Kontrola przyjęć i wydań magazynowych w e-commerce

Logistyczny.com, Autor: Marzena Mędrek

Najczęściej spotykanymi błędami w logistyce e-commerce są te, związane z realizacją zamówień oraz terminowością dostaw. Niestety wiąże się to z marnowaniem czasu, wysokimi i niepotrzebnymi kosztami oraz zastojami w magazynie. W długofalowej perspektywie mogą pojawić się również straty wizerunkowe. Implementacja adekwatnych narzędzi informatycznych przyczyni się do usprawnienia tych procesów oraz zagwarantuje ich wysoką jakość i bezpieczeństwo.

Rosnąca liczba firm z branży e-handlu wykorzystuje w codziennej pracy zaawansowane platformy sprzedażowe wspierające również obszar logistyki. Zaadaptowanie ich na własne potrzeby, ma pozytywny wpływ na rozwój biznesu. Składane przez kontrahentów zamówienia automatycznie wyświetlane są w panelu platformy i teoretycznie etap ten oznacza sukcesywne zakończenie sprzedaży. Jednak w praktyce jest to rozpoczęcie etapu, który w znacznym stopniu wpływa na finalne zadowolenie (bądź nie) kontrahentów.

Jak wygląda proces realizacji zamówienia?

Nasze doświadczenie oraz liczne analizy wskazują, że przeważająca liczba problemów dotycząca realizacji zamówień przejawia się podczas ich kompletacji oraz w procesie przygotowania do wysyłki. Sprawne pobranie adekwatnego towaru z magazynu, zeskanowanie jego kodu kreskowego, sprawdzenie poprawności dokumentacji, załadowanie do opakowania zbiorczego oraz dostarczenie przesyłki do odbiorcy - to długi proces, którego poprawne wykonanie oznacza wzrost zadowolenia klienta.

Według niektórych koncepcji logistycznych konieczne jest jasne określenie parametrów, jakie muszą być spełnione podczas realizacji zamówienia, aby zostało ono zakończone sukcesem. Najbardziej optymalny proces powinien odbyć się według koncepcji 7W:

Właściwy produkt – przekazany do odbiorcy towar musi być dokładnie taki sam, jaki został zamówiony w e-sklepie. Konsument oczekuje, że zamówiony produkt będzie zgadzał się z opisem zamieszczonym na stronie www. Mowa tu o takich aspektach jak ilość, wariant kolorystyczny, rozmiar czy wygląd.
Właściwa ilość - wysłany towar musi się zgadzać względem ilości zamówionej przez klienta.
Właściwa jakość - transport towaru musi się zawsze odbywać w odpowiednich warunkach, jak również jego opakowanie powinno gwarantować zachowanie właściwości i jakości.
Właściwe miejsce - dostarczenie towaru do konsumenta musi odbyć we wskazane podczas składania zamówienia miejsce.
Właściwy czas - niezwykle ważnym aspektem, który definiuje wybory konsumenckie, jest termin realizacji zamówienia. Na jego podstawie klienci decydują czy skorzystać z oferty danego sklepu. Dlatego tak ważne jest, aby Klient otrzymał produkt w deklarowanym terminie. Niewywiązywanie się z terminów w realizacji dostaw, może negatywnie wpłynąć na wizerunek e-biznesu, a w konsekwencji prowadzi do spadku liczby klientów oraz zamówień.
Właściwa cena - równie ważne jest dostarczenie konsumentowi produktu w takiej samej cenie, jaka jest prezentowana na stronie internetowej. Liczy się również koszt transportu, który zwiększa wartość zamówienia. O konieczności poniesienia i należności, klient musi być jasno powiadomiony jeszcze w procesie składania zamówienia. Nie należy zapominać o kosztach związanych z przygotowaniem towaru do wysyłki, kompletacją zamówienia jak i magazynowaniem.
Właściwy klient - nieważne czy towar przygotowany do wysyłki będzie najwyższej jakości, jeśli zostanie dostarczony do nieodpowiedniego odbiorcy. Wówczas cały proces sprzedażowy zakończy się oczywistym niepowodzeniem.

