Cyfrowy paszport produktu nie jest wdrożeniem – jest sprawdzianem porządku w Twoich danych produktowych

Obowiązek, który firmy mylą z projektem informatycznym

Digital Product Passport wychodzi z sali konferencyjnej poświęconej ESG i trafia na listę realnych projektów do rozliczenia. W firmach objętych rozporządzeniem ESPR temat pojawia się dziś obok RODO, KSeF czy raportowania ESG, czyli w szufladzie „kolejny obowiązek”. Ale to błędne skojarzenie, więc prowadzi także do złego wniosku, że zespoły IT zaczynają szukać systemu, który „da” firmie paszport produktu, zamiast sprawdzić, czy dane, które ten paszport ma pokazywać, w ogóle istnieją w spójnej formie i czy nadają się do pokazania. Tu nie chodzi o kupno osobnej aplikacji, tylko o to, jak dziś wygląda zarządzanie danymi produktowymi i dokumentacją w organizacji. Spróbuj odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: gdyby jutro klient zapytał o pełną historię wybranego produktu, ile czasu zajęłoby Twojemu zespołowi jej zebranie?

DPP zaczyna się przy uporządkowanym i usystematyzowanym prowadzeniu danych, a nie w dzień przed terminem wprowadzenia

Cyfrowy paszport produktu to skutek rosnącej presji na przejrzystość łańcuchów dostaw, a nie jej przyczyna. Rozporządzenie ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation) narzuca ramy czasowe i zakres, ale nie da się go dołożyć na ostatnim etapie, tuż przed wejściem w życie obowiązku dla danej grupy produktowej. Fundamentem paszportu są dane, którymi firma dysponuje już dziś. Kompletne, aktualne i spójne dane oznaczają, że zbudowanie paszportu sprowadza się do ich udostępnienia w wymaganym formacie. Jeśli dane są porozrzucane między arkuszami, systemami i prywatnymi skrzynkami pracowników, a u każdego mówią co innego, to samo domknięcie tego chaosu staje się osobnym projektem, zanim ktokolwiek zacznie w ogóle mówić o paszporcie.

W praktyce największą przeszkodą jest nie tyle brak technologii, ile brak jednego, wiarygodnego źródła informacji o produkcie. Każdy dział ma swoją wersję tych samych danych.

Jedna nazwa produktu – trzy różne wersje danych

System PIM porządkuje rdzeń danych produktowych: nazwy, parametry, opisy, zdjęcia, kategorie. To naturalne miejsce, w którym większość firm zaczyna myśleć o zarządzaniu informacją o produkcie. Kłopot w tym, że w praktyce PIM w praktyce rzadko jest jedynym źródłem informacji.

Obok niego funkcjonuje też ERP, który przechowuje dane produkcyjne i magazynowe. Osobno działa też repozytorium dokumentów z kartami charakterystyki i specyfikacjami technicznymi na dysku czy Sharepointcie. Dochodzą do tego prywatne foldery, załączniki w mailach i pliki, do których dostęp ma czasem jedna konkretna osoba, która akurat jest nieobecna zawsze wtedy, gdy jest potrzebna.

Skutek jest łatwy do przewidzenia: informacja o tym samym produkcie różni się w zależności od tego, skąd ją czerpiesz. PIM podaje jedną wersję, dokumentacja techniczna inną, a na Sharepointcie jest jeszcze inna, sprzed dwóch aktualizacji z 2023 roku. Podczas audytu ta rozbieżność przestaje być ciekawostką organizacyjną, a zaczyna być problemem do wyjaśnienia.

Dane produktowe to dopiero połowa sukcesu

Nawet najlepiej zorganizowany PIM nie wystarczy, żeby zbudować wiarygodny paszport produktu. Do pełnego obrazu potrzebna jest jeszcze dokumentacja: certyfikaty, deklaracje zgodności, historia kolejnych wersji produktu, terminy ważności dokumentów, aktualizacje z listą zmian oraz jasna informacja, kto i kiedy zatwierdził daną zmianę. I tu pojawia się luka: zmiana danych produktu zwykle nie uruchamia żadnej ścieżki zatwierdzania.

Typowy scenariusz wygląda tak: ktoś poprawia specyfikację w jednym pliku, dział certyfikacji się o tym nie dowiaduje, certyfikat wygasa bez żadnego powiadomienia, a fakt jego wygaśnięcia wychodzi na jaw dopiero podczas kontroli. Pół roku później nikt nie potrafi jednoznacznie wskazać, kto zaakceptował konkretną wersję danych i kiedy dokładnie to zrobił.

PIM to coś więcej niż katalog produktów – to realna pomoc przy wprowadzaniu DPP

Pimcore, na bazie którego Ideo realizuje wdrożenia PIM, to otwarta platforma klasy enterprise łącząca zarządzanie danymi produktowymi z DAM, czyli repozytorium zasobów cyfrowych, oraz elastycznym modelem danych. Ten model pozwala dobudować własne typy obiektów wykraczające poza sam produkt, na przykład nietypowe dokumenty czy certyfikaty, i powiązać je bezpośrednio ze sobą.

W efekcie dużą część pracy związanej z DPP można wykonać już na poziomie samego PIM. Certyfikat produktu, jego termin ważności i status zatwierdzenia mogą być obok opisu i parametrów, zamiast być w innych miejscach, do których trzeba oddzielnie zaglądać.

Sam elastyczny model danych to jednak nie wszystko. Kto zatwierdza zmianę, kiedy system ma wysłać ostrzeżenie o wygasającym dokumencie czy jak połączyć to z systemami spoza PIM – to pytania, na które odpowiada warstwa procesowa zbudowana wokół platformy, nie sama struktura danych.

Jak Ideo łączy Pimcore z resztą Twojego środowiska IT

Żaden gotowy system PIM, nawet tak otwarty jak Pimcore, nie pokryje wszystkich potrzeb organizacji bez dostosowania. W Ideo ta praca polega na budowaniu wokół Pimcore dedykowanych połączeń: z systemem ERP, z repozytorium dokumentów, z workflow zatwierdzania zmian, z mechanizmem powiadomień o wygasających certyfikatach oraz bazami dostawców czy systemami produkcyjnymi. To, jak wygląda taka integracja, zależy od tego, z czego firma już korzysta. Klienci, którzy mają wdrożone LOGITO, naszą platformę do zarządzania obiegiem dokumentów, mogą połączyć ją z PIM tak, że zmiana danych produktu automatycznie uruchamia proces akceptacji, a każdy dokument ma przypisanego właściciela i historię decyzji.

LOGITO: dokumenty, które pilnują się same

W praktyce wygląda to tak: ktoś w dziale jakości poprawia specyfikację produktu w PIM, LOGITO od razu wychwytuje tę zmianę i kieruje ją do osoby odpowiedzialnej za zatwierdzenie, zanim nowa wersja trafi do publicznego paszportu. System pilnuje też terminów: jeśli certyfikat zbliża się do wygaśnięcia, powiadomienie idzie do właściwej osoby z odpowiednim wyprzedzeniem, a nie dopiero wtedy, gdy ktoś zorientuje się podczas kontroli.

Jeśli nikt nie zareaguje w wyznaczonym czasie, sprawa eskaluje do przełożonego, więc odnowienie certyfikatu nie zależy od tego, czy ktoś akurat pamiętał o terminie. Każda taka zmiana zostaje zapisana z datą, autorem i statusem akceptacji, więc audit trail, o którym mowa dalej, buduje się sam, przy okazji codziennej pracy, a nie jako osobny projekt tuż przed audytem.

To rozwiązuje dokładnie ten problem, o którym była mowa wcześniej: rozproszenie dokumentacji między działem jakości, produkcją, prawnikami i sprzedażą. Zamiast szukać, kto ostatnio widział aktualną wersję karty charakterystyki, każdy z tych działów pracuje na tym samym obiegu i z tą samą historią zmian.

LOGITO działa na architekturze low-code, więc ścieżkę zatwierdzania dla danych produktowych da się modyfikować bez czekania w kolejce do zespołu programistów. Jeśli w trakcie wdrażania DPP okaże się, że jeden etap akceptacji jest zbędny albo trzeba dodać dodatkową osobę do ścieżki, bo na przykład ESPR nakłada nowy wymóg dla danej kategorii produktów, zmienia się tylko ten jeden krok procesu. Reszta systemu działa bez przestojów.

