Kiedy integracja systemów wystarczy, a kiedy potrzebny jest nowy system?

Czym jest integracja systemów?

Integracja systemów to połączenie osobno działających narzędzi IT, na przykład ERP, CRM, WMS, PIM czy platformy e-commerce, tak aby mogły automatycznie wymieniać między sobą dane. Systemy po integracji wymieniają między sobą informacje automatycznie, a pracownik nie przepisuje tych samych danych ręcznie w kilku miejscach. Integracja nie zastępuje żadnego z systemów, tylko łączy to, co firma już ma, w jeden spójny ekosystem danych.

Skąd się biorą problemy z wieloma systemami w firmie

Im bardziej firma rośnie, tym więcej systemów obsługuje jej procesy: ERP zajmuje się finansami i zamówieniami, CRM prowadzi sprzedaż, WMS pilnuje magazynu, MES ogarnia produkcję, PIM przechowuje dane produktowe, a sklep internetowy obsługuje sprzedaż B2B. Każdy z tych systemów z osobna działa dobrze – problem zaczyna się w momencie, kiedy przestają się ze sobą komunikować.

Objawy są zawsze podobne:

• Pracownik wpisuje to samo zamówienie w systemie sprzedażowym, potem w ERP, a na koniec jeszcze w arkuszu Excela, żeby ktoś inny mógł to sprawdzić;
• Stan magazynowy w WMS różni się od tego, co widzi klient w sklepie internetowym;
• Dane o kliencie w CRM nie zgadzają się z danymi w systemie księgowym;
• Nikt w firmie nie potrafi wskazać jednego źródła prawdy – każdy dział używa swoich danych, a nie danych z sąsiedniego działu.

Skutek jest zawsze ten sam: rosną koszty operacyjne, mnożą się błędy, a zarząd traci zaufanie do danych, na podstawie których podejmuje decyzje. Problem dotyka szczególnie firm z rozbudowaną sprzedażą B2B, o czym piszemy w tekście o wyzwaniach integracji B2B.

Integracja systemów informatycznych: przykład wzięty z życia

Weźmy firmę dystrybucyjną, która sprzedaje przez własny sklep B2B i przez handlowców w terenie. Zamówienia z obu kanałów trafiają do ERP, ale stany magazynowe firma prowadzi w osobnym systemie WMS, a dane produktowe w PIM. Bez integracji każdy z tych systemów żyje własnym życiem: handlowiec widzi inny stan magazynowy niż klient w sklepie, a nowy produkt trzeba wprowadzić ręcznie w trzech miejscach.

Integracja ERP z WMS i PIM oznacza, że magazyn automatycznie aktualizuje stany w ERP i w sklepie, a handlowiec i klient zawsze widzą te same liczby. Firma nie wymienia żadnego z systemów – zmienia tylko sposób, w jaki się ze sobą komunikują. Podobny mechanizm dla e-commerce opisaliśmy w tekście integracja sklepu z ERP, o czym warto pamiętać.

Kiedy integracja systemów jest wystarczająca

Integracja sprawdza się, kiedy poszczególne systemy w firmie robią to, do czego zostały kupione, tylko nie potrafią się ze sobą porozumieć. Rozpoznasz to po kilku sygnałach: każdy system – ERP, CRM, WMS, MES czy PIM – realizuje swoje zadania poprawnie, a problem dotyczy wyłącznie wymiany danych między nimi. Albo po tym, że procesy w firmie są w miarę standardowe i nie odbiegają znacząco od tego, do czego systemy zostały zaprojektowane; poznasz też po tym, że wymiana ERP, na przykład SAP, na inny system oznaczałaby kosztowny i ryzykowny projekt bez wyraźnej korzyści – a problem rozwiąże po prostu integracja z SAP.

W takiej sytuacji nie musisz wymieniać żadnego z narzędzi. Automatyzacja procesów biznesowych pracuje na tym, co firma już ma: łączy istniejące systemy i automatyzuje przepływ danych między nimi.

Kiedy integracja nie wystarczy i potrzebny jest nowy system

Czasem problem nie leży w komunikacji między systemami, tylko w możliwościach samych systemów. Wtedy integracja niczego nie rozwiąże, bo łączysz ze sobą narzędzia, które i tak nie obsłużą Twoich procesów. Warto rozważyć nowy system albo oprogramowanie dedykowane, kiedy obecny system ogranicza rozwój firmy – na przykład nie pozwala uruchomić nowego kanału sprzedaży ani obsłużyć nowego typu klienta. Albo kiedy w systemie brakuje funkcji kluczowych dla Twojego procesu, a aktualny dostawca nie planuje ich dodać, więc pracownicy nadal wykonują część pracy ręcznie. Czy też kiedy każda kolejna integracja i modyfikacja jest coraz droższa i coraz bardziej ryzykowna – to już znak narastającego długu technologicznego.

