Aplikacja "Urlopy" czyli szybkie i sprawne zarządzanie urlopami

di.com.pl, Autor: Anna Dubiel

Powoli zbliża się okres wakacyjny, co jest jednoznaczne ze wzrostem liczby pracowników, którzy będą składać podania o urlop. To z drugiej strony wiąże się z piętrzącymi się stertami wniosków, ciągłymi telefonami z zapytaniami dotyczącymi pozostałego urlopu, jak i komplikacjami wynikającymi z zastępstw na czas absencji danego pracownika. To tylko namiastka obowiązków, jakie spadają w tym czasie na dział kadr. Współczesne rozwiązania umożliwiają administrowanie nieobecnościami szybciej i prościej.

W teorii administrowanie nieobecnościami i urlopami jest zadaniem nieskomplikowanym. Niestety w praktyce nawet dla firm, które dysponują niewielką kadrą pracowniczą to złożony i wieloetapowy proces, w który zaangażowany jest cały zespół ludzi. Z jednej strony nie jest to priorytet w wachlarzu zadań pracowniczych, a z drugiej należy to zadanie wykonać terminowo. Skalę całej procedury można zobaczyć na prostym przykładzie. W przedsiębiorstwie zatrudniającym ok. 100 pracowników na przestrzeni całego roku wystawianych jest nawet kilkaset wniosków urlopowych. Każdy pojedynczy wolny dzień lub okres wiąże się z przeprowadzeniem odpowiedniego postępowania.

Cały proces składa się kilku z etapów. W każdym z nich uczestniczą kolejni pracownicy zaczynając od wnioskującego, po przełożonego. Niekiedy zaangażowany jest także pracownik zastępujący, zaś każdy element jest nadzorowany przez Dział Kadr. Należy również pamiętać o sekwencji czynności, które muszą zostać wykonane. Są to: weryfikacja terminu urlopu, jaki i liczby pozostałych dni urlopowych, zaakceptowanie przez przełożonych na wszystkich szczeblach wniosku. Ostatnim etapem jest ręczne wypisywanie wniosku urlopowego. Często firmy zmagają się z dodatkowymi trudnościami, jakimi jest nieprzekazanie przez pracowników pozostałym członkom załogi informacji o swojej nieobecności. To bardzo utrudnia możliwość efektywnego rozplanowania nadchodzących zadań. Rozwiązaniem tego typu problemów jest wdrożenie nowoczesnych rozwiązań – ten san proces może odbyć się sprawniej i w krótszym czasie.

Korzyści z systemu

Zgłaszanie urlopów i zarządzanie nimi zachodzi w każdym przedsiębiorstwie. Powszechnie stosowane metody składania wniosków niestety często są zawiłe i czasochłonne. Ujęcie ważności tego zagadnienia jest nierzadko bagatelizowane przez samych pracodawców. Jednocześnie wszystkie kwestie, które rodzą trudności i opóźnienia można rozwiązać prostym w obsłudze systemem. Wynikiem takiego zastosowania jest oszczędność zarówno czasu, jak i zasobów oraz usprawnienie całej gamy działań. Wówczas pracownicy wykorzystują swój czas na rzeczy istotne, przy jednoczesnym zachowaniu porządku informacyjnego oraz w obszarze dokumentacji.

Jakie jeszcze korzyści może przynieść implementacja modułu Urlopy? Zobacz opis wszystkich cech systemu, które realnie przekładają się na korzyści dla firmy.

Wirtualny wniosek urlopowy

Aplikacja „Urlopy”, która wchodzi w skład pakietu systemu LOGITO, to docenione przez znaczne grono przedsiębiorców usprawnienie, w szczególności w ujęciu planowania oraz kontroli nieobecności pracowników czy typowania zastępstw. Zastosowanie aplikacji umożliwia każdemu pracownikowi wirtualne dostarczenie wniosku urlopowego. Tym samym ma on stały dostęp do danych z zakresu wykorzystania pozostałego urlopu, zadań bieżących we wnioskowanym okresie czasu oraz o zaplanowanych urlopach innych pracowników.

Wystarczy zaledwie kilka kliknięć, by wniosek do zaakceptowania został przekazany do przełożonego. Platforma daje możliwość zdefiniowania i edycji ścieżki akceptacji wniosku, co jest rezultatem indywidualnej polityki firmy. Dodatkowo możliwa jest nieskomplikowana modyfikacja formularza, pod własne potrzeby. Ogólnie rzecz ujmując, zebranie wszystkich tych elementów razem daje prostą procedurę wnioskowania o urlop.

Rys. 1. Okno wypełnienia wniosku o urlop - aplikacja „Urlopy” z pakietu LOGITO

Informacja o statusie wniosku (zaakceptowany lub odrzucony) pojawia się w systemie niezwłocznie, a oprócz tego wysyłana jest bezpośrednio na pocztę mailową do pracownika. Tak ujęta procedura pozwala na szybkie, sprawne i dwukanałowe podanie istotnych dla niego informacji. Ostatecznie nie jest konieczny jego czynny udział w procesie akceptacji, co sprowadza się do kontaktu z przełożonym, działem kadr, czy innymi jednostkami opiniującymi, (jeśli takowe występują). Oprócz tego w zakładce „Moje urlopy” zawarte są dane dotyczące statusu złożonego wniosku oraz informacje dodatkowe, np. nieobecności jakie miały miejsce od początku zatrudnienia w firmie, jak i w obszarze określonego przedziału czasu.

Rys. 2. Widok zakładki „Moje urlopy” - aplikacja „Urlopy”

Zarządzanie i kontrola urlopów

Pracownik akceptujący urlopy ma także możliwość zarządzania nimi. Poinformowanie o nowym wniosku pojawia się skrzynce e-mailowej i jednocześnie w systemie, w dedykowanej zakładce „Urlopy do akceptacji”. To miejsce, które daje pracownikowi dostęp do wniosków, z istotnymi danymi, które są niezbędne do zarządzania urlopami, czy podczas podejmowania decyzji. Te informacje to imię i nazwisko pracownika, który wnioskował o urlop, czas trwania urlopu, jego charakter (wypoczynkowy, bezpłatny, okolicznościowy itp.) oraz obecny status.

Co jest niezaprzeczalnym atutem panel ten można zmodyfikować pod własne potrzeby i rozbudować go o kolejne pola, np. o wskazanie przez wnioskującego pracownika osoby zastępującej na czas trwania urlopu. Oprócz tego istnieje możliwość wystawienia wstępnej akceptacji lub odrzucenia wniosku, nawet, jeśli przeszedł już akceptację.

Skróceniem pewnych procesów jest również generowanie list zawierających wnioski lub terminarze. Jest to szczególnie przydatne, kiedy pojawia się potrzeba zdefiniowania wszystkich wniosków oraz zaakceptowanych urlopów w określonym terminie. Funkcja ta pozwala rozplanować zadania pracowników bez konieczności angażowania znacznej części zespołu i poświęcania czasu.

Jak wygląda użytkowanie modułu „Urlopy” w praktyce? Sprawdź wszystkie możliwości zastosowania.

Terminarz urlopów

Szybkość i jakość realizowanych projektów w dużej mierze jest zdefiniowana nieobecnościami pracowników w szczególności tych, na wysokich stanowiskach. W powszechnie używanej procedurze urlopowej o tym, że dany współpracownik przebywa na urlopie, zespół dowiaduje się najczęściej podczas próby kontaktu z nim. Aplikacja „Urlopy” umożliwia współdzielenie kalendarza urlopów wśród wszystkich pracowników. Oprócz tego mogą oni stale monitorować obecnie trwające nieobecności oraz te, zaplanowane na najbliższy czas. Terminarz pokazuje nieobecności w ujęciu całego przedsiębiorstwa, z rozbiciem na poszczególne działy. Ponadto system ma wbudowane opcje przeglądania, według określonego kryterium np. miesiąc lub status wniosku (przekazany do akceptacji, wstępnie zaakceptowany, odrzucony lub usunięty).

Tak zaprojektowane rozwiązania oznaczają wymierne korzyści dla wszystkich stron. Opiniujący dysponuje klarownym widokiem wszystkich nieobecności, co ułatwia podejmowanie decyzji o zaakceptowaniu lub odrzuceniu złożonego wniosku. Takie rozwiązanie wyklucza nakładanie się terminów urlopowych pracowników z tego samego działu. Tym samym tryb pracy „szeregowych” pracowników zostaje usprawniony, ponieważ możliwe jest planowanie pracy, z uwzględnieniem nadchodzących urlopów.