Ten sam mechanizm daje też kontrolę wersji: gdy dane produktu się zmieniają, stara wersja nie znika, tylko zostaje zamrożona z dokładną datą i statusem, a nowa wchodzi do obiegu dopiero po zatwierdzeniu. Dzięki temu firma w każdej chwili potrafi odtworzyć, jak wyglądały dane produktu w dowolnym momencie w przeszłości, nie tylko jak wyglądają dzisiaj. Firmy korzystające z innego systemu dokumentowego dostają dokładnie taką samą integrację, tylko z ich narzędziem.

Najczęstszy mit dotyczący DPP to…

Wielu wciąż traktuje DPP jak kolejny system, który trzeba kupić obok PIM czy ERP. W praktyce to miejsce, w którym dane już zgromadzone w organizacji stają się widoczne na zewnątrz, w wymaganym formacie.

Paszport pobiera dane produktowe z PIM, a procesy i dokumentację z historii zarządzania zmianami: historię modyfikacji produktu, przebieg akceptacji, dowody zgodności i ślad decyzyjny pozwalający odtworzyć, kto zatwierdził, co i kiedy, czyli tak zwany audit trail.

Wynika z tego prosta zależność: paszport będzie tak dobry, jak jego dane wejściowe (działa tu stara zasada GIGO). Żaden system generujący DPP nie naprawi rozproszonych i niespójnych danych. Może je co najwyżej ładnie zaprezentować, a bałagan i tak wyjdzie na jaw przy pierwszej kontroli.

Punkty kontrolne przed rozmową o DPP

Zanim zaczniesz planować sam paszport, warto zweryfikować, czy masz poukładane elementy, na których on się opiera:

• spójne, uporządkowane dane produktowe zgromadzone w jednym systemie PIM;
• jedno źródło dokumentów zamiast rozproszonych folderów i prywatnych skrzynek; określone ścieżki zatwierdzania zmian w danych produktu;
• kontrolę wersji, czyli możliwość sprawdzenia, jak dane wyglądały w danym momencie w przeszłości;
• pełny ślad audytowy pokazujący, kto, co i kiedy zmienił;
• jasno przypisanych właścicieli poszczególnych kategorii danych;
• automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach ważności dokumentów i certyfikatów;
• integrację między systemem PIM a miejscami, w których przechowywana jest dokumentacja.

Ostatni punkt zasługuje na osobne zdanie. Gdy PIM i integracje wokół niego projektuje jeden dostawca, spójność architektury wynika z decyzji podjętej na starcie, a nie z dopasowywania systemów po fakcie. To realnie obniża koszty utrzymania i ułatwia rozbudowę środowiska IT w kolejnych latach.

DPP traktowany jak kolejny „projekt IT do wprowadzenia” to kosztowna pomyłka

Reakcja wielu organizacji na hasło „cyfrowy paszport produktu” jest taka sama: trzeba znaleźć i wdrożyć nowy system. To założenie od razu kieruje projekt na złe tory. O DPP decydują poukładane dane i procesy, a nie samo wdrożenie technologiczne.

Największe ryzyko pojawia się tam, gdzie infrastruktura danych nigdy nie została uporządkowana, a paszport ma zostać dodany na sam koniec, tuż przed terminem regulacyjnym. W takim scenariuszu system generujący paszport tylko obnaża bałagan, który wcześniej nie musiał być pokazywany nikomu z zewnątrz.

Kto poukłada dane wcześniej, ten wygrywa

Organizacje z uporządkowanym PIM i sprawnymi procesami dokumentacyjnymi osiągną gotowość do DPP zdecydowanie szybciej niż konkurencja, która zabierze się za porządki dopiero pod presją terminu. To właśnie ten moment zamienia obowiązek regulacyjny w przewagę rynkową. Gotowy paszport produktu skraca proces sprzedażowy w relacjach B2B, w których kontrahenci sami pytają o zgodność z ESPR. Buduje też zaufanie klientów i partnerów, którzy zamiast wyrywkowych odpowiedzi na pytania o skład czy pochodzenie, dostają spójną, kompletną historię produktu.

Chcesz sprawdzić, czy Twoje dane produktowe i systemy wokół nich są gotowe na wymagania DPP? Umów się z nami na niezobowiązującą konsultację.

Szczegóły samej regulacji znajdziesz na stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii.