Automatyzacja procesów produkcyjnych – od Excela do zintegrowanych systemów

Kiedy Excel przestaje pomagać firmie produkcyjnej

Excel to dobre narzędzie – chyba nikt nie ma co do tego wątpliwości.

Przynajmniej, gdy korzysta się z niego zgodnie z jego przeznaczeniem i skalą, tzn. dopóki z arkusza korzysta jedna lub dwie osoby, a nawet i kilka, to sprawdza się bardzo dobrze. Kłopot zaczyna się w momencie, gdy firma szybko rośnie, a arkusz rośnie razem z nią – choć chyba lepiej pasowałoby tu określenie „puchnie”, bo w praktyce wygląda to tak, że najpierw ktoś dopisuje statusy zleceń, potem stany magazynowe, potem dane wklejane z innych programów. Z pliku korzysta już nie dwóch, tylko dziesięciu pracowników, a w mailach i na dyskach krąży kilka jego wersji. I oczywiście każdy twierdzi, że to jego wersja jest najbardziej aktualna.

W tym momencie Excel staje się nieoficjalnym systemem firmy. Nikt go nie wdrażał, nikt nad nim tak do końca nie panuje i nikt za niego nie odpowiada, a mimo to właśnie na nim opierają się codzienne decyzje. Zazwyczaj objawia się w firmie na kilka sposobów:

• firma ma ERP albo WMS, ale przed ważną decyzją ktoś mówi „sprawdźmy to jeszcze w Excelu”,
• kilka osób pracuje na różnych kopiach tego samego pliku i co jakiś czas trzeba ustalać, która wersja jest prawdziwa,
• dane w arkuszu mają różne formaty, braki i literówki, bo Excel – niczym papier – przyjmie wszystko.

Ostatni sygnał jest najgroźniejszy, bo arkusz nie sprawdzi, czy indeks produktu w ogóle istnieje, więc po kilku miesiącach wklejania danych z różnych źródeł panuje tam kompletny chaos. Raport, który na nich powstaje, wygląda wiarygodnie – ale podejmowanie decyzji w oparciu o dane z niego jest niczym wróżenie z fusów.

Gdzie w produkcji jest najwięcej ręcznej pracy? (I nie chodzi o taśmę na hali)

Excel najczęściej pojawia się tam, gdzie kończy się jeden dział, a zaczyna drugi – albo tam, gdzie dwa systemy nie synchronizują się ze sobą. Jeśli integracja nie działa, lukę wypełnia człowiek, tzn. kopiuje dane z jednego programu, wkleja je do arkusza i porównuje z drugim. Często dotyczy to:

• raportowania realizacji zleceń dla zarządu i działu handlowego,
• uzgadniania stanów magazynowych z potrzebami produkcji,
• zbierania danych o przestojach i awariach maszyn,
• przygotowywania ofert na podstawie zapytań, które przychodzą mailem.

Osobną kategorią jest plan produkcji – nawet firmy z rozbudowanym ERP często układają go w Excelu, bo plan zmienia się w ciągu dnia. Rzecz w tym, że rano wszystko jest ułożone, a po dwóch godzinach jedna maszyna ma awarię, dostawa materiału się spóźnia, a dwóch operatorów jest na zwolnieniu – i arkusz Excela pozwala łatwo i szybko przestawić wtedy kolejność zadań, więc ludzie odruchowo po niego sięgają.

Problem w tym, że te zmiany nie trafiają jednak nigdzie dalej poza arkusz. Magazyn, dział handlowy i zarząd nadal widzą plan z początku dnia…

ERP, MES, WMS i CRM bez integracji, czyli cztery wersje tego samego zlecenia

Oczywiście nie każda firma produkcyjna stoi na Excelu – dotyczy to raczej firm rozwijających się; te rozwinięte i świadomie zarządzane korzystają z kilku systemów, z których każdy obsługuje inny fragment pracy:

• ERP (system do zarządzania zasobami firmy) gromadzi zamówienia, zlecenia i dane finansowe,
• MES (system do nadzoru nad produkcją) pokazuje, co dzieje się na hali,
• WMS (system do zarządzania magazynem) śledzi stany materiałów i wyrobów gotowych,
• CRM przechowuje informacje o tym, co i kiedy zamówił klient.

