Integracja sklepu z ERP – o czym warto pamiętać

Działanie wielu firm zależy od wdrożonych systemów i ich funkcjonalności. Najważniejsze jednak jest to, żeby wykorzystywane technologie uzupełniały się nawzajem i zwiększały zakres działania w wielu obszarach. Integracja odpowiednich systemów i narzędzi jest niewątpliwie kluczem do sukcesu.

To, co może pomóc budować powodzenie firmy sprzedażowej to system ERP. Posiada on szereg rozwiązań, które dostosowane są do wszystkich obszarów pracy oraz zapewniają zgodność z przepisami prawa.

Czym jest system ERP

System ERP (Enterprise Resource Planning) jest narzędziem służącym do zarządzania przedsiębiorstwem. „Planowanie zasobów” uwzględnia kontrolę, zarządzanie zasobami i procesami w wielu działach biznesowych firmy.

ERP pozwala skoordynować kilka obszarów, takich jak księgowość i finanse, sprzedaż, obieg dokumentów, magazyn, kadry i płace, raporty i analizy, produkcję, czy budżetowanie i planowanie.

Nowoczesne przedsiębiorstwa działające w branży e-commerce docenią możliwości i stabilność oprogramowania ERP, które porządkuje pracę poszczególnych działów firmy. Zintegrowany system ERP pomaga w gromadzeniu, przechowywaniu i analizie danych, które pochodzą z różnych obszarów działalności firmy.

Najważniejszą jego cechą jest gromadzenie wszystkich tych danych w jednej bazie. Dodatkowo oprogramowanie można rozbudować o inne dedykowane rozwiązania, co daje możliwość dostosowania go do specyficznych procesów zachodzących w firmie.

Producenci ERP zapewniają bezpieczeństwo w prowadzeniu biznesu dzięki dbałości o zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa.
 

Firmowy ekosystem

Wyznacznikiem elastyczności technologii ERP jest modułowa struktura. System zapewnia odpowiednie dobranie tylko tych komponentów i funkcji, które rzeczywiście będą stosowane w danej branży.

Dzięki takiej budowie doskonale wpisuje się w indywidualne potrzeby firmy. ERP jest narzędziem, które nie zaburza ekosystemu firmy, a go porządkuje.

Posiada możliwość integracji i scalania danych z już istniejącymi w firmie elementami infrastruktury IT. Wdrożenie optymalnej i efektywnej integracji wymaga dobrego interfejsu programistycznego (API).
 

Stabilność i bezpieczeństwo

Odpowiednia architektura programistyczna systemu ERP sprawia, że rozwiązanie jest skalowalne. Dzięki temu może dostosować się do wielkości firmy, specyfiki procesów biznesowych oraz struktury działalności. Wzrost liczby użytkowników oraz ilości danych nie zaburza szybkości jego działania i stabilności.

System ERP dostarcza pełne wsparcie dla firmy pod względem bieżącej aktualizacji, konsultacji ekspertów, rozwoju systemu, eliminowania problemów, rozszerzenia o dodatkowe moduły funkcjonalne, konserwację czy tworzenie kopii zapasowych.
 

Mobilny ERP

Urządzenia mobilne, takie jak popularne smartfony, obejmują swoim zasięgiem coraz więcej obszarów naszego życia. Dlatego istotną cechą systemu ERP jest jego mobilność. Nowoczesne projekty dostępne są jako aplikacje webowe oraz technologie chmurowe.

Zastosowanie RWD pozwala na dostosowanie interfejsu użytkownika do kształtu, rozmiaru i rozdzielczości ekranu, na którym jest wyświetlany. Umożliwia również jego dopasowanie do ekranów dotykowych, tak aby można było z niego korzystać za pomocą myszy, klawiatury oraz panelu dotykowego.

Niektóre aplikacje mobilne systemu ERP potrafią pracować w trybie offline, a dla ułatwienia prac terenowych często wykorzystują GPS. ERP jest złożonym rozwiązaniem zapewniającym właściwe prowadzenie firmy w wielu aspektach. Jak to działa w dziedzinach ważnych z punktu widzenia sprzedaży produktów?
 

Gospodarka magazynowa

Implementacja oprogramowania ERP w magazynie otwiera drogę w kierunku cyfrowej transformacji procesów logistycznych. Wykorzystanie tego rozwiązania w obszarze gospodarki magazynowej przynosi szereg korzyści, takich jak sprawna realizacja dyspozycji, eliminacja pomyłek czy kontrola poziomu zapasów.

Za pośrednictwem modułu logistycznego istnieje dostęp do takich rozszerzeń, jak:

• Dyspozycje logistyczne – nadzór nad wydawanymi produktami, obsługa kodów kreskowych, usprawnienie ścieżki kompletacji na magazynie.
   
• Kontrola jakości – sortowanie błędów pod względem ich częstotliwości, wydruk etykiet dla uszkodzonych towarów.
   