Rys. 3. Widok terminarza urlopów - aplikacja „Urlopy”

Jeśli zachodzi taka potrzeba, możliwe jest zintegrowanie aplikacji „Urlopy” z innymi, zewnętrznymi lub wykorzystywanymi w firmie systemami kadrowo-płacowymi. W wyniku tego kalendarz pokazuje również te nieobecności, które są wynikają z innych przyczyn.

Aplikacja „Urlopy” - oszczędności i korzyści dla firmy

Standardowy sposób składania wniosków urlopowych trwa zazwyczaj bardzo długo, zaś zaangażowanych w niego jest znaczące grono pracowników. Oczywiście każda firma może mieć własne standardy przyjmowania wniosków, co jest uzależnione od wewnętrznej polityki. Niestety nawet jeśli wszystko jest dokładnie opracowane i sprawdzone, sama procedura jest zawsze czasochłonna. Oprócz tego warty podkreślenia jest fakt, że pracownicy często nie kontrolują na bieżąco ile dni urlopowych zostało im do wykorzystania. Dlatego przed zaplanowaniem urlopu kontaktują się z Działem Kadr. W mniejszych firmach tego rodzaju zapytań jest relatywnie niewiele. Prawdziwy problem pojawia się w dużych przedsiębiorstwach, gdzie ich liczba znacznie rośnie. Wynikiem tego jest wybijanie z rytmu pracy i zaburzenie ciągłości bieżących spraw, dla pracowników tego działu. Zastosowanie aplikacji „Urlopy”, minimalizuje takie sytuacje niemal do zera.

Każdy pracownik w swoim panelu ma widok pokazujący mu możliwe do wykorzystania dni urlopowe, zaś zgłoszenie wniosku do akceptacji wymaga jedynie kilku kliknięć. To wygoda także dla akceptującego. Nie musi on pilnować statystyk, aby posiadać informacje dotyczące urlopów swoich pracowników. Rezygnacja z papierowych wniosków oznacza również zredukowanie ponoszonych przez firmę kosztów wewnętrznych. Dodatkowo jest to rozwiązanie ekologiczne, które zmniejsza wykorzystanie papieru. Oprócz tego automatyzacja procesu planowania i zarządzania terminarzem nieobecności oznacza oszczędności oraz zredukowanie dodatkowych kosztów ponoszonych przez firmę.

Usprawnienie procedur formalnych

Dla wielu przedsiębiorców atrakcyjną wizją jest sprawny proces wnioskowania urlopowego, bez konieczności angażowania dużej liczby pracowników. Z uwagi na innowacyjność, pojawić się mogą pytania, czy jego zastosowanie jest zgodne z Kodeksem Pracy. Tymczasem nie ma się czego obawiać, ponieważ nie obowiązuje żaden wymóg prawny, który nakazuje składanie wniosków urlopowych jedynie pod postacią dokumentów papierowych. Zgodnie art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) udzielanie urlopów musi zachodzić w pełnym porozumieniu z pracownikiem lub według planów urlopowych. Wyłącznym warunkiem, jest złożenie przez pracownika wniosku z określeniem daty.

Przepisy wymagają jednak określenia w jakiej formie wniosek musi zostać złożony. Uszczegółowienie tych warunków leży zakresie indywidualnych zasad firmy. Należy jednak pamiętać, że prowadzenie elektronicznej ewidencji oznacza konieczność zarejestrowania czasu pracy wszystkich pracowników, z zachowaniem bezpieczeństwa danych.

Oprócz tego z początkiem 2019 r. weszły w życie nowe przepisy w Kodeksie Pracy. Według nich pracodawca otrzymał opcję prowadzenia akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej wykorzystując do tego system. Wirtualne archiwizowanie akt pracowników jest rozwiązaniem, które w znaczącym stopniu usprawnia pracę Działu HR czy Kadr. To szczególnie przydatna możliwość w większych miejscach pracy, gdzie występuje duże rozwarstwienie działowe. System, który niedawno pojawił się na rynku „e-Teczki pracownicze” jest udogodnieniem przede wszystkim dla pracodawców, ale i dla samych pracodawców.