W tym miejscu integracja przestaje wystarczać. Potrzebne jest oprogramowanie dedykowane, zaprojektowane pod Twoje procesy albo modernizacja systemu, który dziś Cię ogranicza. Jeśli stary system nie ma nawet API, to pierwszym krokiem bywa właśnie integracja baz danych, czyli dobudowanie dostępu do danych, żeby dało się je bezpiecznie wyciągnąć i podłączyć do nowszych narzędzi.

Integracja czy nowy system: szybkie porównanie

Jak to sprawdzić w praktyce w 4 krokach:

Krok 1: Zmapuj obecne systemy i przepływ danych

Spisz, jakie systemy działają w firmie i jakimi danymi wymieniają się między sobą, oraz czy robią to ręcznie czy automatycznie. Często już ten krok pokazuje, gdzie leży problem.

Krok 2: Znajdź miejsca, w których dane się różnią

Sprawdź, gdzie pracownicy przepisują dane ręcznie, ile czasu to kosztuje i ile generuje błędów. To nie jest niedogodność, tylko realny koszt braku integracji.

Krok 3: Sprawdź, czy to problem w komunikacji, czy możliwości systemu

Zapytaj, czy dany system poradziłby sobie z tym, czego potrzebujesz, gdyby tylko miał dostęp do właściwych danych. Jeśli tak, to wystarczy integracja. Jeśli nie, problem leży głębiej.

Krok 4: Wybierz odpowiednią ścieżkę

Zdecyduj między integracją obecnych systemów, automatyzacją procesów opartą na tym, co już masz, a budową albo modernizacją systemu. Najlepiej zrobić to razem z zespołem, który przeprowadzi taką diagnozę z zewnątrz.

Głos eksperta

Problemem wielu firm nie jest brak systemów, tylko ich nadmiar. Kiedy firma rośnie szybko, dokłada kolejne narzędzia do obsługi kolejnych procesów, a po kilku latach nikt już nie ma pełnego obrazu, które dane są aktualne. Zanim padnie decyzja o budowie czegoś nowego, warto sprawdzić, czy nie wystarczy po prostu uporządkować przepływ danych między tym, co firma już ma. - Jan Mazur, Lider Wdrożeń i Technologii Business Solutions, Ideo

Jak wyglądała integracja w praktyce: case study Śnieżki

Fabryka Farb i Lakierów Śnieżka, lider branży chemii budowlanej notowany na warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych, ma bardzo szerokie portfolio produktów i obsługuje reklamacje zarówno od klientów indywidualnych, jak i od hurtowników. Firma potrzebowała jednego, spójnego procesu reklamacyjnego oraz integracji z systemem IFS.

Ideo wdrożyło system do zarządzania reklamacjami oparty na mechanizmie workflow platformy LOGITO. Klienci indywidualni zgłaszają reklamacje przez dedykowaną stronę, a hurtownicy przez system zamówieniowy. System klasyfikuje zgłoszenia, informuje klientów o statusie sprawy przez SMS i e-mail oraz jest zintegrowany z IFS.

Dzięki integracji reklamacje z różnych kanałów trafiają dziś do jednego systemu, czas obsługi zgłoszeń się skrócił, a Śnieżka zyskała pełną bazę reklamacji do analizy historii zgłoszeń. Zobacz pełne case study.

Nasze podejście: integracja, automatyzacja czy oprogramowanie dedykowane?

Nie zaczynamy od konkretnego narzędzia, tylko od sprawdzenia, jak procesy w Twojej firmie wyglądają naprawdę – nie tak, jak są opisane w procedurach, tylko jak NAPRAWDĘ wyglądają i gdzie dane się gubią. Dopiero na tej podstawie proponujemy rozwiązanie.

Czasem wystarczy integracja obecnych systemów i automatyzacja przepływu danych między nimi. Innym razem lepiej sprawdzi się oprogramowanie dedykowane, zaprojektowane pod Twoje procesy, albo modernizacja systemu, który dziś ogranicza rozwój firmy – zanim dług technologiczny urośnie na tyle, że zmiana zacznie kosztować dużo więcej. 

Porozmawiajmy o Twoich systemach. Nie musisz sam oceniać, czy wystarczy integracja, czy potrzebujesz czegoś więcej. Umów spotkanie i dowiedz się, co będzie dla Ciebie idealne.