8 kroków do dobrej inwestycji IT

Twoja firma podjęła decyzję o wdrożeniu systemu informatycznego, którego celem jest zoptymalizowanie pracy i wygenerowanie wymiernych korzyści. Na etapie jego uruchamiania można jednak popełnić wiele błędów, przez które nowe narzędzie nie przyniesie zaplanowanych efektów. Nawet, jeśli rozwiązanie będzie „idealne”, może spotkać się przecież z niechętnym przyjęciem przez pracowników. Ostatecznie to oni będą wykorzystywać je w codziennej pracy i muszą być przekonani co do jego wartości.
 

Historia oparta na faktach

Ponad dekadę temu pracownicy FFiL Śnieżka S.A, postanowili wprowadzić system, który umożliwi uporządkowanie obiegu dokumentów. Wówczas powstał jego pierwowzór. Oprogramowanie zostało skutecznie wdrożone, zdało egzamin i co szczególnie ważne – z powodzeniem funkcjonuje po dzień dzisiejszy. Projekt ten stanowi doskonały przykład tego, jak platforma informatyczna może przeobrażać się przez lata, nie tracąc na swojej atrakcyjności i użyteczności.

Izabela Chmiel, Kierownik Biura Zarządu, Śnieżka wyjaśnia: „Rosnąca liczba spływających różnymi kanałami do Firmy dokumentów, jak i trudności z prawidłowym i szybkim obiegiem sprawiły, że zaczęliśmy szukać systemów, które pomogłyby nam rozwiązać tą sytuację. Zdefiniowaliśmy to, co nas interesuje, sprawdziliśmy wdrożenia w innych firmach. Niezwykle istotnym momentem było przedstawienie propozycji Zarządowi, który poparł naszą inicjatywę. Dzięki temu prace przebiegały sprawnie i krok po kroku angażowane były kolejne zespoły.”

Istnieje szereg ważnych kwestii, które pozwolą zminimalizować ryzyko jakie niesie wdrożenie systemu i zwiększą jego akceptację w strukturach firmy. Zebraliśmy kilka najistotniejszych, które prezentujemy poniżej.

1. Informuj pracowników o planach

Oczywiście raportowanie pracownikom wszystkich planów firmy nie jest konieczne. Zaimplementowanie nowego rozwiązania informatycznego jest jednak jednym z tych elementów, o których warto wspomnieć tak wcześnie, jak tylko to możliwe. Docelowo ma przecież stanowić znaczne ułatwienie dla każdego z nich. Spowoduje również najprawdopodobniej zmianę znanych im dotychczas procedur, do czego warto ich uprzednio przygotować.

2. Angażuj w proces tworzenia

Sygnalizowanie pracownikom o planach to jedna kwestia. Idąc dalej, warto przeanalizować zaangażowanie ich w dyskusję na temat tego jak projektowana platforma powinna wyglądać. W ostateczności to oni będą ją użytkować w codziennej pracy. Warto zatem dowiedzieć się co aktualnie sprawia im najwięcej trudności i zajmuje najwięcej czasu, a także jakie są ich potrzeby – narzędzia, rozwiązania, funkcjonalności, udogodnienia. Nie wszystkie zaproponowane pomysły będą możliwe do zrealizowania, jednak dzięki tym sugestiom nowy system będzie maksymalnie dostosowany do oczekiwań. Co więcej, sama sposobność wzięcia czynnego udziału w procesie, jest wyrazem docenienia pracowników oraz uszanowania ich potrzeb.

Wskazówka: Uczestnicząc w procesach związanych z usprawnieniem platformy pracownicy nie tylko otrzymują narzędzie, które spełnia ich wymagania i pomaga w pracy każdego dnia. Są oni tym samym współodpowiedzialni za jego sukces, przez co chętniej z niego korzystają.

3. Pozwól im testować

Zezwólmy na testowanie przez pracowników - wszystkim lub wybranej grupie - przygotowywanego rozwiązania, w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Sprawdzenie produktu pozwali na wczesnym etapie zdiagnozować ewentualne problemy i usprawni modyfikację wymagających tego funkcjonalności. Wszystko to ma na celu sprawić, by był bardziej przyjazny dla użytkowników. Następną korzyścią jest możliwość wstępnego zaznajomienia się z systemem, co pozwoli na skrócenie procesu szkolenia w przyszłości.

4. Stwórz przyjazny system

Musi być intuicyjny, wygodny i prosty w obsłudze – tak, aby każdy był zadowolony z możliwości korzystania z niego. Jest to tym bardziej istotne w sytuacji, kiedy obiecaliśmy pracownikom, że tak właśnie będzie. W przeciwnym razie osiągniemy efekt odwrotny do zamierzonego i wydajność pracy może znacznie spaść.

