Wewnętrzna platforma zakupowa

"Szybkie zgłaszanie zapotrzebowania i sprawne zarządzanie zamówieniami."
Marcin Wojtoń
Marcin Wojtoń
Business development, Obsługa Klienta
Darmowa konsultacja

System do zarządzania zapotrzebowaniem i zamówieniami pozwala na optymalizację procesów zakupowych w organizacji.

Mogą być one wykonywane centralnie dla całej firmy lub indywidualnie dla wybranych działów. Cały proces (od złożenia zapotrzebowania, przez akceptację, po protokół odbioru i przyjęcie faktury) odbywa się w jednym, w pełni dostosowanym do potrzeb firmy, systemie. Aplikacja przyczynia się do usprawnienia szeregu procesów i realnych oszczędności.

Zebranie indywidualnych zamówień do wspólnego "koszyka" pozwala często na realizację zakupów hurtowych, a więc negocjację warunków cenowych u dostawców. Takie zbiorcze realizowanie zamówień przyczynia się do obniżenia kosztów związanych z dostawą, a także pozwala na wyeliminowanie lub automatyzację wielu procesów związanych z zakupami.

Działanie systemu w praktyce

Pracownik, składa wniosek zakupowy przez system. Jest on automatycznie wysłany do upoważnionej osoby, a następnie jest przez nią rozpatrywany. Może być zwrócony z prośbą o uszczegółowienie lub przedstawienie zasadności danej potrzeby. Decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku jest automatycznie przekazywana do pracownika składającego zapotrzebowanie. Oprócz tego ma on stały wgląd w aktualny status oraz może prześledzić ścieżkę akceptacji.

Zaakceptowane zamówienie może zostać wysłane do dostawcy, jak również może być opublikowane na dostępnym dla dostawców portalu zakupowym.

Dostawca może przesłać protokół oraz fakturę drogą mailową lub dodać te dokumenty do portalu (przez dedykowane konto dostawcy lub API). Wysłanie e-mailem wymaga ręcznego wskazania zamówienia, którego dotyczy płatność. Skorzystanie z portalu pozwala na automatyczne podpięcie dokumentów do konkretnego zamówienia.

System zintegrowany jest z modułem Obieg Faktur, dzięki czemu faktura trafia od razu do odpowiedniego pracownika i jeśli jest zgodna z zamówieniem, może zostać bezpośrednio przekazana do działu księgowego.

Zalety Platformy Zakupowej

  • Przyspieszenie procesów decyzyjnych związanych z zakupami
  • Optymalizacja procesów związanych ze składaniem zapotrzebowania i realizacją zamówień
  • Lepsza kontrola budżetu i wyeliminowanie ryzyka jego przekroczenia
  • Możliwość kontrolowania całego procesu zarówno po stronie pracowników składających wniosek, jak i osób decyzyjnych
  • Łatwy w obsłudze i intuicyjny panel zarządzania systemem
  • Dostępność do systemu również na urządzeniach mobilnych
  • Dopasowanie parametrów systemu do wymagań Klienta

Dopasowanie platformy do organizacji

Na etapie analizy przedwdrożeniowej omawiane są z Klientem poszczególne procesy aktualnie powiązane ze składaniem zamówień. Ustalamy również parametry jakie mają zostać wprowadzone do platformy. Są to dane, które będą definiowały szereg aspektów w późniejszej pracy, m.in. kody kosztów kontrolingowych, ścieżki akceptacji, limity kwotowe pozwalające na akceptację wniosku zakupowego. Istnieje możliwość ustalenia z Klientem wyjątków od reguły oraz określenia procedury postępowania w takich przypadkach. Ustalane są również warunki, które określą, że w przypadku zgodności otrzymanej faktury z zamówieniem, faktura taka nie będzie musiała być akceptowana (od pracownika odpowiedzialnego za zamówienie trafi bezpośrednio do działu księgowego).

W naszym doradztwie w zakresie optymalizacji procesów staramy się jednocześnie maksymalnie dopasować platformę do istniejących procedur wewnętrznych. Dzięki temu wdrożenie pracowników ją obsługujących przebiega bezproblemowo.

W celu dostarczenia najbardziej optymalnego rozwiązania, konieczne jest właściwe przygotowanie, które poprzedza realizację platformy. Dlatego prace podzielone są na etapy:

  1. Spotkanie lub telekonferencja z Klientem to czas na poznanie charakterystyki biznesu zleceniodawcy oraz oczekiwań względem wdrożenia. Szczegółowo przedstawiamy naszą ofertę i możliwości systemu, co następnie jest zestawiane z potrzebami firmy.
     
  2. Makieta proponowanego rozwiązania – powstaje na podstawie analizy zebranych wcześniej materiałów i wytycznych. Jest prototypem systemu docelowego i prezentuje jego klikalne elementy. Klient może dzięki niej zapoznać się z funkcjonowaniem systemu, jeszcze przed dokonaniem właściwego wdrożenia. To ważny element współpracy, który w dużym stopniu definiuje dalszą pracę oraz determinuje poziom dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb Klienta. Uzupełnieniem makiet jest rzetelna dokumentacja, która prezentuje opis zasad działania systemu.
     
  3. Wdrożenie – gdy wszystkie szczegóły zostaną ustalone, następuje właściwa implementacja systemu.
     
  4. Testy i modyfikacje - pozwalają na usunięcie ewentualnych błędów lub usprawnienie poszczególnych elementów rozwiązania.
     
  5. Stabilizacja – ostatnie szczegóły zostają dopięte, platforma uruchamiana jest w formie pilotażu. Upewniamy się wspólnie z Klientem, że system został wdrożony zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami, ale również nie przysparza trudności w codziennym użytkowaniu
     
  6. Jeśli zachodzi taka potrzeba realizujemy szkolenia z obsługi systemu dla obsługujących go osób. Z kolei po wdrożeniu oferujemy stały suport w zakresie technologicznym i dalszą rozbudowę systemu.

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas