Jak zwiększyć wydajność systemu PIM w 4 krokach?

Jeśli wydajność systemu widocznie spada, warto przyjrzeć się konfiguracji systemu – czasami konieczne są prace optymalizacyjne. Chcesz się dowiedzieć, jak przebiega proces optymalizacji systemu PIM i co odbywa się na każdym etapie? Sprawdź w poniższym artykule.

„Nasz PIM działa za wolno” – kiedy optymalizować system?

Wdrożenie systemu PIM to inwestycja w rozwój firmy. Jeśli zaczynają się problemy z wydajnością systemu, zarządzanie bazą produktową jest utrudnione, pochłania coraz więcej czasu, a efektywność w tym obszarze znacząco spada.

Długi import/eksport produktów, częste błędy systemowe lub częste „wieszanie się” systemu – to najczęstsze problemy, które zgłaszają użytkownicy. Spadki wydajności mogą być związane z tym, że e-commerce intensywnie się rozwija: przybywa indeksów w bazie produktowej lub procesy stają się coraz bardziej skomplikowane.

Gdy spada wydajność, dostawcy często radzą: „trzeba zwiększyć zasoby serwerowe”. Są sytuacje, w których jest to jedyne rozwiązanie. Jednak bardzo często problem leży po stronie konfiguracji systemu i prace optymalizacyjne prowadzone w niewielkim zakresie widocznie zwiększają wydajność. Jak pracujemy z naszymi klientami nad optymalizacją systemu PIM?

Optymalizacja systemu PIM – jak przebiega?

Każda firma jest inna. Jednak w przypadku zwiększenia wydajności systemu PIM główna potrzeba jest jedna: procesy muszą zachodzić szybciej i być precyzyjne. Proces optymalizacyjny można zamknąć w 4 podstawowych krokach:

KROK 1 – rozmowa z klientem

Zawsze zaczynamy od zebrania feedbacku na temat korzystania z systemu PIM. W większości przypadków klient już wie, które operacje najbardziej utrudniają codzienną pracę i zgłaszają konkretny proces do zoptymalizowania. Zdarza się jednak, że to, co z czym przychodzi klient, to jedynie czubek góry lodowej. Wywiad z klientem, a później szczegółowa analiza wydajności pomagają wskazać obszary wymagające poprawy i określić priorytety.

Do ustalenia na tym etapie (pytania do klienta):

• Które procesy w PIM zajmują najwięcej czasu?
• Jakie konkretne operacje w systemie są najbardziej frustrujące?
• Czy są momenty, w których system działa zauważalnie wolniej?
• Jakie działania optymalizacyjne były już podejmowane i z jakim skutkiem?

KROK 2 – analiza wydajności

Drugim krokiem w optymalizacji systemu PIM jest dokładna analiza jego wydajności. Często zdarza się, że pierwotnie zgłaszana kwestia to jedynie objaw głębszego problemu. Dlatego przeprowadzamy analizę zapytań do bazy danych i identyfikujemy te, które najbardziej obciążają system. Zaczynamy od procesów, które generują największe opóźnienia i optymalizujemy je w pierwszej kolejności.

Najważniejsze zadania na tym etapie (po stronie dostawcy/partnera technologicznego):

• Identyfikacja operacji najbardziej obciążających system
• Analiza zapytań do bazy danych pod kątem wydajności
• Wykrycie nieefektywnych operacji i potencjalnych błędów
• Ocena wpływu liczby użytkowników i ilości danych na system
• Przygotowanie wstępnych rekomendacji optymalizacyjnych

KROK 3 – wdrożenie poprawek optymalizacyjnych

Na podstawie analizy opracowujemy plan optymalizacji. Priorytetem jest eliminacja głównych wąskich gardeł, które spowalniają system. Czasem jedna zmiana, jak optymalizacja sposobu importowania danych, może znacząco poprawić wydajność całego systemu. Dzięki takiemu podejściu minimalizujemy konieczność wdrażania szeroko zakrojonych zmian, a system zaczyna działać płynniej już po kilku poprawkach.

Najważniejsze zadania na tym etapie (po stronie dostawcy/partnera technologicznego):

• Dobór najskuteczniejszych metod poprawy wydajności
• Minimalizowanie wpływu wdrożonych zmian na bieżącą pracę użytkowników
• Testowanie skuteczności poprawek i weryfikacja stabilności systemu
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych podczas optymalizacji
• Dokumentacja wprowadzonych zmian dla przyszłych działań rozwojowych

KROK 4 – rewizja i decyzja o dalszych pracach optymalizacyjnych

Ostatnim etapem jest ponowna analiza działania systemu po wdrożeniu poprawek. Sprawdzamy, czy pierwotne problemy zostały rozwiązane i czy system osiągnął oczekiwaną wydajność.

Jeśli tak – prace mogą zostać zakończone. Jeśli nie – przechodzimy do kolejnych kroków optymalizacyjnych, eliminując następne obciążenia. Stawiamy na podejście iteracyjne. Zamiast przeprowadzać skomplikowane, kosztowne zmiany od razu, optymalizujemy system stopniowo, osiągając najlepszy stosunek efektów do nakładów.

Do ustalenia na tym etapie (wspólnie):

• W jakim stopniu poprawiła się wydajność systemu?
• Jak zmiany wpłynęły na komfort pracy użytkowników?
• Czy są jeszcze dodatkowe obszary do optymalizacji?
• Czy dalsze działania usprawniające są opłacalne?
• Jakie powinny być kolejne kroki w zależności od wyników analizy?

Nie zawsze problemem jest konfiguracja systemu

Czasami okazuje się, że spadek wydajności systemu PIM nie wynika z błędnej konfiguracji czy z niewystarczających zasobów serwerowych względem danych, ale z nieprawidłowego sposobu korzystania z systemu. Przykładem może być sytuacja, w której klient korzystał z narzędzia stworzonego do szybkiego wyszukiwania pojedynczych indeksów (Quick Search) do przetwarzania dziesiątek tysięcy rekordów naraz. Efekt? Znaczne spowolnienie systemu i spadek wydajności.

W takich przypadkach kluczowe jest nie tylko znalezienie rozwiązania po stronie systemu, ale także edukacja użytkownika, by system był wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem.

Jak zoptymalizować PIM? Podsumowanie

Narzędzia klasy PIM są mocno skalowalne i pozwalają na elastyczne dopasowanie do potrzeb biznesu. Nie jest to jednak jednorazowa operacja, ale proces, który trwa równolegle z rozwojem firmy. Właściwa diagnoza problemów z wydajnością i ich usuwanie, ale również proaktywny rozwój systemu, który będzie odpowiadał zmieniającym wymaganiom użytkowników – to podstawowe założenia współpracy z dostawcą systemu. Twój system PIM działa za wolno? Zależy Ci na zwiększeniu wydajności lub rozbudowie systemu? Skontaktuj się z nami – eksperci w zakresie narzędzi klasy PIM odpowiedzą na Twoje pytania i zaproponują najbardziej optymalne rozwiązanie.