Oprogramowanie dedykowane czy gotowy system – kiedy warto budować własne rozwiązanie?

Gotowy system a oprogramowanie dedykowane – czym się różnią?

Jak zawsze w takich sytuacjach, każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety, a każde z nich świetnie się sprawdzi, ale w określonych warunkach.

Gotowy system: szybki start i sprawdzone funkcje

Gotowy system powstaje z myślą o wielu firmach – producent projektuje jego funkcje tak, aby obsługiwały popularne procesy w sprzedaży, księgowości, zarządzaniu relacjami z klientami, magazynie czy kadrach. To dobre rozwiązanie, gdy firma:

• korzysta ze standardowych procesów,
• potrzebuje szybko uruchomić narzędzie łatwe w obsłudze,
• ma ograniczony budżet początkowy,
• chce korzystać ze wsparcia producenta,
• nie potrzebuje nietypowych integracji ani rozwiązań,
• może dostosować część swoich działań do sposobu pracy systemu.

Gotowe oprogramowanie zapewnia bowiem przewidywalny model opłat i dostęp do funkcji, które producent już zaprojektował, przetestował i wdrożył u innych użytkowników – dlatego Ty nie będziesz musiał finansować całego procesu analizy, projektowania i budowy od podstaw. Dostaniesz gotowca „od ręki” i będziesz mógł od razu działać.

Sytuacja się zmieni, gdy firma będzie musiała naginać swoje procesy do ograniczeń narzędzia – np. pracownicy będą eksportować dane do Excela i pracować dalej poza narzędziem, tworzyć dodatkowe formularze, prowadzić własne rejestry i ręcznie przenosić informacje między systemami. System nadal będzie działał, tylko część pracy będzie odbywała się już obok niego – co trochę się mija z celem, bo dopiero co kupiony system będzie kolejną aplikacją w ekosystemie, a nie ekosystemem samym w sobie.

Oprogramowanie dedykowane: system dopasowany do firmy

Oprogramowanie dedykowane powstaje pod konkretne procesy, użytkowników i cele biznesowe jednej organizacji. Dlatego też pisanie programów komputerowych na zamówienie zaczyna się u nas od analizy: zespół projektowy sprawdza, jak działa firma, a potem tworzy rozwiązanie dopasowane do jej rzeczywistych potrzeb.

Takie oprogramowanie na zamówienie może mieć formę:

• aplikacji dla pracowników,
• platformy dla klientów,
• systemu wspierającego produkcję lub logistykę,
• narzędzia do zarządzania dokumentami,
• modułu połączonego z istniejącym systemem ERP lub CRM,
• warstwy integrującej kilka używanych systemów.

W praktyce tworzenie oprogramowania na zamówienie nie musi oznaczać budowania całej infrastruktury firmy od zera, bo łatwo wtedy wylać dziecko z kąpielą. Równie dobrą drogą może być zachowanie dobrych elementów obecnego środowiska i dobudowanie własnych modułów tam, gdzie gotowe narzędzia nie wystarczają.

Jeśli więc są w Twojej firmie procesy czy elementy, które dobrze działają, to przy wyborze systemu „na miarę” nie będzie trzeba z nich rezygnować ani robić rewolucji na siłę – a wręcz nie powinno się tak robić, jeśli nie ma ku temu wyraźnych powodów.

Zacznij od problemu biznesowego, nie od technologii

Decyzja o budowie własnego systemu nie powinna zaczynać się od pytania, czy firma potrzebuje aplikacji webowej, mobilnej albo nowego systemu ERP. Ani od decyzji „chcemy nowy system” – najpierw firma musi ustalić, co dokładnie ją ogranicza. Typowe sygnały ostrzegawcze to:

• pracownicy wprowadzają te same dane do kilku systemów,
• pracownicy wypracowują własne procesy i ścieżki decyzyjne (a każdy inne),
• Excel stał się głównym narzędziem do sterowania procesem i do przechowywania informacji,
• aplikacje i działy nie wymieniają informacji między sobą,
• dane w różnych działach są niespójne,
• przygotowanie raportu wymaga zrobienia go ręcznie, a nie wygenerowania,
• menedżerowie nie mają dostępu do aktualnych informacji i nie wiedzą, co się realnie dzieje w zespołach,
• stary system i procesy blokują rozwój nowych usług i rozwój firmy,
• zespół poświęca czas na czynności, które można zautomatyzować.

