Portal pracowniczy jako narzędzie wsparcia procesów HR i Employer Branding

Szacuje się, że około 40% polskich przedsiębiorstw postawiło już pierwszy krok w stronę cyfryzacji, tym samym biorąc udział w początkach Rewolucji 4.0.

Bardzo często zdarza się, że wewnątrzne struktury operacje opierają się głównie na przepływie dokumentów papierowych. Każdy przedsiębiorca, który dąży do jak najlepszej kondycji swojego przedsiębiorstwa powinien zadbać o to, by stopniowo ograniczyć tego typu działania. Poza znaczną wygodą takiego rozwiązania zapewnia ono większą wydajność, oszczędność czasu i pieniędzy oraz lepszy dostęp do informacji.

Jednym z obszarów, którym warto się przyjrzeć jest komunikacja pomiędzy działem HR, a pozostałymi pracownikami. Dedykowany portal pracowniczy pozwoli automatyzować powtarzalne procesy i odciążyć dział HR.

Portal pracownika jest przede wszystkim odpowiedzią na potrzeby pracowników. Pozytywna zmiana polega na dostarczeniu pracownikowi narzędzia, dzięki któremu jest w stanie sam zrealizować swoje administracyjne sprawy bez konieczności osobistego kontaktu z działem HR.

Pracownicy przez przeglądarkę internetową mają dostęp do portalu pracownika, w którym mogą w prosty sposób przeprowadzić najczęściej występujące procedury. Wnioski urlopowe, delegacje, paski płacowe, rozliczenia PIT, materiały szkoleniowe - to tylko niektóre z dostępnych w platformie możliwości. Tego typu rozwiązanie jest intuicyjne i w długoterminowym rozrachunku przynosi oszczędność czasu zarówno samym pracownikom, jak i całej organizacji.

Ze względu na dane wrażliwe znajdujące się w portalu (do każdego użytkownika w systemie przypisana jest teczka pracownika zawierająca jego wszystkie dane związane z zatrudnieniem) jest on odpowiednio zabezpieczony zarówno w zakresie dostępu do samego systemu jak i informacji w nim zawartych. Pracownicy działu HR odpowiedzialni za poszczególne zadania mają przypisane konta, z różnymi poziomami dostępu do danych. Mają dzięki nim dostęp do odpowiednich procesów, a także możliwość automatycznego generowania raportów. Na bieżąco mogą także sprawdzić, kto i kiedy wykonywał jakie operacje w systemie. Obsługa eTeczek workflow jest zgodna z wytycznymi o zarządzaniu dokumentacją pracowniczą.

W zależności od potrzeb firmy system można w pełni dostosować oraz wprowadzić nowe, dedykowane rozwiązanie, które będzie w pełni odpowiadało potrzebom danej firmy. Jednak, ze względu na to, że znaczna część działań operacyjnych wewnątrz każdej firmy to działania powtarzalne - stworzyliśmy zestaw narzędzi, który stanowi podstawę projektowania każdego portalu pracowniczego. Zazwyczaj ma za zadanie ułatwić pracę Działu HR oraz Działu Płac. Oto lista zawierająca przykładowe, najczęściej spotykane funkcje, jakie znajdziemy w portalu:

Wsparcie Działu HR

• przeglądanie akt osobowych z możliwością ich bezpośredniej modyfikacji,
• dostęp do rejestru umów pracowniczych,
• przeprowadzanie oraz śledzenie procesów rekrutacyjnych,
• wsparcie procesu onboardingu pracowników,
• dokonywanie oceny pracownika (miesięcznej, półrocznej bądź rocznej),
• harmonogram wykonywanych obowiązków (dzienny, tygodniowy, miesięczny),
• terminarz grafików spotkań, szkoleń oraz delegacji,
• dostęp do bazy najczęściej używanych dokumentów oraz interaktywnych formularzy,
• planowanie urlopów oraz zgłaszanie nieobecności,
• dostęp do informacji o aktualnych przepisach prawnych.

Szczególnym ułatwieniem dla Działu Kadr jest implementacja elektronicznych eTeczek. Nasza autorska platforma LOGITO służy jako kompleksowa baza danych o pracownikach. Pracownicy Kadr gromadzą w niej całą dokumentację pracowniczą z podziałem na sekcje A, B, C, D i E. Taki podział dokumentów służy optymalizacji pracy jak i łatwemu odszukiwaniu informacji w systemie.

Wsparcie Działu Płac

• wnioskowanie (zaświadczenia, urlopy),
• naliczanie wynagrodzenia (różne tryby),
• dostęp do pasków płacowych oraz rozliczeń e-PIT,
• dostęp do informacji o płacach.

Możliwości portalu można indywidualnie rozszerzać, dodając do niego kolejne funkcje np. tablica ogłoszeń, przypomnienia dotyczące badań okresowych, ankiety pracownicze, materiały szkoleniowe / e-learningowe, czy spersonalizowane powitania. 

W zasadzie, możliwości personalizacji portalu pracowniczego ogranicza pomysłowość i potrzeby danej organizacji.

Portal Pracowniczy wdrażamy w oparciu o nasz autorski systemem LOGITO. Ze względu na wysoką elastyczność pozwala on na pełne dostosowanie portalu według własnego uznania oraz jego łatwą rozbudowę o kolejne funkcje.

Projekt portalu jest skrupulatnie analizowany oraz regularnie poddawany okresowym testom bezpieczeństwa. Zadbaliśmy również o to, by korzystający z systemu pracownicy mieli do niego łatwy dostęp z każdego miejsca i urządzenia. Dzięki wysokiej responsywności zawartość witryny dopasowuje się do możliwości każdego urządzania (laptop, tablet, smartfon) zapewniając komfort użytkowania.

Implementacja portalu pracowniczego daje korzyści zarówno dla pracownika jak i całej organizacji. Głównymi zaletami, jakie warto wymienić są m.in.:

• oszczędność czasu oraz pracy Działu HR oraz Działu Płac
• poprawa komunikacji wewnętrznej (szczególnie firmy wielooddziałowe, lub funkcjonujące w kilku strefach czasowych)
• czas do tej pory poświęcany na prace administracyjno-kadrowe może być wykorzystany np. na lepszą obsługę Klientów
• pracownik dostaje narzędzie, które umożliwia mu samodzielną realizację podstawowych zadań tradycyjnie przypisanych do działu HR
• poprawa wizerunku firmy w oczach pracownika
• zabezpieczenie danych pracowników poprzez wykorzystanie mechanizmów zgodnych z RODO
• możliwość integracji oraz synchronizacji z innymi systemami funkcjonującymi w firmie