Nawet najbardziej szczegółowo zaplanowany proces sprzedaży zawiedzie, jeśli menager sklepu lub magazyn nie zadbają o właściwą gospodarkę magazynową. Dużym wyzwaniem dla firm, jest zagwarantowanie takiego procesu kompletacji i wydania magazynowego, by całkowicie wyeliminować pojawienie się błędów. Magazyny, gdzie jest znacząca rotacja towarów, wysoka liczba realizowanych zamówień, czy występuje mnogość lokalizacji magazynowych, są bardziej narażone na pomyłki, w zakresie:

dostawy przesyłki niezgodnej z zamówieniem
niezgodności ilość dostarczonego towaru
dostarczenia towaru w innym, niż deklarowany termin
utrudnionego lub niemożliwego kontaktu z klientem

Za taki stan rzeczy może odpowiadać brak integracji sklepu internetowego z systemem magazynowym. Konsekwencją jest zdezaktualizowana oferta lub niezgodna ilość magazynowa produktów, z informacjami prezentowanymi konsumentom. Nawet przy aktualizacji stanów magazynowych oraz cen towarów, zawsze może pojawić się ryzyko wystąpienia niezgodnych danych. Zagrożenie jest tym większe, im bardziej rozbudowana jest oferta produktowa sklepu. Adekwatnie jest w kwestii aktualizacji oferty. Ta czynność jest nierzadko wykonywana ręcznie, nawet kilka razy w tygodniu, zaś weryfikacja ewentualnych błędów odnosi się zarówno do korekty cenowej, jak i do dostępności poszczególnych produktów.

Aplikacja kontroli przyjęć i wydań magazynowych

Jak można ograniczyć występowanie takich problemów, w sytuacji, gdy znacząca liczba sklepów internetowych realizuje dziennie od kilkudziesięciu, do nawet kilku tysięcy zamówień? To wyzwanie, któremu sprostanie jest możliwe jedynie, dysponując dedykowanymi rozwiązaniami informatycznymi. Najlepszym przykładem jest tutaj aplikacja mobilna tablety dla magazynierów lub na kolektory danych, która wspomaga proces kompletacji zamówień do wysyłki.

Organizacja pracy, usystematyzowanie bazy danych oraz automatyzacja działań to podstawa zarządzania produktami w firmach, które generują największe zyski. Jest to możliwe m.in. dzięki systemowi Elektronicznej Obsługi Zapotrzebowań, dzięki któremu zyskasz kontrolę nad przepływem firmowych zasobów.

Szybka i sprawna realizacja zamówień

Aplikacja aktualizuje listę zamówień do realizacji w czasie rzeczywistym oraz adekwatnie z terminem ich realizacji. Całkowite zintegrowanie z systemem ERP, umożliwia automatyczne sczytywanie zamówień do aplikacji, która używana jest przez pracownika na magazynie.

Wyeliminowanie błędów

Mechanizmy zabezpieczające uniemożliwiają wydanie towaru, który nie jest zgodny ze złożonym zamówieniem. Taka kontrola ma miejsce na etapie skanowania kodu kreskowego produktów. Analizowana jest zgodność z danymi, które występują w zamówieniu. Jeśli nastąpi zeskanowanie niewłaściwego kodu kreskowego, wówczas aplikacja wysyła powiadomienie do magazyniera, a następnie blokowana jest możliwość nadania błędnego towaru do klienta.

Zautomatyzowana aktualizacja stanów magazynowych

Przebieg kompletowania zamówienia wiąże się również z uaktualnieniem stanów magazynowych w systemie ERP. Aktualizacja odbywa się poprzez automatyczne generowanie dokumentów WZ (wydanie zewnętrzne), w momencie, w którym zeskanowane są wszystkie towary zgodne z zamówieniem. Aplikacja umożliwia również obsługę zamówień różnicowych. Zachowanie cyklicznej kontroli wydawanych towarów, znacząco usprawnia przeprowadzenie procesu inwentaryzacji pod koniec roku. Zautomatyzowana aktualizacja stanów magazynowych umożliwia również uaktualnienie informacji dotyczącej dostępności towarów w sklepie internetowym. Poprzez aplikację dane o zapasach towarów, ich rezerwacji czy dostępności są aktualizowane w systemie ERP, w czasie rzeczywistym - zaraz po wygenerowaniu dokumentu WZ. Jednocześnie system dostarcza ważne dla działu zakupów dane, minimalizując tym samym liczbę produktów, które „zalegają” na magazynie.