Każdy z nich działa poprawnie, ale pokazuje tylko wycinek rzeczywistości. Bez integracji ich wszystkich firma nadal ma kilka wersji tych samych danych – w ERP zlecenie ma status „w realizacji”, w MES widać, że maszyna, na której miało być wykonane, od rana stoi z powodu awarii, a w WMS brakuje materiału, który miał dojechać wczoraj. W efekcie handlowiec patrzy w CRM i obiecuje klientowi termin, którego zakład nie dotrzyma – bo nie ma aktualnych informacji.

Nikt nie popełnił tu błędu. Brakuje tylko miejsca, w którym kierownik produkcji albo członek zarządu zobaczy wszystkie te informacje naraz.

Integracja systemów produkcyjnych usuwa ten problem u źródła: dane przechodzą automatycznie między ERP, MES, WMS i CRM, więc zmiana statusu w jednym miejscu od razu pojawia się w pozostałych. Dlatego też automatyzacja procesów magazynowych też ma realny sens dopiero wtedy, gdy WMS dostaje aktualne dane z planu produkcji.

Ten sam mechanizm działa poza produkcją: jeden z naszych klientów, lider branży targowej, opierał cały obieg informacji na plikach Excela i przez to nie mógł organizować kolejnych targów od razu po sobie, jedne po drugich. Wdrożyliśmy kilka systemów i połączyliśmy je ze sobą – w rezultacie dziś informacje przechodzą między nimi bez ręcznego przepisywania, a problem zniknął.

Ile kosztuje spóźniona informacja

Operowanie na nieaktualnych danych często ma poważny skutek: firma może analizować to, co już się wydarzyło, ale nie może temu zapobiec.

Wyobraź sobie, że zakład zaplanował produkcję na konkretnej maszynie, a ta od dwóch godzin stoi. Jeśli informacja o przestoju trafi do kierownika następnego dnia w raporcie z Excela, kierownik precyzyjnie policzy stratę. Ale nie przesunie zlecenia na inną linię ani nie uprzedzi klienta, bo na to jest już za późno.

Automatyzacja skraca więc drogę informacji z hali do osób decydujących o przebiegu produkcji. Gdy dane z maszyn spływają automatycznie, system może reagować na przekroczenie ustalonych progów, np. wysłać SMS albo e-mail do kierownika zmiany, gdy maszyna stoi dłużej niż kwadrans. Może też wykrywać nietypowe odchylenia w danych lub po prostu awarie.

Takie funkcje kojarzą się z dużymi systemami klasy MES, ale nie trzeba od razu wdrażać ciężkiego systemu. Często wystarczy zautomatyzować zbieranie danych i powiadomienia w procesach, które już działają.

Od czego zacząć automatyzację procesów produkcyjnych?

Automatyzacja procesów nie musi zaczynać się od wielkiego projektu i rewolucji całej firmy. A wręcz nie powinno tak być: zarząd zyska najwięcej, jeśli wybierze jeden proces, który szybko daje widoczny efekt, zoptymalizuje go i zautomatyzuje – a dopiero potem następny.

Dobrym kandydatem na pierwszy ogień jest monitoring produkcji. Jego zadaniem jest to, żeby w każdej chwili było wiadomo:

• które zamówienie jest teraz realizowane,
• na jakim jest etapie i ile zostało do końca,
• czy na którejś linii jest przestój,
• a jeśli tak, to z jakiego powodu.
   

„Monitoring realizacji produkcji to dość wdzięczny proces. Od pierwszego dnia zbierania danych kierownik widzi, co się dzieje na hali i może zareagować z wyprzedzeniem. Często firmy rozbudowują go potem o kolejne elementy.” – fragment podcastu z Janem Mazurem

Drugim procesem na start może być obsługa zapytań ofertowych. Model AI analizuje zapytania ze skrzynki i przygotowuje wstępne wersje ofert, więc handlowiec odpowiada klientowi szybciej. Oba procesy mają wspólną cechę: pozwalają w małej skali sprawdzić, czy automatyzacja procesów rzeczywiście działa w firmie, zanim zarząd zdecyduje o większych inwestycjach.