5. Szkolenie dla pracowników

Niezależnie czy i jak mocno pracownicy byli zaangażowani w proces projektowania systemu, warto jest zrealizować szkolenie z jego obsługi, które będzie przeprowadzone przez firmę, która dostarcza platformę. Dzięki temu możliwe będzie lepsze poznanie wszystkich możliwości platformy i w pełni wykorzystanie jej potencjału. Najczęściej tego typu instruktaże nie trwają dłużej niż kilka godzin, a korzyści z ich realizacji z pewnością przyniosą długofalowe korzyści.

6. Regularnie zbieraj opinie

Tak samo, jak w przypadku każdego produktu, w systemie informatycznym także z czasem mogą pojawić się sytuacje, które utrudniają sprawne użytkowanie platformy. Wszyscy pracownicy powinni dysponować wiedzą, do kogo zwrócić się w takiej sytuacji oraz kto odpowiada za sprawne i szybkie udzielenie im pomocy. Warto również zachęcić ich, by wszelkie niejasności zgłaszane były niezwłocznie po ich zanotowaniu.

Wskazówka: Istotną praktyką jest cykliczne badanie opinii pracowników. W krótkich kwestionariuszach można prosić o ocenę poszczególnych aspektów, własne spostrzeżenia i pomysły na kolejne udogodnienia. Kolejnym etapem mogą być rozmowy indywidualne, które będą nieocenioną pomocą w ustaleniu, gdzie leży ewentualny problem oraz jakie jest (zdaniem rozmówcy) jego najlepsze rozwiązanie. Wszystkie znaczące zmiany powinny być konsultowane przede wszystkim z użytkownikami oraz przez nich testowane.

Michał Suszka, Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka wyjaśnia: „Wprowadzanie nowych modułów wynikało z potrzeby usystematyzowania kolejnych obszarów. Zdecydowaną większość stanowiły pomysły pracowników, którzy wskazywali, co uważają za konieczne do wprowadzenia, np. delegacje, profile pracowników, centrum obsługi gwarancji, kalendarz itp.”

7. Monitoring platformy

Wiele firm popełnia błąd, który potencjalnie może skazać ich system na mniejsze lub większe niepowodzenie. Zapomina się, że po wprowadzeniu nowej platformy należy ją stale monitorować, analizować jej działanie oraz na bieżąco udoskonalać. Już na etapie wyboru dostawcy warto kłaść nacisk na fakt czy posiada on rozwiązania monitorujące. Automatyzują one i ułatwiają weryfikowanie takich kwestii jak chociażby czas spędzony w obrębie danego modułu, czas wykonywania poszczególnych operacji, czy popularność użycia konkretnych elementów i funkcji.

Marcin Wojtoń, Dyrektor Obsługi Klienta, Ideo wyjaśnia: „Pomimo ciągłej rozbudowy i wdrażania kolejnych modułów platforma Logito w Śnieżce nie straciła na przejrzystości i intuicyjności, co podkreślają sami pracownicy. Zachowanie tego balansu jest niezwykle ważne przy przeprowadzaniu rozbudowy działających w firmie narzędzi. To, co odróżnia prace związane z systemem w Śnieżce od innych, to ciągła jego transformacja. Mamy szereg wdrożeń, w których narzędzia IT są rozwijane, jednak w niewielu przypadkach dzieje się to tak dynamicznie, jak w przypadku Śnieżki. Wprowadzając aplikacje dedykowane dążymy do tego, aby to użytkownicy wskazali nam jak ma wyglądać dany system. Tutaj zadziałało to na tyle skutecznie, że obecnie większość nowych modułów jest zgłaszana, jako potrzeba, ze strony pracowników.”

8. Rozbudowuj, modernizuj, udoskonalaj

W procesie rozwoju firmy nie można zapominać o wykorzystywanych w codziennej pracy systemach informatycznych. Ich modernizacja, odświeżenie czy rozbudowa to naturalny proces, który pozwala na zachowanie atrakcyjności i funkcjonalności.

Wskazówka: Wypracowanie mechanizmu umożliwiającego pracownikom zgłaszanie luźnych pomysłów porządkuje proces udoskonalania platformy. Możliwość aktywnego komentowania i wzajemnej oceny sugestii zgłaszanych przez innych, pozwala nie tylko na poznanie opinii szerokiego grona użytkowników. Ułatwia również podjęcie decyzji i wybór tych pomysłów, które są aprobowane przez zdecydowaną większość pracowników.

Michał Suszka Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka podsumowuje: „Logito zostało szybko i sprawnie wdrożone i zmienia się cały czas. Nie przypomina już systemu sprzed 10 lat. Obecnie w skład platformy wchodzą 24 moduły, które wiążą się z 6 innymi systemami użytkowanymi w Śnieżce, ale i z systemami zewnętrznymi. Codziennie w systemie pracuje jednocześnie około 150 użytkowników, którzy obsłużyli już ponad 584 tys. pism. System jest dostępny online dla naszych pracowników także w innych krajach m.in. na Ukrainie i Białorusi.”.

Uzupełnieniem artykułu jest infografika: 8 kroków do dobrej inwestycji IT.