Zintegrowanie sklepu internetowego z systemem ERP

Dzięki właściwej integracji e-sklepu z systemem ERP oraz aplikacją kontroli wydań magazynowych, możliwa jest stała komunikacja i wymiana danych w obszarze wszystkich systemów. System ERP, aplikacja magazynowa oraz sklep internetowy funkcjonujący na jednej, wspólnej bazie danych (lub współdzielenie informacji w nich zawartych w czasie rzeczywistym) ma kluczowy wpływ na odniesienie sukcesu. Sygnał świadczący o spójności danych 1 do 1 pomiędzy systemami, to nadrzędne zadanie funkcjonującej integracji. Informacja dotycząca złożonych zamówień, wysyłana jest ze sklepu internetowego do systemu ERP.

W kolejnym kroku aplikacja odbiera dane o składanych zamówieniach oraz o stanie magazynowym. Magazynier, który obsługuje aplikację, zgodnie z zamówieniem odbiera towary i skanuje ich kody poprzez czytnik kodów kreskowych lub kolektor danych. Jeśli wszystkie informacje są zgodne, wówczas tworzony jest dokument WZ (wydania magazynowego), a następnie wysyłany do systemu ERP. Uaktualnienie stanu magazynowego we właściwym czasie, pozwala na zaprezentowanie w sklepie internetowym rzeczywistej dostępności danego produktu, co z kolei może mieć wpływ na decyzje dotyczące zamówienia.

Jaki system IT wybrać?

Współczesny rynek oferuje mnogość rozwiązań, a część z nich realizuje podobny zakres funkcji. Jakie rozwiązanie zatem wybrać? Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, które wskażą jakimi kryteriami kierować się podczas wyboru dostawcy oraz konkretnego narzędzia IT.

Rozwiązanie dedykowane czy pudełkowe?

Z pewnością bardziej atrakcyjnym i wygodnym rozwiązaniem jest dedykowane, tzw. „szyte na miarę”. Pozwala ono na dostosowanie do bieżącego modelu funkcjonowania firmy, tym samym w pełni wspierając występujące w niej procesy. Jeśli chodzi o rozwiązanie pudełkowe, na pewno jest bardziej atrakcyjne cenowo. Konieczne jest jednak zaakceptowanie istniejących w nim ograniczeń i dostosowanie się do mechanizmów już działających w danym rozwiązaniu.

Integracja z systemem ERP

Istotnym aspektem jest opcja integracji aplikacji z systemem ERP. Wiele dostępnych na rynku rozwiązań obsługuje najpopularniejsze integracje. Często jednak wymagana jest edycja, dzięki której możliwe będzie dostosowanie rozwiązania do własnych potrzeb i procesów funkcjonujących w firmach. Niestety sytuacja komplikuje się, jeśli przedsiębiorstwo korzysta z niezbyt popularnego rozwiązania lub chce dokonać integracji z innym, nieobsługiwanym przez aplikację systemem.

Obsługa powdrożeniowa

Sukcesywna realizacja projektu oraz wdrożenie aplikacji w przedsiębiorstwie jest dopiero początkiem. Kolejnym równie istotnym etapem jest zagwarantowanie wydajnego i nieprzerwanego działania pracy aplikacji, a docelowo – osób, które na niej pracują. Nieprawidłowe funkcjonowanie aplikacji (awarie i błędy), które pojawiają się na etapie kompletacji zamówień, mogą znacząco opóźniać procesy magazynowe i tym samym narazić firmę na dodatkowe koszty, a nawet na straty wizerunkowe. Obsługa techniczna ze strony firmy wdrażającej, support, gwarancja, przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, czy możliwość rozwoju aplikacji - to aspekty, na które należy zwracać szczególną uwagę przed podjęciem decyzji o wyborze firmy wdrożeniowej i podpisaniem z nią umowy.