Portal pracowniczy jako narzędzie wsparcia procesów HR i Employer Branding

"Przenieś sprawy pracownicze na wyższy poziom."

Wykorzystując potencjał dzisiejszych technologii warto zadbać, by wspierała również procesy wewnętrzne i poprawiała komunikację pomiędzy wszystkimi pracownikami oraz działami firmy.

Mariusz Lęcznar
Mariusz Lęcznar
Kierownik Działu Aplikacji Biznesowych
    Darmowa konsultacja

    Szacuje się, że około 40% polskich przedsiębiorstw postawiło już pierwszy krok w stronę cyfryzacji, tym samym biorąc udział w początkach Rewolucji 4.0.

    Bardzo często zdarza się, że wewnątrzne struktury operacje opierają się głównie na przepływie dokumentów papierowych. Każdy przedsiębiorca, który dąży do jak najlepszej kondycji swojego przedsiębiorstwa powinien zadbać o to, by stopniowo ograniczyć tego typu działania. Poza znaczną wygodą takiego rozwiązania zapewnia ono większą wydajność, oszczędność czasu i pieniędzy oraz lepszy dostęp do informacji.

    Jednym z obszarów, którym warto się przyjrzeć jest komunikacja pomiędzy działem HR, a pozostałymi pracownikami. Dedykowany portal pracowniczy pozwoli automatyzować powtarzalne procesy i odciążyć dział HR.

    Czym jest portal pracowniczy?

    Portal pracowniczy jest przede wszystkim odpowiedzią na potrzeby pracowników. Pozytywna zmiana polega na dostarczeniu pracownikowi narzędzia, dzięki któremu jest w stanie sam zrealizować swoje administracyjne sprawy bez konieczności osobistego kontaktu z działem HR.

    Portal do obsługi spraw pracowniczych

    Pracownicy przez przeglądarkę internetową mają dostęp do portalu, w którym mogą w prosty sposób przeprowadzić najczęściej występujące procedury. Wnioski urlopowe, delegacje, paski płacowe, rozliczenia PIT, materiały szkoleniowe - to tylko niektóre z dostępnych w platformie możliwości. Tego typu rozwiązanie jest intuicyjne i w długoterminowym rozrachunku przynosi oszczędność czasu zarówno samym pracownikom, jak i całej organizacji.

    Ze względu na dane wrażliwe znajdujące się w portalu (do każdego użytkownika w systemie przypisana jest teczka pracownika zawierająca jego wszystkie dane związane z zatrudnieniem) jest on odpowiednio zabezpieczony zarówno w zakresie dostępu do samego systemu jak i informacji w nim zawartych. Pracownicy działu HR odpowiedzialni za poszczególne zadania mają przypisane konta, z różnymi poziomami dostępu do danych. Mają dzięki nim dostęp do odpowiednich procesów, a także możliwość automatycznego generowania raportów. Na bieżąco mogą także sprawdzić, kto i kiedy wykonywał jakie operacje w systemie.

    Podstawowe funkcje

    W zależności od potrzeb firmy system można w pełni dostosować oraz wprowadzić nowe, dedykowane rozwiązanie, które będzie w pełni odpowiadało potrzebom danej firmy. Jednak, ze względu na to, że znaczna część działań operacyjnych wewnątrz każdej firmy to działania powtarzalne - stworzyliśmy zestaw narzędzi, który stanowi podstawę projektowania każdego portalu pracowniczego. Zazwyczaj ma za zadanie ułatwić pracę Działu HR oraz Działu Płac. Oto lista zawierająca przykładowe, najczęściej spotykane funkcje, jakie znajdziemy w portalu:

    Wsparcie Działu HR

    • przeglądanie akt osobowych z możliwością ich bezpośredniej modyfikacji,
    • dostęp do rejestru umów pracowniczych,
    • przeprowadzanie oraz śledzenie procesów rekrutacyjnych,
    • dokonywanie oceny pracownika (miesięcznej, półrocznej bądź rocznej),
    • harmonogram wykonywanych obowiązków (dzienny, tygodniowy, miesięczny),
    • terminarz grafików spotkań, szkoleń oraz delegacji,
    • dostęp do bazy najczęściej używanych dokumentów oraz interaktywnych formularzy,
    • planowanie urlopów oraz zgłaszanie nieobecności,
    • dostęp do informacji o aktualnych przepisach prawnych.

    Wsparcie Działu Płac

    • wnioskowanie (zaświadczenia, urlopy),
    • naliczanie wynagrodzenia (różne tryby),
    • dostęp do pasków płacowych oraz rozliczeń e-PIT,
    • dostęp do informacji o płacach.

    Zarządzanie pracownikami w nowoczesny sposób

    Możliwości portalu można indywidualnie rozszerzać, dodając do niego kolejne funkcje np. tablica ogłoszeń, przypomnienia dotyczące badań okresowych, ankiety pracownicze, materiały szkoleniowe / e-learningowe, spersonalizowane powitania czy wewnętrzny komunikator.

    W zasadzie, możliwości personalizacji portalu pracowniczego ogranicza pomysłowość i potrzeby danej organizacji.

    Mobilność, komfort i bezpieczeństwo

    Komunikacja wewnętrzna firmy z poziomu desktop oraz urządzeń mobilnychPortal Pracowniczy wdrażamy w oparciu o nasz autorski systemem LOGITO. Ze względu na wysoką elastyczność pozwala on na pełne dostosowanie portalu według własnego uznania oraz jego łatwą rozbudowę o kolejne funkcje.

    Projekt portalu jest skrupulatnie analizowany oraz regularnie poddawany okresowym testom bezpieczeństwa. Zadbaliśmy również o to, by korzystający z systemu pracownicy mieli do niego łatwy dostęp z każdego miejsca i urządzenia. Dzięki wysokiej responsywności zawartość witryny dopasowuje się do możliwości każdego urządzania (laptop, tablet, smartfon) zapewniając komfort użytkowania.

    Korzyści wdrożenia

    Implementacja portalu pracowniczego daje korzyści zarówno dla pracownika jak i całej organizacji. Głównymi zaletami, jakie warto wymienić są m.in.: Platforma wspierająca działanie firmy, jak i jej pracowników

    • oszczędność czasu oraz pracy Działu HR oraz Działu Płac
    • poprawa komunikacji wewnętrznej (szczególnie firmy wielooddziałowe, lub funkcjonujące w kilku strefach czasowych)
    • czas do tej pory poświęcany na prace administracyjno-kadrowe może być wykorzystany np. na lepszą obsługę Klientów
    • pracownik dostaje narzędzie, które umożliwia mu samodzielną realizację podstawowych zadań tradycyjnie przypisanych do działu HR
    • poprawa wizerunku firmy w oczach pracownika
    • zabezpieczenie danych pracowników poprzez wykorzystanie mechanizmów zgodnych z RODO
    • możliwość integracji oraz synchronizacji z innymi systemami funkcjonującymi w firmie

    Co możemy dla Ciebie zrobić?

    ×

    Klienci o nas