ERP czy automatyzacja biznesu? Jak sprawdzić, które z nich będzie dla Ciebie lepsze

Gdy pierwszym pomysłem jest „wdrażamy ERP”

To nie musi być zły pomysł i kierunek, tyle że nie każdy problem wymaga od razu przebudowy wszystkich systemów w firmie. Źródłem kłopotów może być jakiś pojedynczy element: niejasny proces, brak wymiany danych między systemami albo jedno powtarzalne zadanie, które spowalnia resztę. Sięganie po ERP przy każdym takim problemie przypomina wymianę całej instalacji elektrycznej tylko dlatego, że w kuchni nie styka jedno gniazdko.

Najpierw rozpoznaj, co nie działa

Zacznij od opisania procesu: w jakiej sytuacji się rozpoczyna, jakich danych potrzebuje, kto się nim zajmuje i co ma z niego wyjść. Brzmi banalnie, ale bywa, że już na tym etapie pracownicy sprzedaży i magazynu opisują ten sam proces zupełnie inaczej, a na pytanie, kto za niego odpowiada, każdy wskazuje kogoś innego.

Potem prześledź przepływ danych. Gdzie powstają, skąd przychodzą? W którym miejscu ktoś je przepisuje ręcznie, a powinny być przekazywane automatycznie? Ustal też, czy problem dotyczy jednego zadania (rodzaju zadań), czy wielu powiązanych ze sobą procesów. Sprawdź, ile jest wyjątków i jak radzą sobie z nimi pracownicy. Na koniec zapisz, co da się zmierzyć: czas, liczbę ręcznych czynności, błędy albo opóźnienia.

Bez diagnozy łatwo zautomatyzować niewłaściwy etap albo przenieść niejasne zasady do nowego systemu. Wtedy masz ten sam bałagan, tylko z ładniejszym interfejsem i większą fakturą – a nie o to przecież chodzi.

ERP, integracja i BPA: trzy różne odpowiedzi

ERP (Enterprise Resource Planning, czyli system planowania zasobów przedsiębiorstwa) spina wiele obszarów organizacji. Zależnie od systemu i konfiguracji obejmuje finanse, zakupy, sprzedaż, magazyn czy produkcję. Sprawdza się, gdy firma musi uporządkować pracę i dane w więcej niż jednym dziale.

Integracja łączy systemy tak, żeby wymieniały informacje bez pośrednictwa człowieka i Ctrl+C + Ctrl+V – integracja pomiędzy aplikacjami ogranicza ręczne kopiowanie nie zmieniając samego procesu. Jeśli sprzedaż i magazyn inaczej rozumieją status zamówienia, to połączenie aplikacji nie rozstrzygnie, kto ma rację – po prostu spotęguje to nieporozumienie, które będzie trzeba za każdym razem rozwiązywać na nowo.

BPA (Business Process Automation), czyli automatyzacja procesów biznesowych, przejmuje kolejne kroki procesu, korzystając przy tym z integracji, reguł, obiegu dokumentów, a także z AI. Jej celem nie jest zastąpienie człowieka na każdym etapie, tylko odciążenie go od powtarzalnych czynności.

Te rozwiązania się nie wykluczają – integracja może pobrać dane z magazynu, automatyzacja użyć ich w kolejnym kroku, a ERP pozostać głównym systemem. Dlatego na pytanie „BPA czy ERP?” odpowiedź często brzmi: jedno i drugie, tylko w odpowiedniej kolejności.

Kiedy więc wdrożyć ERP?

Po ERP sięgnij wtedy, gdy problemy rozlewają się na wiele obszarów, a firma potrzebuje spójnej obsługi danych i procesów. Sygnały zwykle widać gołym okiem: dane o zamówieniach, klientach i stanach magazynowych są w kilku różnych miejscach, każdy z tych działów osobno ustala realne liczby i ilości, a każdy raport trzeba przygotowywać ręcznie. Do tego obecne systemy nie obsługują potrzebnych procesów albo nie da się ich bezpiecznie rozwijać. Jeśli firma planuje przy tym szerszą zmianę organizacyjną, a nie usprawnienie jednego zadania, temat ERP przestaje być teoretyczny.

