systemowe ma dwie główne zalety. Po pierwsze znacząco skraca i pozwala automatyzować niektóre elementy procesu reklamacji. Np. przyjmowanie, weryfikację, czy kierowanie zgłoszeń do odpowiednich działów.

Z drugiej strony gromadzone dane i generowane raporty z czasem stają się bogatą skarbnicą wiedzy dotyczącej jakości produktów, pojawiających się problemów i ich ilości. Dzięki takim informacjom przedsiębiorstwo jest w stanie podjąć odpowiednio wcześnie działania naprawcze.

Klienci stali się coraz bardziej wymagający i oczekują, że oferowane im usługi oraz produkty będą najwyższej jakości. Jak ułatwić zarządzanie dokumentacją systemu jakości? Wprowadzenie zaledwie kilku elementów regulujących produkcję, czy świadczenie usług, może wpłynąć pozytywnie na Twoją sprzedaż i ilość późniejszych reklamacji. Takie potwierdzenie jakości buduje wiarygodność sprzedawcy w oczach konsumentów.

System Zarządzanie dokumentacją ISO to narzędzie, które pozwoli Ci utworzyć zestaw potrzebnych dokumentów, m.in. księgę jakości, zestaw procedur, czy instrukcji.

Wybrane funkcje

Automatyzacja procesu reklamacji lub wybranych jego elementów
Możliwość składania wniosków reklamacyjnych za pośrednictwem strony internetowej
Możliwość rejestracji reklamacji przez placówki firmy oraz partnerów handlowych firmy (np. autoryzowane sklepy)
Powiadomienia (mail, sms) pracowników, kontrahentów i klientów na temat statusu dotyczącej ich sprawy
Dostęp do pełnej historii zgłoszenia reklamacyjnego i możliwość kontynuowania go w przypadku ponownego wystąpienia problemu
Możliwość generowania wielowymiarowych raportów
Rozwiązanie zintegrowane z bazą produktów, CRM, obiegiem faktur, obsługą spraw oraz korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej
Możliwość rozszerzenia aplikacji o system analityczny