Employer branding i HR wspierane przez portal pracowniczy

Płynące korzyści z portalu pracowniczego odczuwalne są nie tylko dla działu HR i działu płac, ale także dla menadżerów i wszystkich innych osób zatrudnionych w firmie. Wdrożenie nowoczesnego portalu dla pracowników rozważyć powinno więc każde średnie i duże przedsiębiorstwo, któremu zależy na skutecznym employer brandingu oraz na zwiększeniu efektywności pracy i zyskaniu przewagi konkurencyjnej.

Strefa pracownika

Szacuje się, że około 40% polskich przedsiębiorstw postawiło już pierwszy krok w stronę cyfryzacji, tym samym biorąc udział w początkach Rewolucji 4.0. Wdrożenie innowacyjnych rozwiązań takich jak portal pracownika pozwala średnim i dużym firmom odnieść znaczące korzyści biznesowe. 

Bardzo często zdarza się, że wewnętrzne struktury operacje opierają się głównie na przepływie dokumentów papierowych. Każdy przedsiębiorca, który dąży do uzyskania jak najlepszej kondycji swojej firmy, powinien zadbać o to, by stopniowo ograniczyć tego typu działania.Nowoczesne rozwiązania zapewniają bowiem nie tylko wygodę ale także większą wydajność, oszczędność czasu i pieniędzy oraz lepszy dostęp do informacji.

Jednym z obszarów, którym warto się przyjrzeć jest komunikacja pomiędzy działem HR, a pozostałymi pracownikami. Dedykowany portal pracowniczy pozwoli automatyzować powtarzalne procesy i odciążyć dział HR, a przy tym korzystnie wpłynie na employer branding organizacji.

Portal pracownika jest przede wszystkim odpowiedzią na potrzeby pracowników. Pozytywna zmiana polega na dostarczeniu zatrudnionym osobom narzędzia HR, dzięki któremu są w stanie sami zrealizować swoje administracyjne sprawy bez konieczności osobistego kontaktu z działem kadr.

Zatrudnione osoby przez przeglądarkę internetową mają dostęp do strefy pracownika, w której mogą w prosty sposób przeprowadzić najczęściej występujące procedury. E-urlopy i e-delegacje, paski płacowe, rozliczenia PIT-u elektroicznie, materiały szkoleniowe - to tylko niektóre z dostępnych w platformie możliwości.

Tego typu narzędzia HR są intuicyjne i w długoterminowym rozrachunku przynoszą oszczędność czasu zarówno samym pracownikom, jak i całej organizacji. Ułatwiający obowiązki HR portal pracowniczy jest przy tym jednym z ważnych narzędzi employer brandingu.

Czym jest employer branding? Są to działania nastawione na budowanie wizerunku firmy jako miejsca nowoczesnego i przyjaznego dla pracowników. Wykorzystanie innowacji takich jak platforma pracownicza przyczynia się do budowy docenianego przez zatrudnione osoby środowiska pracy. Zarówno tego typu rozwiązania jak i inne narzędzia employer brandingu przyczyniają się do poprawy reputacji przedsiębiorstwa i zmniejszenia wskaźnika rotacji. 

Ze względu na dane wrażliwe znajdujące się we wspierającym dział HR portalu pracowniczym (do każdego użytkownika w systemie przypisana jest teczka pracownika zawierająca jego wszystkie dane związane z zatrudnieniem) jest on odpowiednio zabezpieczony zarówno w zakresie dostępu do samego systemu jak i informacji w nim zawartych.

Pracownicy działu HR odpowiedzialni za poszczególne zadania mają przypisane konta, z różnymi poziomami dostępu do danych. Mają dzięki nim dostęp do odpowiednich procesów, a także możliwość automatycznego generowania raportów. Na bieżąco mogą także sprawdzić, kto i kiedy wykonywał jakie operacje w systemie. Obsługa eTeczek workflow jest zgodna z wytycznymi o zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.

W zależności od potrzeb firmy portal pracowniczy można w pełni dostosować oraz wprowadzić nowe, dedykowane rozwiązanie, które będzie w pełni odpowiadało potrzebom danej organizacji. Jednak ze względu na to, że znaczna część działań operacyjnych wewnątrz każdgo przedsiębiorstwa to działania powtarzalne - stworzyliśmy zestaw narzędzi, który stanowi podstawę projektowania każdego portalu pracowniczego. Zazwyczaj ma on za zadanie ułatwić pracę działu HR oraz działu płac. 

Portal HR, czyli wsparcie działu HR

Oferujący nowoczesne narzędzia HR portal pracownika to rozwiązanie, które jest już dzisiaj niemal niezbędne do utrzymania efektywności procesów w każdym średnim i dużym przedsiębiorstwie. System taki daje bowiem ogromne możliwości optymalizacji pracy działu kadr. Zapewnia on zarówno narzędzia miękkiego HR, jak i narzędzia twardego HR, przez co ułatwia on wykonywanie większości obowiązków.

Portal dla pracowników wspiera dział kadr, zapewniając narzędzia twardego HR pozwalające między innymi na:

• przeglądanie akt osobowych z możliwością ich bezpośredniej modyfikacji,
• dostęp do rejestru umów pracowniczych,
• dostęp do informacji o aktualnych przepisach prawnych,
• planowanie urlopów oraz zgłaszanie nieobecności, 
• dostęp do bazy najczęściej używanych dokumentów oraz interaktywnych formularzy.