Trzeba jednak pamiętać, że sam zakup lub stworzenie systemu nie naprawi źle zaprojektowanego procesu. Jeśli firma nie wie, kto odpowiada za poszczególne etapy, gdzie powstają opóźnienia i jakie informacje są potrzebne do podjęcia decyzji, nowe narzędzie może tylko przenieść problem na ekran – ale niczego nie zmieni samo z siebie. Dlatego przed wyborem rozwiązania firma powinna zrewidować:

• jakie czynności pracownicy wykonują ręcznie,
• które z nich da się zautomatyzować,
• w których miejscach pojawiają się błędy, przeszkody, zatory,
• jakie dane powstają w poszczególnych działach i czy powinny być dostępne dla innych działów,
• które aplikacje i systemy powinny się ze sobą komunikować,
• ile kosztuje obecny sposób pracy,
• ile z tych kosztów można oszczędzić bez straty dla działania firmy,
• jaki wynik firma chce osiągnąć po wdrożeniu.

Dopiero taka diagnoza pokaże, czy wystarczy rewizja działania firmy i konfiguracja gotowego systemu, zintegrowanie istniejących narzędzi, automatyzacja wybranych procesów czy zamówienie oprogramowania szytego na miarę, które uwzględni specyfikę firmy i rzeczy, których nie da się nagiąć do gotowców.

Kiedy gotowy system będzie lepszą decyzją?

Własne rozwiązanie nie jest z automatu lepsze. Jeśli proces jest standardowy, a gotowy system dobrze go obsługuje, budowa dedykowanego narzędzia może być niepotrzebnym wydatkiem.

Proces jest standardowy

Gotowe rozwiązanie często wystarczy w obszarach, które nie wyróżniają firmy na rynku. Dotyczy to na przykład podstawowej księgowości, obsługi poczty, prowadzenia prostego systemu CRM, wystawiania dokumentów czy standardowego raportowania i tym podobnych czynności.

Jeśli konkurenci korzystają z podobnych procesów, inwestycja w całkowicie własny system bez pomysłu na ulepszenie procesów zapewne nie przyniesie przewagi – a za to firma poniesie koszty budowy i utrzymania rozwiązania, które będzie wykonywać zadania dostępne w wielu gotowych narzędziach. Brzmi, jakby nie miało to sensu – bo w rzeczy samej nie ma. Gotowe rozwiązanie w takiej sytuacji sprawdzi się dużo lepiej.

Firma potrzebuje szybko rozpocząć pracę

Gotowy system może być dobrym wyborem także wtedy, gdy czas ma większe znaczenie niż pełne dopasowanie. Pozwala ono szybciej uruchomić podstawowe funkcje, przeszkolić użytkowników i po prostu pracować. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy firma:

• otwiera nowy dział,
• porządkuje podstawowe dane,
• zastępuje narzędzie, którego producent kończy wsparcie, c
• hce przetestować nowy proces,
• korzysta z procesów, które są narzucone z góry (np. ustawowo) i w każdej firmie z danej branży wyglądają tak samo,
• potrzebuje sprawdzonego rozwiązania przed ważnym terminem biznesowym.

Gotowe narzędzie nie wymaga prowadzenia pełnego projektu od analizy po rozwój kolejnych wersji. Zespół może szybciej przejść do użytkowania i do pracy, choć czasem musi zaakceptować pewne ograniczenia.

Koszt problemu jest niewielki

Jeśli dany proces występuje rzadko, angażuje niewiele osób i nie wpływa istotnie na wynik finansowy, własny system może się nie zwrócić. W takim przypadku rozsądniejsza będzie konfiguracja gotowego narzędzia albo prosta automatyzacja, ewentualnie dopasowanie procesu do oprogramowania – co nie będzie pewnym kompromisem.

Firma powinna jednak policzyć rzeczywisty koszt problemu. Sama liczba licencji nie pokazuje pełnego obrazu, bo do rachunku wchodzą też czas pracy, poprawianie błędów, opóźnienia w obsłudze klientów oraz koszty dodatkowych arkuszy i aplikacji.

Kiedy warto zainwestować w oprogramowanie dedykowane?

Proces ma znaczenie dla przewagi firmy

Jeśli sposób obsługi klienta, realizacji zamówień, planowania pracy lub kontroli jakości wyróżnia firmę na tle konkurencji, dopasowanie systemu może mieć bezpośredni wpływ na wyniki i spotęgować działanie procesu – i wtedy jego wprowadzenie ma bardzo duży sens, nawet jeśli będzie to kosztowne; lepsze wyniki finansowe szybko to wyrównają.

Gotowy system zwykle narzuca standardowy model pracy – to wygodne, dopóki standard pasuje do firmy. Jeśli jednak narzędzie zmusza ją do rezygnacji z ważnego elementu procesu, oszczędność może się szybko okazać pozorna.

Własne rozwiązanie pozwala odwzorować najważniejsze zasady działania firmy. Może też ułatwić wprowadzanie zmian, gdy organizacja rozwija nowe produkty, obsługuje kolejne grupy klientów albo wchodzi na nowe rynki.