Zanim podpiszesz umowę, weź pod uwagę wszystko, z czego składa się wdrożenie ERP: ryzyko związane z zakresem projektu, gotowością pracowników i jakością danych, a do tego integracje i koszty utrzymania. Ustal, których procesów dotyczy zmiana i po czym poznasz, że się udała.

Kiedy wystarczą integracja i BPA?

Jeśli procesy działają dobrze, ale systemy nie są ze sobą połączone, zacznij od integracji systemów. Gdy czas pożera jedna powtarzalna czynność, przyjrzyj się BPA. Weźmy przykład handlowca w poniedziałek rano. Dostaje zamówienie e-mailem, odczytuje parametry, sprawdza dane w systemie magazynowym, przenosi je do dokumentu i przygotowuje ofertę. Jeśli to właśnie ten etap spowalnia obsługę, rozsądniej będzie zacząć od jego automatyzacji, wprowadzając w firmie pilotaż AI przy pomoce Ideo Flow.

Automatyzacja procesów bez ERP wystarczy, gdy problem jest dobrze określony, obecne narzędzia nadal są potrzebne, a oczekiwany efekt da się jasno opisać. Wtedy bywa rozsądną alternatywą dla ERP. Sprawdź jeszcze, czy Twoje systemy pozwalają wymieniać dane w sposób przewidziany przez producenta, na przykład przez API i ustal, kto będzie utrzymywał integrację, bo integracja bez opiekuna działa świetnie – ale do pierwszej aktualizacji. Jeśli nie jesteś pewien, czy dobrze to sprawdziłeś albo w ogóle jak to sprawdzić, to skontaktuj się z nami, podpowiemy co i jak.

Automatyzacja jako etap przed ERP

Automatyzacja może też poprzedzać ERP – firma usprawnia wtedy najbardziej uciążliwy proces i przy okazji lepiej poznaje własne potrzeby. Decyzję o szerszym wdrożeniu podejmuje potem na podstawie doświadczeń, a nie wiary, że jeden system rozwiąże wszystkie problemy. Jak do tego podejść, żeby zadziałało?

1. Opisz proces i wskaż wąskie gardło. Ustal, gdzie powstają opóźnienia i zbędna praca.
2. Zmierz stan wyjściowy. Ile trwa proces, ile jest w nim ręcznych czynności i jak często trzeba coś poprawiać?
3. Zacznij od wąskiego zakresu. Zdecyduj, czy potrzebujesz zmiany procesu, integracji, automatyzacji, czy ich połączenia.
4. Przetestuj rozwiązanie. Sprawdź typowe przypadki i wyjątki, a także to, czy człowiek może w każdej chwili przejąć sprawę.
5. Oceń efekt. Porównaj wyniki ze stanem wyjściowym i zdecyduj, czy rozwijać automatyzację, czy przygotowywać się do ERP.

To tylko orientacyjny plan. Analiza może potwierdzić, że ERP jest potrzebny albo wskazać proces, który trzeba usprawnić najpierw.

Ryzyka, o których łatwo zapomnieć

Automatyzacja nie naprawi niejasnych reguł. Jeśli pracownicy mają inne definicje tego, kiedy złożenie zamówienia jest kompletne, to system tę rozbieżność utrwali. Zapytasz teraz: ale którą wersję? Tego nikt nie wie. Dlatego zanim cokolwiek zautomatyzujesz, ustal przebieg procesu, podział odpowiedzialności i sposób obsługi wyjątków – żeby utrwalił tę prawidłową.

