Dedykowany system wspierający zarządzanie projektami

Matexi Group jest wiodącym holdingiem deweloperskim w Belgii. Firma posiada imponujące 70-letnie doświadczenie na europejskim rynku deweloperskim. W tym czasie zbudowała portfel ponad 30 tysięcy zrealizowanych projektów. Na polskim rynku Matexi istnieje od 2010 r. W chwili obecnej polski oddział firmy posiada w swoim portfolio ponad 2 tys. zrealizowanych inwestycji na terenie Warszawy.

Zadania i cele

Dla Klienta wdrożyliśmy autorską platformę LOGITO, która pozwoliła na digitalizację szeregu procesów biznesowych.

Dedykowany system wspiera zarządzania dokumentacją i projektami, znacznie usprawniając pracę firmy.

W systemie odwzorowana została pełna struktura organizacyjna firmy, a także zależności pomiędzy działami i poszczególnymi pracownikami z uwzględnieniem posiadanych przez nich uprawnień. Workflow akceptacji zamówień czy faktur w systemie, został zaprogramowany zgodnie z naturalnie występującymi w firmie procesami. W ramach projektu wdrożone zostały różne moduły systemu LOGITO m.in. obieg faktur, budżet czy zamówienia.

Dzięki modułowi zarządzania budżetem, w każdym projekcie istnieje możliwość indywidualnego zdefiniowania szczegółów finansowych. Możliwe jest wprowadzenie właściwych kwot do każdej pozycji budżetowej, zgodnie z przyjętym szablonem rozliczania kosztów w projektach. Szablon budżetu posiada strukturę drzewiastą dotyczącą:

• Głównych kategorii kosztów,
• pozycji budżetowych,
• kwalifikatorów kosztów,
• rodzajów kosztów.

Do każdej z wyżej wymienionych pozycji kosztowych możliwe jest zamieszczanie informacji związanych z kwotami, zamówieniami czy fakturami. Obieg faktur pozwala na połączenie danego zamówienia z fakturami dodanymi do systemu. Moduł obiegu zamówień pozwala na śledzenie procesów związanych z realizacją zamówień oraz pełne raportowanie. Wdrożone do systemu pozycje budżetowe ułatwiają dopilnowanie, by zamówienia oraz faktury nie przekraczały planowanych kosztów. Dodatkowo system aktualizuje na bieżąco informacje o dostępnych kwotach w ramach pozycji budżetowych, co eliminuje ryzyko wystąpienia błędu. Jest to szczególnie istotne przy wielu, prowadzonych równolegle projektach, operujących na znacznej ilości pozycji budżetowych.

W systemie wdrożony został także mechanizm zapewniający dodatkową kontrolę nad zachodzącymi procesami i podejmowanymi działaniami, często obejmującymi wysokie budżety. Wszelkie wykonywane zadania czy zmiany w systemie, wymagają akceptacji przez osoby decyzyjne. Wprowadzona do systemu „polityka czterech oczu”, wymaga akceptacji dodawanego dokumentu przez przynajmniej dwie osoby.

Oprócz realizacji bieżącego projektu, w przyszłości planowana jest rozbudowa systemu o Mechanizm Podzielonej Płatności (Split Payment) oraz wdrożenie automatycznej płatności.

Główne korzyści dla Klienta

• Zautomatyzowana i uproszczona ścieżka akceptacji,
• optymalizacja i usprawnienie szeregu procesów,
• zarządzanie kosztami, zamówieniami i fakturami z poziomu jednego panelu,
• elastyczny system na bieżąco dopasowywany do zachodzących zmian oraz nowych potrzeb Klienta.