Automatyzacja a ludzie na hali

W każdej rozmowie o automatyzacji ktoś w końcu zapyta, czy pracownicy nie będą już potrzebni i czy oznacza to zwolnienia. A od odpowiedzi na to pytanie zależy, czy zespół będzie wdrożenie wspierać, czy je sabotować. Celem automatyzacji zwykle nie jest zmniejszenie zatrudnienia – firma wdraża ją po to, żeby system przejął przepisywanie danych i przygotowywanie co tydzień tego samego raportu. Ludzie zyskują wtedy czas na obsługę wyjątków, podejmowanie decyzji i ocenę jakości procesów, a zejdzie z nich część odpowiedzialności za błędy (których będzie zdecydowanie mniej).

Samo zapewnienie nie wystarczy. Kierownictwo powinno pokazać, które czynności przejmie system i czym pracownik zajmie się po wdrożeniu. Kiedy ludzie widzą swoje miejsce po zmianie, przestają traktować automatyzację jak zagrożenie.

Bezpieczeństwo danych: model w chmurze czy na własnym serwerze?

Zarząd, który słyszy o AI, zwykle od razu powinien pytać, gdzie trafią dane firmy. To słuszne pytanie. W Ideo projektujemy rozwiązania tak, żeby decyzję podejmował klient; może korzystać z modeli działających w chmurze, czyli wysyłać zapytania do zewnętrznych dostawców, ale może też zainstalować modele na własnych serwerach, tak żeby dane w ogóle nie opuszczały jego firmy. Wybór zależy od tego, jak wrażliwe są dane.

Komu powierzyć AI w firmie: zespołowi czy jednej osobie?

W wielu firmach pracuje ktoś, kto dobrze zna narzędzia AI i sam automatyzuje kolejne zadania. Warto go włączyć w projekt, ale jeden człowiek rzadko kiedy udźwignie całe wdrożenie. Skuteczna automatyzacja procesów biznesowych wymaga kilku kompetencji naraz: analizy procesów, pracy z danymi, integracji systemów i przygotowania instrukcji dla modeli AI (tzw. promptów systemowych), od których zależy jakość odpowiedzi. Nawet doświadczony specjalista ds. automatyzacji procesów rzadko jest ekspertem we wszystkich tych obszarach. Zespół wdrożeniowy Ideo obejmuje je wszystkie, od analityków danych po osoby, które projektują prompty.

Drugą sprawą jest dokumentacja. Narzędzia AI zmieniają się szybko, więc za rok firma będzie musiała poprawić instrukcje albo podmienić model. Jeśli wiedza o rozwiązaniu istnieje tylko w głowie tylko jednej osoby, po jej odejściu nikt nie będzie wiedział, jak to działa. Dlatego zaczynamy od analizy procesów i danych, dobieramy narzędzie do konkretnego zastosowania i przekazujemy klientowi dokumentację.

Czy da się całkowicie odejść od Excela?

Excel wypełnia lukę między systemami. Jeśli tę lukę wypełni zautomatyzowany proces, który sam przekaże dane, sięganie po arkusz będzie coraz mniej potrzebne. Arkusz nadal przyda się do jednorazowej analizy. Chodzi o to, żeby przestał być nieoficjalnym systemem, na którym opiera się zarządzanie produkcją, a zaczął być jedynie dodatkiem. O tym, jak firmy produkcyjne odchodzą od Excela i od czego zaczynają automatyzację, Jan Mazur z Ideo opowiada szerzej w rozmowie na kanale myERP.

Zacznij od analizy jednego procesu

Jeśli plan produkcji, statusy zleceń albo raporty z hali wciąż powstają w Excelu, nie musisz od razu zmieniać wszystkich systemów – wystarczy, że zaczniesz od jednego procesu. Przeanalizujemy go razem z Tobą, pokażemy, gdzie firma traci czas i dane oraz powiemy wprost, czy automatyzacja ma w tym miejscu sens. Po takiej rozmowie będziesz wiedzieć, od czego zacząć i czego się spodziewać. Porozmawiajmy o Twoim procesie.