Agregowanie danych w firmie produkcyjnej, czyli dlaczego ERP, WMS, MES, CRM i Excel się nie zgadzają?

Prawidłowe i spójne dane to podstawa pracy firm produkcyjnych. Tymczasem codzienność wielu firm z tej branży wygląda tak, że zamówienie schodzi z magazynu, ale w ERP nadal wisi jako otwarte, handlowiec podaje klientowi indywidualną cenę z CRM, a księgowość wystawia fakturę według zupełnie innej stawki z ogólnego cennika, a kierownik produkcji czyta raport z MES, który nie zgadza się z tym, co widzi na hali.

I w teorii każdy z tych systemów działa poprawnie. Problem pojawia się pomiędzy nimi, bo dane powinny płynąć automatycznie między systemami, a zamiast tego ktoś je przepisuje ręcznie, kopiuje z arkusza do arkusza albo w ogóle nie aktualizuje i podaje dalej to, co widzi.

Pomieszanie z poplątaniem. I to takie, że połowę pracy zajmuje dochodzenie błędów i ich poprawianie. Jeśli pracownicy dopytują na czacie, czy dana cena jest aktualna, zanim ją wykorzystają, to znak, że trzeba to uporządkować. Im firma większa i im więcej ma systemów, tym więcej miejsc, w których ten sam fakt biznesowy zaczyna żyć własnym życiem w kilku wersjach naraz.

Skąd się biorą niespójności w danych

Rozdźwięk między danymi rzadko bierze się z jednej awarii. To zazwyczaj efekt tego, jak przez lata kształtował się przepływ informacji w firmie, czyli jak krok po kroku budowano środowisko IT.

Systemy wdrażano osobno, bez wspólnego planu. ERP kupiono, żeby ogarnąć księgowość i magazyn. CRM dołożono, gdy sprzedaż przestała nadążać za liczbą klientów. WMS pojawił się, kiedy magazyn urósł na tyle, że arkusz przestał wystarczać. Każdy system rozwiązywał w danym czasie swój problem, ale nikt nie brał pod uwagę tego, jak połączyć kropki (dosłownie i w przenośni) i rozwiązać problem globalnie.

Często to Excel jest głównym miejscem, w którym firma trzyma informacje i staje się on źródłem wiedzy. Miał być narzędziem pomocniczym do szybkiego zestawienia, a z czasem zaczął pełnić rolę centralnego raportu, na którym opiera się planowanie. W dodatku ktoś ręcznie agreguje dane z ERP, WMS i CRM w jednym arkuszu, żeby mieć jak najwięcej informacji w jednym miejscu – to właśnie jest agregowanie danych, czyli łączenie informacji z wielu źródeł w jedno spójne zestawienie. Tylko że w Excelu robi to człowiek, ręcznie, raz w tygodniu, więc zagregowane dane są nieaktualne, zanim ktokolwiek zdąży na nie spojrzeć. I, co najgorsze, po całej operacji zapomina udostępnić ten plik całej firmie, więc ktoś od niego kopiuje, dopisuje swoje dane, potem ktoś kopiuje od tego drugiego i tak w kółko. W efekcie w jednej firmie jest pięć „głównych źródeł wiedzy”, a każde oczywiście inne.

W takich systemach często jest problem z integracją, bo zostały zaprojektowane kilka lat temu i zwyczajnie nie mają takiej funkcji. Firma boi się ruszać systemy, na których wszystko stoi. Nawet jeśli integracja jest możliwa jakimiś okrężnymi drogami, to wiele firm ją odkłada. Ryzyko przerwy w pracy krytycznego systemu, brak dokumentacji albo zależność od jednej osoby, która wie, jak to działa, potrafią zablokować zmianę na lata.

Ile to kosztuje firmę

Niespójne dane rzadko widać wprost w bilansie, więc łatwo to zbagatelizować – ale koszt jest realny i namacalny, bo niespójne dane wpływają na pracę. Pracownik, który ręcznie przepisuje dane między systemami, nie robi w tym czasie nic innego, a im więcej systemów w firmie, tym więcej takiego przepisywania tygodniowo przez kilku pracowników. Z kolei błąd w cenie albo w stanie magazynowym oznacza reklamację, korektę faktury albo najczęściej po prostu stratę finansową. Efektywny przepływ informacji kosztuje mniej niż jego brak, tylko ten koszt trudniej dostrzec niż fakturę za nowy system. W dodatku sprawdzanie i prostowanie danych spowalnia firmę dokładnie w momencie, w którym powinna działać szybciej niż konkurencja.

Zanim wybierzesz rozwiązanie, zrób audyt danych i procesów

Zanim padnie decyzja o integracji, automatyzacji czy nowym systemie, sprawdź, jak dane naprawdę się zachowują w firmie, a nie jak „powinny” się zachowywać albo jak ich przepływ jest opisany w procedurach, które działają tylko na papierze.

Audyt odpowiada na kilka pytań: które dane są wprowadzane ręcznie więcej niż raz, gdzie najczęściej pojawiają się rozbieżności, które systemy mają, a które nie mają możliwości integracji, i ile realnie kosztuje utrzymanie obecnego stanu. Często okazuje się przy tym, że dwa działy liczą to samo na różne sposoby i każdy jest przekonany, że robi to poprawnie – to nie problem danych, tylko niespójny proces.

Dopiero ta diagnoza odpowiada na pytanie, czy problem rozwiąże integracja obecnych narzędzi, czy firma faktycznie potrzebuje nowego systemu – lub jeszcze innego rozwiązania.

Trzy ścieżki naprawy

Ten problem da się naprawić na kilka sposobów, zanim w ogóle padnie pytanie o wdrażanie nowego, customowego systemu.