• Jednostki logistyczne – obsługa przyjęć, wydań i miejsc składowania, obsługa jednostek logistycznych, informacje o zawartości i lokalizacji jednostek logistycznych.
   
• Mobilny magazyn – synchronizacja z ERP, planowanie czasu pracy i zakresu dystrybucji, komunikacja między magazynierami a kierownikami.
   
• Wydania i przyjęcia – kontrola w zakresie przyjęć, tworzenie automatycznego planu, nadzór nad wydaniami i przyjęciami towaru.
   
• Statystyki i raporty – zestawiania, statystyki szczegółowe, raporty pracy operatorów.
   

Ceny sprzedaży i rabaty

Firmy, które działają na rynkach, gdzie występują zmiany cenowe, powinny realizować założenia elastycznych strategii cenowych. Daje im to szansę na podtrzymanie zainteresowania nabywców. Kluczową kwestią w kreowaniu polityki cenowej jest fakt, czy firma proponuje produkty i usługi tylko klientom B2C, czy również B2B.

W systemie ERP przedsiębiorca ma dowolność definiowania różnych cen sprzedaży oraz zakupu, a funkcja rabatów umożliwia przypisywanie wartości procentowych rabatu. Istotną funkcją tej technologii jest powiązanie cen oraz rabatów z odpowiednimi procesami handlowymi, księgowymi oraz marketingowymi. Daje to gwarancję przejrzystości i spójności użytkowania.
 

Kontrahenci

Ważnym elementem każdego systemu są dane o kupujących, które można przechowywać właśnie w ERP. Jest to szczególnie ważne w przypadku sprzedaży B2B, gdzie dany kontrahent może kupować zarówno przez sklep internetowy, jak i stacjonarny.

Jeśli obie technologie działają w oparciu o jeden system ERP, to jest to idealne miejsce, aby wszystkie zakupy kontrahenta połączyć w jednym koncie. Klienci logujący się do profilu na swoim sklepie mają dostęp do historii wszystkich swoich faktur oraz terminów płatności.

Natomiast konta z największą ilością przeterminowanych płatności mogą zostać zablokowane do dalszych realizacji zamówień.

Jest to bardzo dobre rozwiązanie umożliwiające automatyzację procesów, weryfikację danych o kliencie i jego zaległościach, a także wyeliminowanie problemów z zagubionymi fakturami.
 

Zamówienia

Zamówienia w systemie ERP to zestaw danych, który informuje nas m.in. o dokumentach handlowych do wystawienia, czy są one poprawne i dostępne, o miejscu pochodzenia danego towaru oraz jak rozbić komplety produktów.

Jednak, aby wszystko sprawnie funkcjonowało, ważny jest czas, jaki potrzebujemy na wysłanie zamówienia do ERP. Im szybciej ono zostanie przesłane do systemu, tym mniejsze ryzyko, że przesyłka nie zostanie skompletowana w odpowiednim czasie, co może mieć negatywny wpływ na dalsze etapy procesu.
 

Faktury

Bez względu na to kim są nasi klienci i gdzie kupują, każdy z nich powinien mieć dostęp do historii swoich transakcji. Sklep internetowy powinien stać się miejscem, w którym klient będzie mógł zweryfikować swoje zamówienie – jakie zakupił produkty, kiedy została wystawiona faktura, jaki jest termin płatności, czy należność została już uregulowana, czy faktura nadal czeka na opłacenie.

Integracja z systemem ERP pozwoli na weryfikację terminowości opłacania dokumentów, a w sytuacji braku punktualności automatycznie zablokuje możliwość dokonywania kolejnych transakcji w formie B2B. Dodatkowo, część systemów ERP umożliwia wysyłanie przypomnień do kontrahentów o opłaceniu zaległych zobowiązań na podstawie dat z faktury.

W zależności od charakterystyki danej firmy oraz celów wdrożenia systemu ERP, przedsiębiorca uzyskuje szereg korzyści z implementacji tego rozwiązania:

• Automatyzacja mechanicznych i powtarzających się czynności
• Oszczędność czasu
• Poprawa obsługi klienta i kontrola jakości
• Szybkość podejmowania decyzji dzięki raportom, zestawieniom oraz diagramom
• Zwiększenie efektywności pracy
• Łatwiejszy dostęp do informacji
• Automatyzacja i ujednolicenie procedur
• Optymalizacja procesów produkcyjnych
• Poprawa bezpieczeństwa danych 
• Optymalizacja stanów magazynowych.

Systemy ERP pełnią ważną rolę w zapewnieniu sprawniejszego funkcjonowania biznesu związanego ze sprzedażą internetową. Nie tylko centralizują informacje o zasobach (produktach) i sprzedaży, ale również automatyzują procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, tym samym podnosząc efektywność wszystkich pracowników.

Sprzedawcy oszczędzając czas na ręczną obsługę zamówień, mogą poświęcić większą uwagę pogłębianiu relacji z klientami oraz kreowaniu wizerunku swojej firmy.