eFaktury + KSeF. Wymierne oszczędności na wyciągnięcie ręki.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną, która umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturowanych za pośrednictwem systemu przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki scentralizowanemu systemowi fakturowania VAT ustawa daje możliwość wydajniejszego przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze podatków oraz skuteczniejszego egzekwowania obowiązku podatkowego w Polsce. Ułatwia również organom administracji państwowej sprawowanie kontroli nad dokumentami finansowymi, które przekazywane są pomiędzy kontrahentami.

W chwili obecnej platforma KSeF znajduje się w okresie przejściowym. Korzystanie z niej jest nieobowiązkowe i traktowane jako pilotaż tego rozwiązania. Jeśli testy zakończą się pozytywnie, to już w 2023 roku ma stać się ona obowiązkiem wszystkich podatników w Polsce.

Sprawne procesowanie dokumentów finansowych stanie się priorytetem dla wielu firm. Dlatego już teraz warto pomyśleć o wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur. Zintegrowanie programów finansowo-księgowych z systemem państwowym pozwoli na automatyzację procesów związanych z fakturowaniem i pozwoli na wygenerowanie wymiernych oszczędności.

Jakie korzyści wynikają z Krajowego Systemu eFaktur?

Resort finansów planuje od drugiego kwartału 2023 roku wprowadzenie obowiązkowego korzystania z systemu KSeF. W skutek nowych zasad, każda krajowa faktura zakupowa wysłana do kupującego, pojawi się także w Krajowym Systemie eFaktur. Nałożony obowiązek nie będzie jednak wykluczać stosowania już przyjętych form wysyłania faktur. Firmy w dalszym ciągu będą miały możliwość przesyłania dokumentów w formie tradycyjnej (papierowej) oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej. Platforma KSeF stanie się początkiem drogi do automatyzacji procesów finansowo-księgowych dla dużej większości przedsiębiorstw, które w porozumieniu z Kontrahentem i wyrażeniu przez niego zgody na przesyłanie e-faktur, znacznie usprawnią z nimi współpracę.

Wprowadzenie nowego systemu w dużej mierze wyprze wystawianie faktur, korekt czy duplikatów w formie papierowej. Zastąpi również znane metody wysyłania dokumentów e-mailem, a popularny OCR (system zaczytywania danych z faktur podczas skanowania dokumentów) odejdzie do lamusa.

„Wraz z powszechnym wprowadzeniem KSeF, wielu z naszych Klientów, dla których zdecydowana większość faktur, to dokumenty krajowe, zwyczajnie będzie rezygnowała w kolejnych miesiącach z usługi OCR. Faktura ustrukturyzowana ma własną budowę w formacie XML (nie musimy dodatkowo weryfikować zawartych w niej informacji), dzięki czemu po integracji z KSeF dane same znajdą swoje miejsce w systemie. Wprowadzanie informacji do systemu z każdej faktury nie będzie więc potrzebne, co jeszcze bardziej skróci czas obiegu dokumentu finansowego. Ponadto, wraz z fakturą z KSeF, trafi do nas podział na wszystkie linie znajdujące się na fakturze. To pozwoli na wykorzystanie tych danych podczas dalszego procesowania faktury." – Marcin Kandefer, Kierownik Kluczowych Klientów w Logito Sp. z o.o.

System KSeF stanie się swojego rodzaju magazynem przechowującym dokumenty finansowe firm przez okres 10 lat od momentu wystawienia. Tym samym przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur w tradycyjnej formie.

7 kwietnia 2022 r. oddana została do testów Aplikacja Podatnika KSeF, która dostępna jest z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki niej dostęp do faktur mogą uzyskać podmioty posiadające konto w Krajowym Systemie eFaktur, jaki kontrahenci niezarejestrowani. Dzięki tzw. dostępowi anonimowemu przedsiębiorca po wpisaniu numeru faktury oraz m.in. kwoty, będzie miał dostęp do zwizualizowanego dokument. System umożliwi mu pobranie faktury w formacie HTML oraz XLS, a następnie otworzenie jej w arkuszu kalkulacyjnym.

Korzyści przejścia na elektroniczny obieg faktur

Implementacja elektronicznego obiegu faktur to przede wszystkim automatyzacja procesu opisywania oraz akceptacji kosztowej faktur. Przedsiębiorstwo posiadające takie rozwiązanie może w pełni korzystać z cyfrowych zapisów, bez konieczności drukowania dokumentów. Niezaprzeczalną korzyścią dotyczącą standaryzacji procesu akceptacji kosztowej jest zmniejszenie ryzyka wystąpienia pomyłek lub zgubienia faktury. Integracja elektronicznego obiegu faktur z Krajowym Systemem eFaktur, pozwoli w perspektywie kilku najbliższych lat, na zupełne wyeliminowanie papieru w procesie rozliczeń.

System Logito automatycznie pobierze dokumenty z KSeF oraz uruchomi odpowiednie procesy, takie jak weryfikacja, opis merytoryczny czy akceptacja kosztowa. Elektroniczny obieg faktur to wygodne narzędzie, które w płynny sposób będzie realizować przepływ informacji finansowej w firmie oraz z naszymi Kontrahentami.

Podjęcie decyzji związanej z przejściem na ewidencję elektroniczną często wiąże się z wdrożeniem dodatkowego oprogramowania do obsługi e-faktur. Pojawiają się wówczas niesłuszne obawy dotyczące związanych z tym kosztów. Prowadzenie działalności tradycyjnej pochłania obecnie więcej środków finansowych firmy niż optymalizacja przepływu dokumentów, która daje wymierne korzyści, również te poza kosztowe.

Poza środkami finansowymi, jednym z głównych aktywów, który kształtuje działalność naszej firmy jest – czas. A czas, to pieniądz i wszelkie sposoby skrócenia wykonywania różnych czynności są dziś na wagę złota. Implementacja odpowiednich narzędzi, takich jak elektroniczny obieg faktur, w dużej mierze pozwoli na skrócenie czasu procesowania dokumentów i tym samym ograniczy koszty finansowe.

Redukcja kosztów jest ważnym argumentem dla wdrożenia elektronicznego obiegu. Dlatego warto przyjrzeć się, jakie firma ponosi wydatki w tradycyjnym, papierowym modelu obiegu faktur.

• wydatki związane z wydrukiem – papier, tonery to koszt od 0.06 gr do 0.12 gr za 1 fakturę,
• wydatki związane z wysyłką – koperty od 20 gr za sztukę oraz znaczki na listy - 3,60 zł za 1 znaczek na list ekonomiczny, 5,90 zł - list ekonomiczny polecony,
• wydatki związane z serwisem oraz peryferyjną naprawą urządzeń
• koszt rachunków za energię elektryczną

Biorąc pod uwagę fakt, że w modelu tradycyjnym musimy wydrukować dwie faktury (na potrzeby ewidencji firmy oraz dla Kontrahenta), to koszt ich wydruku wynosi około 6,22 złotych netto. Inaczej kwoty te przedstawiają się przy wydruku większej ilości faktur. Koszt jaki musi ponieść firma w skali miesiąca, a nawet roku jest znacznie wyższa niż automatyzacja tego procesu.

• 500 faktur miesięcznie (ok. 24 faktury dziennie) to koszt 3 110 zł, a w skali roku 37 320 zł,
• 1000 faktur miesięcznie (ok. 48 faktur dziennie) to koszt 6 220 zł, a w skali roku 74 640 zł,
• 1500 faktur miesięcznie (ok. 73 faktury dziennie) to koszt po 9 330 zł a w skali roku 111 960 zł,
• 2000 faktur miesięcznie (95 faktur dziennie) to koszt 12 440 zł, a w skali roku 149 280 zł.

Co istotne, oszczędności tego rzędu można wprowadzić w praktycznie każdej firmie. Jak? Sprawdź dodatkowe informacje o Elektronicznym Obiegu Faktur, bezpośrednio na stronie produktowej.

* Powyższe wyliczenia, to wydatki związane z wydrukiem oraz wysyłką pojedynczej faktury o standardowym formacie. Wszystko może się zmienić w sytuacji, kiedy zdecydujemy się na priorytetową formę wysyłki faktury. Koszt wzrośnie i za 1 sztukę w standardowym formacie zapłacimy 8,40 zł. Jeśli uznamy, że faktury będziemy wysyłali w większym formacie niż standardowym (format L), to dodatkowo trzeba będzie ponieść opłatę około 15.60 zł za list polecony.

Biorąc pod uwagę powyższe czynniki, wydatki związane z wydrukiem znacznie się zmienią – przy 1500 fakturach miesięcznie poniesiemy koszt pomiędzy 13 080 zł a 23 880 zł. Przy założonych parametrach koszt roczny będzie dwanaście razy większy.

Tradycyjny obieg faktur pochłaniaczem cennego czasu

Kolejnym ważnym czynnikiem, który wpływa na decyzję o wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur, jest wydajność działań biznesowych. To co jest istotne dla firm, to skuteczne sposoby digitalizacji dokumentów papierowych oraz wydajne zarządzanie nimi. Automatyzacja zadań pozwala na bieżące monitorowanie ich z poziomu własnego gabinetu. Następstwem tego procesu jest poprawa produktywności pracowników, zwiększenie wydajności oraz optymalizacja kosztów.

Dobrym przykładem zadania, które występuje w procesie tradycyjnym (papierowym) jest obieg faktur pomiędzy pracownikami. Generuje to dodatkowe koszty, a przekazywanie dokumentów z rąk do rąk może spowodować ich zagubienie lub zniszczenie. Dzięki automatyzacji tego istotnego procesu można skutecznie zoptymalizować jego przebieg.

Implementacja systemu elektronicznego zarządzania obiegiem faktur pozwala na swobodny wgląd w stan finansowy firmy. Gwarantuje automatyczne pilnowanie terminów, tych urzędowych, jaki i związanych ze współpracą z Kontrahentami. Umożliwia dostęp do dokumentów elektronicznych w czasie rzeczywistym, a system zabezpieczeń zmniejsza ryzyko utraty danych.

Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja w tradycyjnym obiegu faktur. Na co dzień w firmach możemy spotkać się z wieloma zadaniami, które pracownicy wykonują w sposób manualny. Poniżej została umieszczona lista zawierająca większość zadań, które występują w papierowym obiegu dokumentów.

• ręczna ewidencja odbioru faktury,
• przekazywanie faktur pomiędzy pracownikami z różnych działów,
• monitoring procesów dot. duplikatu faktury,
• korekty faktur,
• opisywanie faktur na odwrocie dokumentu,
• podział kwot faktury na konkretne pozycje opisu,
• kontrola kwot w opisie – stawki VAT, netto oraz brutto, przelicznik waluty,
• monitoring limitów autoryzacji kwotowej,
• ręczne wprowadzanie danych z faktury do systemu finansowo-księgowego,
• sprawdzanie danych Kontrahenta,
• papierowe archiwum – manualna weryfikacja informacji o fakturze,
• obieg faktur dotyczący akceptacji kosztów (podpisy pod fakturą),
• katalogowanie dokumentów w archiwum,
• przypomnienia do pracowników lub Kontrahentów wysyłane mailem lub kontakt telefoniczny.

Często w przedsiębiorstwach, w których nie ma wdrożonego elektronicznego obiegu faktur, funkcjonuje system mieszany opisu i akceptacji faktur. Taki hybrydowy model występuje w firmach, które starają się ograniczyć wystawienie dokumentów w postaci tradycyjnej. Obieg faktur zakupowych występuje w formie papierowej, jak również elektronicznej. Opis i akceptacja tych dokumentów prowadzona jest za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w sposób ręczny, co niestety wymusza ich drukowanie.

Rozwiązaniem, które pozwoli na rezygnację z papierowej formy obiegu faktur będzie pojawienie się centralnego źródła dla wszystkich krajowych faktur (KSeF). Nowy system umożliwi firmom pobieranie dokumentów bezpośrednio z jego zasobu danych. Wprowadzenie nowego systemu zawsze rodzi wiele pytań i wątpliwości ze strony dostawców, jak i pracowników firm.

• Czy powinno wysyłać się papierową fakturę, skoro znajduje się ona w KSeF?
• Czy należy sprawdzać faktury pojawiające się w KSeF?
• Jak rejestrować zgody Kontrahentów na przekazywanie faktur?
• Jak wygląda proces opisu faktur i ich akceptacji?

To tylko klika pytań, na które możemy znaleźć odpowiedź w integracji systemu państwowego z systemem elektronicznym zarządzania obiegiem faktur.

Firmy, które posiadają wszystkie krajowe faktury zakupowe dostępne w KSeF mogą dodatkowo wdrożyć system LOGITO wraz z modułem do elektronicznego obiegu faktur. Połączenie tych dwóch systemów sprawi, że proces obiegu faktur zostanie w pełni zautomatyzowany. LOGITO sam odbierze faktury z KSeF i automatycznie uruchomi proces związany z ich opisem oraz akceptacją. Firmy, które nie posiadają jeszcze rozwiązań wspierających obiegu faktur, właśnie teraz mają najlepszy czas, aby podjąć taką decyzję.

Czego możemy spodziewać się po wprowadzeniu KSeF?

„Już teraz obserwujemy wzrost zapytań od potencjalnych, jak i obecnych Klientów, dotyczących KSeF. Można podzielić ich na 2 grupy: tych, którzy nie posiadają elektronicznego obiegu dokumentów oraz tych, którzy chcą integrować swoje systemy z platformą. Dla pierwszej grupy, tego typu automatyzacja będzie wymagała większych zmian organizacyjno-biznesowych. Wraz z wdrożeniem systemu będą musieli również porzucić papierowy obieg, na rzecz w pełni elektronicznego obiegu faktur. Druga grupa Klientów już teraz doskonale zdaje sobie sprawę z korzyści związanych z KSeF i oczekuje z niecierpliwością na czas, w którym nikt żadnych danych z faktur nie będzie musiał przepisywać" – Adrian Kaczor. Key Account Manager.

Firmy, które już korzystają z elektronicznego obiegu faktur w systemie LOGITO skróciły czas zarządzania fakturami do absolutnego minimum.

System KSeF stawia przed dostawcami rozwiązań IT nowe wymagania dot. integracji. Firmy IT muszą być gotowe na spełnienie potrzeb zmieniającego się rynku biznesu zarówno w obszarze narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów, systemów finansowo-księgowych, jak i oprogramowania ERP. „Jako firma IT musimy być gotowi na spełnienie potrzeb tych dwóch grup Klientów. Edukacja firm w tym zakresie odegra ogromną rolę, zarówno z punktu widzenia technologicznego, sprzedażowego jak i marketingowego” – Karol Floriańczyk, Key Account Manager.