Intranet z AI jako centralne repozytorium wiedzy i dokumentów w firmie

Im większa firma…

…tym więcej dokumentów, systemów i miejsc, w których teoretycznie „coś jest zapisane”, ale w praktyce nikt nie wie, co i gdzie – a pracownik traci czas, żeby w ogóle dotrzeć do jakiejkolwiek wersji szukanego pliku (a tym bardziej do właściwej).

W każdej firmie, z każdym dniem rośnie także liczba pobranych plików, powstałych dokumentów i kolejnych wersji już istniejących. Aktualna wersja dokumentu gubi się wśród kilku starszych kopii, a te same pliki funkcjonują w kilku wersjach naraz, więc nikt tak naprawdę nie wie, która obowiązuje; w dodatku każdy plik jest w innym miejscu: jeden na dysku sieciowym, drugi na poczcie, trzeci w kilku kopiach w kilku systemach i aplikacjach.

W dziale sprzedaży ten problem wygląda podobnie. Handlowiec przygotowuje ofertę, ale nie wie, czy korzysta z aktualnego cennika, czy z wersji sprzed dwóch aktualizacji. Kierownik projektu szuka dokumentacji technicznej klienta i dostaje trzy różne pliki od trzech osób, każdy z inną datą modyfikacji. Zamiast pracować nad projektem, ludzie tracą czas na ustalanie, który dokument w ogóle jest aktualny.

Jednym słowem: totalny chaos. Czy w takich warunkach da się efektywnie pracować? Chyba nie musimy odpowiadać na to pytanie.

Czym jest dzisiaj nowoczesny intranet

Intranet często kojarzy się z firmową tablicą ogłoszeń, na którą mało kto wchodzi i z archiwum plików sprzed lat. Ale podobnie jak sposoby prowadzenia firmy czy komputery, sam intranet na przestrzeni lat przeszedł ogromne zmiany.

Dziś jest to nowoczesna platforma pełniąca zupełnie inną rolę. Jest centralnym repozytorium wiedzy, portalem dla pracowników i cyfrowym miejscem pracy. Oprócz bazy dokumentów organizuje komunikację wewnętrzną, obieg informacji między działami i dostarcza moduł e-learningowy, w którym pracownik przechodzi szkolenie, zdaje test i odbiera certyfikat, nie wychodząc z systemu i przeglądarki, w której pracuje na co dzień.

W praktyce dobry intranet integruje się też z narzędziami, których zespół już używa – pocztą, kalendarzem, systemem workflow czy CRM – więc pracownik nie musi logować się do kilku aplikacji, żeby znaleźć jedną informację. Dla działu IT oznacza to jedno miejsce do zarządzania dostępami zamiast osobnych uprawnień w każdym systemie.

Jak AI zmienia intranet w prawdziwe centrum wiedzy

Sam intranet trzyma pliki jako bazę wiedzy, ale nie odpowie, co w nich właściwie jest napisane – tym zajmuje się dopiero sztuczna inteligencja, która ma możliwość zajrzeć do każdego z nich.

Intranet z AI oferuje dwie uzupełniające się funkcje: błyskawiczne wyszukiwanie, które zamiast listy wyników zwraca gotową odpowiedź złożoną z danych rozproszonych w kilku dokumentach oraz wbudowanego asystenta dostępnego 24 godziny na dobę. Ten drugi to chatbot, który na podstawie firmowej bazy wiedzy odpowiada na pytania pracownika zadane zwykłym językiem.

Personalizacja treści ogranicza szum informacyjny i kieruje uwagę pracownika na to, co rzeczywiście jest dla niego ważne, a system rekomendacji oparty na analizie zachowań podpowiada dokumenty i tematy, które ułatwiają pracę. Do tego AI potrafi streścić długi dokument czy raport do kilku zdań, które od razu wskazują, o co w nim chodzi.

Wszystko to dzieje się w infrastrukturze Twojej firmy. AI korzysta wyłącznie z zasobów zapisanych w intranecie i respektuje uprawnienia dostępu, które już obowiązują, więc pracownik bez dostępu do danego dokumentu nie otrzyma odpowiedzi zawierającej jego treść.

Kto w firmie najbardziej skorzysta na intranecie z AI?

Dział HR w największym stopniu odczuje różnicę już na starcie. Zamiast codziennie odpowiadać na te same pytania o urlopy, benefity czy procedury, osoba z HR kieruje pracownika do wyszukiwarki, w której można samodzielnie znaleźć szybko odpowiedź (nawet szybciej, niż gdyby znowu pytać HR). Onboarding nowych osób przestaje wymagać osobistego oprowadzania po wszystkich procedurach krok po kroku.

Handlowcy szybciej trafiają na potrzebną prezentację produktową czy dokument ofertowy, nawet jeśli szukają go innymi słowami, niż został nazwany – bez dzwonienia do kolegi z pytaniem, gdzie to jest.

Kierownicy projektów szybciej docierają do dokumentacji technicznej i ustaleń z klientem, nawet jeśli powstały kilka miesięcy temu i w międzyczasie zmienił się skład zespołu. Tak naprawdę każdy pracownik odnajdzie oszczędności i korzyści w szybkim dotarciu do niezbędnej w codziennej pracy wiedzy firmowej.

Dział IT z kolei zyskuje jedno miejsce do zarządzania dostępem do wiedzy, zamiast pilnować uprawnień osobno w każdym systemie.

Zarząd i kadra kierownicza mają wgląd w to, gdzie firma faktycznie traci czas, bo wyszukiwarka pokazuje, o co pracownicy pytają najczęściej.

Jak wygląda wdrożenie intranetu z AI

Wdrożenie zwykle zaczyna się od audytu: gdzie w firmie faktycznie ukryta jest wiedza, jakie systemy już działają i które dokumenty w ogóle nadają się do centralizacji. Nie wszystko trzeba przenosić naraz. Czasami sensowniej jest zacząć od jednego działu albo jednej kategorii dokumentów, na przykład procedur HR czy dokumentacji projektowej.

Kolejny krok to konfiguracja: AI trzeba wskazać, z jakich zasobów może korzystać i przypisać jej te same reguły dostępu, które już obowiązują w firmie. Dopiero po tym etapie następuje pilotaż, najczęściej w jednym zespole, który testuje wyszukiwanie i zgłasza, czego jeszcze brakuje.

Pełne wdrożenie w większej organizacji rozkłada się zwykle na kilka miesięcy, bo trzeba uwzględnić integrację z istniejącymi systemami i przeszkolenie zespołu. Prosty pilotaż da się jednak uruchomić dużo szybciej, bez czekania na finalną wersję całego rozwiązania.

Co to oznacza dla Twojego zespołu?

Zespół zadaje mniej pytań o to samo, onboarding idzie sprawniej, a każdy znajduje aktualną wersję dokumentu w jednym miejscu, zamiast piątej kopii na dysku.

Kiedy zespół HR przestaje być żywą wyszukiwarką dokumentów, zyskuje czas na pracę, która naprawdę wymaga człowieka, czyli rozmowy z ludźmi, a nie z plikami. Joanna Nowicka-Bereś, Dyrektor HR i Organizacji, Ideo

Więcej o tym, jak AI zmienia pracę z dokumentami, znajdziesz w poradniku AI w Intranecie. W środku są konkretne rozwiązania, dzięki którym zespół HR odzyskuje czas dziś tracony na szukanie informacji.