Tak samo ważna jest jakość danych. Automat karmiony nieaktualnymi informacjami po prostu szybciej produkuje błędy. Ustal więc, skąd dane pochodzą, kto za nie odpowiada i co robić z brakami oraz duplikatami. Wyjątki zdarzą się na pewno: zabraknie załącznika, system przestanie odpowiadać albo klient zmieni warunki w połowie zamówienia – i to nic złego, wszyscy jesteśmy ludźmi i będzie nam się to zdarzać. Wtedy sprawa powinna trafić do pracownika.

Integracje wymagają z kolei kontroli dostępu, monitorowania błędów i testów po każdej zmianie. Korzystaj z interfejsów, które producent oficjalnie udostępnia, a nie z prowizorycznych połączeń sklejonych taśmą.

Gdzie w automatyzacji pomaga AI?

Reguły dobrze działają na uporządkowanych danych; tylko co, jeśli każdy klient przysyła zamówienie po swojemu – jeden w tabelce, drugi w treści e-maila, trzeci w załączniku? Tu przydaje się AI: potrafi odczytać różnie zapisane informacje z e-maili i dokumentów, wyodrębnić potrzebne pola i przygotować je do dalszej obsługi.

AI nie jest jednak potrzebne do wszystkiego. Do przesłania uporządkowanych danych z jednego systemu do drugiego wystarczy zwykła integracja, a dokładanie tam modelu językowego przypomina zatrudnianie tłumacza do rozmowy z kimś, kto mówi po polsku.

Jednak gdy automatyzacja ma obejmować nie tylko odczytywanie informacji z dokumentów, ale też przekazywanie ich między kolejnymi etapami i obsługę wyjątków, to warto automatyzować taki proces np. za pomocą naszego Ideo Flow. Oczywiście w tej automatyzacji trzeba zachować podejście human-in-the-loop, czyli człowiek nadal powinien sprawdzać wyniki AI, zanim pójdą one na dalsze etapy procesu.

Jak sprawdzić, czy rozwiązanie działa?

Wybierz wskaźniki związane z problemem, który rozwiązujesz: czas przygotowania oferty lub raportu, liczbę ręcznych przepisań i poprawek albo spraw, którymi musi się zająć człowiek. Nie zachwycaj się samą liczbą zautomatyzowanych kroków – sto kliknięć mniej nic nie znaczy, jeśli zespół nadal siedzi po godzinach nad poprawkami. Wyznacz też osobę, która będzie pilnować, czy rozwiązanie działa tak, jak powinno.

BPA czy ERP? Szybka ściąga 

Ściąga nie zastąpi analizy, ale pomoże rozpoznać, czego brakuje: systemu, połączenia, automatyzacji czy wspólnych zasad.

Najpierw proces, potem technologia

ERP może być właściwą inwestycją – tylko nie zawsze powinien być pierwszym krokiem; jeśli kłopotem jest niejasny proces, to zacznij od porządkowania procesu, a nie od rewolucji całego systemu. A gdy problemem jest brak integracji między systemami, to zacznij od integracji – a gdy czas pochłania powtarzalna praca, sprawdź, czy da się ją zautomatyzować.

Analizę ERP uzasadniają dopiero problemy, które obejmują wiele obszarów naraz i gdy wcześniej wymienione elementy działają dobrze. Jeśli planujesz w firmie zmiany opisane w tym artykule, umów się z nami na konsultację jeszcze przed startem – ustalimy, co dokładnie nie działa, jak to można naprawić i co można osiągnąć.

Jeśli jesteś u progu zmian w firmie i potrzebujesz zgłębić ten temat jeszcze bardziej, to zapraszamy do obejrzenia podcastu z naszym specjalistą, Krystianem Baranem (Liderem Projektów Business Solutions) – możesz go obejrzeć tutaj. Posłuchasz tam więcej o tym, co potrafi zrobić AI, które procesy warto automatyzować jako pierwsze czy co zrobić, jeśli masz już ERP, ale widzisz, że nie działa, jak powinno.