1. Integracja istniejących systemów

Dzięki integracji ERP, CRM, WMS i MES zaczną wymieniać dane automatycznie, zamiast zmuszać pracowników do ich kopiowania lub przepisywania. To zwykle najszybsza i najtańsza droga – jeśli systemy w ogóle mają taką możliwość. Bo często nie mają, zwłaszcza te starsze.

2. Zautomatyzowanie przepływu danych

Dane trafiają z jednego systemu do drugiego według ustalonych reguł, bez udziału człowieka. Zamówienie z e-commerce automatycznie trafia do ERP, stan magazynowy sam się aktualizuje, a raport produkcyjny z MES zasila resztę miejsc bez ręcznego kopiowania danych. Sprawdź nasz przewodnik po automatyzacji procesów biznesowych, jeśli chcesz zobaczyć ten proces krok po kroku.

3. Rozbudowa istniejącego środowiska

Czasem wystarczy tylko dodać jeden brakujący element, na przykład warstwę integracyjną albo moduł raportowy, żeby wszystko dobrze działało. Robi się tak w sytuacjach, gdy większość systemów działa dobrze lub nawet jest chociaż częściowo pointegrowana.

Te trzy ścieżki można też łączyć – np. integracja dwóch systemów i automatyzacja jednego procesu to nadal mniejsza zmiana niż wdrożenie pełnego, nowego ERP, a często daje porównywalny efekt.

Kiedy jednak potrzebny będzie nowy system?

Integracja i automatyzacja mają jednak swoje granice. Jeśli obecne systemy nadal wspierają biznes, a ich problem polega jedynie na tym, że nie wymieniają danych w odpowiedni sposób, naprawa przepływu informacji rozwiązuje problem. Dlatego też, choć naprawa tego problemu jest konieczna, to powinna być przemyślana i oparta na audycie, żeby nie wylać dziecka z kąpielą.

Nowy, customowy system ma sens wtedy, gdy obecne rozwiązania zaczynają blokować rozwój firmy, wymuszają ręczną pracę tam, gdzie nie powinno jej być, nie pozwalają odwzorować procesu, który firma faktycznie realizuje, albo generują narastający dług technologiczny, którego nie da się już załatać kolejną integracją tak, jak kiedyś aktualizowało się systemy kolejnymi „service packami”.

W praktyce oznacza to na przykład sytuację, w której firma otwiera nowy kanał sprzedaży albo zakład produkcyjny, a obecny ERP fizycznie nie obsługuje takiej skali; albo proces, który realizujesz od lat, trzeba na siłę upraszczać, żeby zmieścił się w sztywnym schemacie narzuconym całej firmie. To już nie jest problem przepływu danych, tylko ograniczenie samego narzędzia.
 

Integracja jest dobrym rozwiązaniem wtedy, gdy obecne systemy nadal wspierają biznes, ale nie wymieniają pomiędzy sobą danych w odpowiedni sposób. Nowy system warto rozważyć wtedy, gdy firma musi dopasowywać procesy do ograniczeń narzędzia, zamiast rozwijać je zgodnie ze swoją strategią. - Paweł Teper, Business Solutions Account Manager, Ideo

Jak to wygląda w praktyce – konkretne case study

Intar

Intar, dystrybutor materiałów do produkcji mebli i elementów wykończenia wnętrz, działa w ośmiu oddziałach w Polsce i obsługuje dużą liczbę klientów B2B z indywidualnymi cenami i warunkami handlowymi. Brak pełnej integracji między platformą e-commerce a systemem ERP utrudniał bieżącą aktualizację cen, zarządzanie stanami magazynowymi i synchronizację zamówień.

Po wykonanej przez nas integracji platforma automatycznie przekazuje zamówienia do ERP i odbiera ich aktualne statusy, dane magazynowe aktualizują się w czasie rzeczywistym, a każdy klient widzi cenę dopasowaną do swoich warunków handlowych bez ręcznej aktualizacji cenników. I nikt w firmie nie ma wątpliwości, na jaką kwotę wystawić fakturę.

Śnieżka

Z kolei Śnieżka, znany w całej Polsce (i wszystkim remontującym, amatorom jak i profesjonalistom) producent farb i lakierów notowany na Giełdzie Papierów Wartościowych, potrzebowała platformy B2B, która pozwoliłaby partnerom handlowym składać zamówienia online, i która będzie zintegrowana z systemem IFS oraz systemem magazynowym.

W tym przypadku postawienie nowej platformy, dopasowanej do działającej już dobrze firmy, miało większy sens. W rezultacie, po wymianie jednego elementu układanki, dane produktowe są dziś pobierane bezpośrednio z IFS, a złożone zamówienia trafiają automatycznie do systemu magazynowego, bez ręcznego przepisywania. Platforma sama przelicza też masę i wartość zamówienia, co wcześniej robiono ręcznie i co bywało źródłem błędów.

W obu przypadkach firma nie wymieniała ERP ani systemu magazynowego – zmieniła się jedynie droga, jaką dane pokonują między systemami (w przypadku Śnieżki dzięki nowej platformie).

Od czego zacząć naprawę niespójności danych?

Nie musisz od razu decydować, czy potrzebujesz integracji, automatyzacji czy nowego systemu. Zacznij od sprawdzenia, gdzie dane w Twojej firmie się rozjeżdżają i ile Cię to kosztuje. Zarządzanie przepływem informacji w firmie nie zaczyna się od wyboru nowego systemu, tylko właśnie od tej diagnozy.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to by wyglądało w Twojej firmie, umów się z nami na niezobowiązującą konsultację. Przeanalizujemy Twoje systemy i powiemy wprost, czy wystarczy integracja, czy warto pójść dalej i np. zmienić tylko jeden konkretny element, żeby całość działała jak w szwajcarskim zegarku.