Gotowy system wymaga zbyt wielu obejść

Obejście to każda dodatkowa czynność, którą pracownik wykonuje tylko dlatego, że system nie obsługuje procesu albo nie robi tego w odpowiedni sposób. Może to być kopiowanie danych, ręczne łączenie raportów, przesyłanie informacji do innego działu czy prowadzenie rejestru poza systemem albo sprawdzanie informacji w kilku miejscach.

Pojedyncze obejście nie musi być problemem. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy firma buduje wokół systemu całą sieć dodatkowych narzędzi. Pracownicy przestają wiedzieć, która wersja danych jest aktualna, a menedżerowie tracą czas na wyjaśnianie rozbieżności (albo w ogóle ich zrozumienie). Dobrze zaprojektowane oprogramowanie na zamówienie może ograniczyć ręczną pracę, liczbę błędów i czas potrzebny na kontrolę procesu.

Potrzebne są integracje między systemami

Integracja wygląda na drobiazg do chwili, gdy okazuje się, że któryś z systemów nie ma gotowego API. Bez API niewiele można zdziałać i wtedy sama konfiguracja nie wystarczy – trzeba zbudować dedykowane rozwiązanie lub osobny moduł. Przykładowo, bez API:

• CRM nie może przekazywać danych do systemu obsługi zamówień,
• system magazynowy nie może aktualizować informacji dla działu sprzedaży,
• aplikacja dla pracowników nie może wysyłać danych do centralnej bazy,
• platforma klienta nie może pobierać informacji z kilku źródeł.

A to tylko kilka przykładów działań, które bez API są niemożliwe. Dopóki nie ma integracji, rolę łącznika między aplikacjami pełni pracownik: przepisuje, kopiuje i eksportuje dane – a każda taka czynność to okazja do pomyłki. Działająca integracja przekazuje dane tam, gdzie są potrzebne i daje firmie lepszą kontrolę nad procesem. W takich projektach „dedykowane rozwiązanie” może oznaczać niewielki, wyspecjalizowany moduł, a nie wielki system obejmujący całą działalność organizacji.

Firma planuje dalszy rozwój

Gotowy system może wystarczać przy obecnej skali działalności, ale niekoniecznie poradzi sobie z planowanym wzrostem. Większa liczba klientów, oddziałów, zamówień lub użytkowników może ujawnić ograniczenia, których wcześniej nie było widać. Firma powinna rozważyć własne rozwiązanie, jeśli planuje:

• uruchomienie nowych kanałów sprzedaży,
• obsługę większej liczby klientów,
• połączenie oddziałów,
• otwarcie nowych oddziałów,
• automatyzację kolejnych etapów procesu,
• stworzenie usługi dostępnej cyfrowo,
• rozwój aplikacji dla klientów lub pracowników.

System powinien wspierać skalowanie, a nie wymagać dokładania kolejnych osób do obsługi rosnącej liczby wyjątków.

Jak policzyć opłacalność własnego rozwiązania?

Częsty błąd wielu firm polega na porównaniu ceny gotowej licencji z wyceną software house’u, a to dwa różne elementy kosztu. Gotowy system może wymagać dodatkowych opłat za moduły, użytkowników, integracje, konfigurację, szkolenia i wsparcie. Własne rozwiązanie kosztuje więcej na starcie, ale daje firmie kontrolę nad zakresem funkcji, kierunkiem dalszych zmian i daje przewidywalny koszt.

Porównanie wariantów powinno uwzględniać:

• licencje i dodatkowe moduły,
• wdrożenie,
• integracje,
• szkolenia użytkowników,
• utrzymanie i wsparcie,
• czas pracy zespołu,
• koszty błędów,
• opóźnienia w realizacji zadań,
• koszt przyszłych zmian,
• uzależnienie od dostawcy,
• koszty przestojów.

Pomogą też konkretne pytania:

• Ile godzin miesięcznie pracownicy poświęcają na ręczne czynności?
• Jaki jest koszt tych godzin?
• Co mogliby robić w tym samym czasie?
• Ile kosztują przestoje, pomyłki i poprawki?
• Czy opóźnienia wpływają na klientów lub sprzedaż?
• Czy automatyzacja pozwoli obsłużyć większą liczbę spraw bez powiększania zespołu?
• Czy system umożliwi uruchomienie usługi, której obecne narzędzia nie obsługują?

Tak przygotowane dane ułatwiają rozmowę z Zarządem. Zamiast ogólnego argumentu o potrzebie „cyfryzacji” menedżer może pokazać, ile firma wydaje na obecny proces i jaki efekt ma przynieść zmiana.

Oprogramowanie dedykowane nie musi oznaczać budowy wszystkiego od zera – może opierać się na gotowych, prefabrykowanych modułach

Wiele firm traktuje wybór jako pojedynek dwóch skrajności: zakup gotowego systemu ALBO stworzenie całej platformy od podstaw. W praktyce istnieje też trzecia droga: gotowa platforma z modułami, które dobiera się i rozbudowuje pod konkretną firmę i jej potrzeby.