Portal pracowniczy oferuje również liczne narzędzia miękkiego HR. Dostępne są w nim bowiem funkcje ułatwiające między innymi:

• przeprowadzanie oraz śledzenie procesów rekrutacyjnych,
• wsparcie procesu onboardingu pracowników,
• dokonywanie oceny pracownika (miesięcznej, półrocznej bądź rocznej),
• dostęp do harmonogramu wykonywanych obowiązków (dzienny, tygodniowy, miesięczny),
• dostęp do terminarza grafików spotkań, szkoleń oraz delegacji,

Szczególnym ułatwieniem dla działu kadr jest implementacja elektronicznych eTeczek. Nasza oferująca nowoczesne narzędzia HR autorska platforma LOGITO służy jako kompleksowa baza danych o pracownikach. Pracownicy kadr gromadzą w niej całą dokumentację pracowniczą z podziałem na sekcje A, B, C, D i E. Taki podział dokumentów służy optymalizacji pracy jak i łatwemu odszukiwaniu informacji w systemie.

Portal kadrowo płacowy, czyli wsparcie działu płac

Profesjonalny portal pracwonika to jednak o wiele więcej niż tylko narzędzia dla działu HR czy sposób na poprawę employer brandingu. Ułatwia on również pracę działu płac. Portal dla pracowników pozwala między innymi na:

• wnioskowanie (zaświadczenia, urlopy),
• naliczanie wynagrodzenia (różne tryby),
• dostęp do pasków płacowych oraz rozliczeń e-PIT płatnika,
• dostęp do informacji o płacach.

Możliwości portalu można indywidualnie rozszerzać, dodając do niego kolejne narzędzia dla działu HR i działu płac, takie jak np.

• tablica ogłoszeń,
• przypomnienia dotyczące badań okresowych,
• ankiety pracownicze,
• materiały szkoleniowe / e-learningowe,
• spersonalizowane powitania. 

Możliwości personalizacji portalu dla pracowników ogranicza w zasadzie jedynie pomysłowość i potrzeby danej organizacji.

Portal dla pracownika

Portal pracownika to narzędzie, które przynosi liczne korzyści każdej zatrudnionej osobie. Dzięki niemu możliwe jest bowiem szybkie załatwienie większości spraw kadrowych i płacowych za pomocą wygodnego systemu. Profesjonalny portal HR jest także dużym ułatwieniem dla pracowników na home office.

Nie muszą oni bowiem przyjeżdżać do biura za każdym razem, gdy chcą wypełnić dany wniosek lub odebrać pasek płacowy. Nowoczesny portal HR wspiera więc również przedsiębiorstwa wykorzystujące zdalny i hybrydowy tryb pracy.

Portal dla kierowników / menedżerów

Portale HR w znacznym stopniu usprawniają także prace kierowników i menedżerów. Narzędzie to ułatwia i optymalizuje bowiem procesy związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem.

Dodatkowo dzięki portalowi pracownika zatrudnione w firmie osoby nie muszą poświęcać aż tak wiele czasu na wypełnianie wniosków i załatwianie innych spraw kadrowych, przez co mogą skupić się na realizacji innych, priorytetowych zadań. Portale HR pozwalają więc na znaczną optymalizację pracy i zyskiwanie przewagi konkurencyjnej.

Mobilny portal pracowniczy - LOGITO

Portal Pracowniczy wdrażamy w oparciu o nasz autorski systemem LOGITO. Ze względu na wysoką elastyczność pozwala on na pełne dostosowanie platformy według własnego uznania oraz jego łatwą rozbudowę o kolejne funkcje.

Projekt portalu pracownika jest skrupulatnie analizowany oraz regularnie poddawany okresowym testom bezpieczeństwa. Zadbaliśmy również o to, by korzystający z systemu pracownicy mieli do niego łatwy dostęp z każdego miejsca i urządzenia.

Dzięki wysokiej responsywności zawartość witryny dopasowuje się do możliwości każdego urządzenia (laptop, tablet, smartfon) zapewniają komfort użytkowania.

Portal dla pracowników daje korzyści zarówno zatrudnionym osobom, jak i całej organizacji. Jego implementacja przyczynia się do optymalizacji wielu procesów, a tym samym prowadzi do zyskiwania przewagi konkurencyjnej. Głównymi zaletami portalu pracownika są m.in.:

• oszczędność czasu oraz pracy działu HR oraz działu płac,
   
• poprawa komunikacji wewnętrznej (szczególnie w firmach wielooddziałowych, lub funkcjonujących w kilku strefach czasowych),
   
• optymalizacja procesów, dzięki której czas do tej pory poświęcany na prace administracyjno-kadrowe może być wykorzystany np. na lepszą obsługę Klientów,
   
• zapewnienie pracownikowi narzędzi, które umożliwią mu samodzielną realizację podstawowych zadań tradycyjnie przypisanych do działu HR,
   
• poprawa wizerunku firmy w oczach pracownika,
   
• zabezpieczenie danych pracowników poprzez wykorzystanie mechanizmów zgodnych z RODO,
   
• możliwość integracji oraz synchronizacji z innymi systemami funkcjonującymi w firmie.