Integracja obecnych narzędzi

Jeśli firma ma systemy, które dobrze radzą sobie z podstawowymi zadaniami, nie musi wymieniać wszystkich. Dedykowany moduł integracyjny może je ze sobą połączyć i usprawnić współpracę.

Rozbudowa istniejącego rozwiązania

Czasem wystarczy dodać brakującą funkcję do obecnego systemu. Tworzenie aplikacji na zamówienie może się więc ograniczać do jednego elementu, np. panelu dla konkretnego działu, automatycznego raportowania, obsługi nietypowego procesu albo połączenia z zewnętrzną usługą.

Modernizacja starego systemu

Nie każdy stary system wymaga natychmiastowej wymiany. Firma może zachować sprawdzone elementy, a najbardziej problematyczne obszary przenieść do nowych modułów w kolejnych etapach.

Wdrożenie etapami

Bezpieczniejszy wariant zakłada rozpoczęcie od jednego procesu o największym wpływie na wynik. Po uruchomieniu pierwszej wersji firma może zebrać opinie użytkowników, zmierzyć efekty i zaplanować kolejne prace. Takie podejście ułatwia kontrolę budżetu i ogranicza ryzyko. Zarząd nie musi zatwierdzać rozbudowanego projektu, zanim się dowie, czy rozwiązanie faktycznie poprawi działanie firmy.

Jak podjąć decyzję?

Gotowy system będzie prawdopodobnie właściwym wyborem, jeśli:

• procesy firmy są typowe,
• najważniejszy jest szybki start,
• koszty ręcznej pracy są niewielkie,
• organizacja może dostosować sposób działania do narzędzia,
• firma nie potrzebuje rozbudowanych integracji,
• system nie wpływa bezpośrednio na przewagę konkurencyjną.

Własne rozwiązanie ma sens, jeśli:

• procesy są niestandardowe,
• gotowe systemy wymagają wielu obejść,
• brak integracji powoduje błędy i opóźnienia,
• firma planuje szybki rozwój,
• system ma wspierać ważną usługę lub sposób obsługi klienta,
• można zmierzyć oczekiwane oszczędności albo dodatkowe przychody,
• obecne narzędzia ograniczają decyzje biznesowe.

Przy wyborze partnera samo to, że oferuje on pisanie programów na zamówienie, nie wystarczy – równie ważne są umiejętność analizy procesów, doświadczenie w integracji systemów, sposób prowadzenia projektu i gotowość do pracy z użytkownikami biznesowymi.

Najczęstsze błędy przy wyborze rozwiązania

Wybór wyłącznie na podstawie ceny

Najtańsza licencja może oznaczać konieczność zakupu wielu dodatków. Z kolei najtańsza wycena projektu może nie obejmować utrzymania, rozwoju i integracji. Liczy się całkowity koszt rozwiązania, a nie pierwsza kwota w tabeli.

Budowa systemu bez diagnozy procesu i problemu biznesowego

Jeśli firma nie określi problemu, który jest powodem wymiany oprogramowania, może zamówić narzędzie pełne funkcji, które nie rozwiązują najważniejszych trudności i wróci do punktu wyjścia. Pisanie programów na zlecenie powinno zaczynać się od rozmowy o procesie, użytkownikach i oczekiwanym wyniku.

Próba odwzorowania każdego wyjątku

System powinien obsługiwać najważniejsze scenariusze, ale nie musi automatyzować każdej jednej rzadkiej sytuacji. W przeciwnym razie projekt zaczyna przypominać cyfrowy scyzoryk – niby ma wszystko, ale znalezienie właściwej funkcji zajmuje więcej czasu niż wykonanie zadania ręcznie.

Brak planu rozwoju

Jeszcze przed uruchomieniem systemu firma powinna ustalić, kto będzie odpowiadał za jego rozwój, gdy użytkownicy zgłoszą potrzebę zmiany i według jakich wskaźników firma oceni efekty wdrożenia.

Chcesz sprawdzić, które rozwiązanie będzie lepsze dla Ciebie?

Nie każdy problem wymaga nowego systemu, nie każdy da się też rozwiązać kolejnym arkuszem Excela. Jeśli nie wiesz, czy właściwą drogą będzie gotowe narzędzie, integracja czy oprogramowanie na zamówienie, umów się z nami na konsultację.

Razem przeanalizujemy proces i systemy, z których korzystasz, a potem przedstawimy możliwe warianty. Dostaniesz rekomendację, która uwzględnia potrzeby Twojej firmy, koszty i oczekiwane efekty. Dzięki temu łatwiej przygotujesz decyzję i rzeczowo przedstawisz ją Zarządowi.