O czym pamiętać planując wdrożenie platformy e-learning?

Platformy e-learningowe to złożone systemy, które składają się z licznych elementów. Każdy z nich powinien być jak najlepiej przemyślany i zaplanowany, ponieważ podjęte podczas wdrożenia decyzje będą rzutować na jakość korzystania z niej. Nie ma oczywiście platformy e-learningowej, która jest idealna, ale warto przed jej wdrożeniem zapoznać się z najważniejszymi krokami i funkcjami.

Określenie celów i oczekiwań

Platforma kierowana do uczniów będzie sprecyzowana na zupełnie inne cele, aniżeli system szkoleniowy dedykowany handlowcom w korporacji. Istotne jest zatem wskazanie grupy docelowej i celów jakie ma osiągnąć za pomocą platformy mają być osiągnięte.

Przykład:

• Wdrożenie nowych pracowników (onboarding)
• Szkolenie handlowców z nowych produktów
• Przygotowanie uczniów do egzaminów końcowych

Oczekiwania względem platformy e-learningowej również nadają jej charakter. Czy ma to być narzędzie wykorzystywane od czasu do czasu np. okresowe testy, czy do codziennej nauki zdalnej.

Pomocnicze pytania:

• Jaka wiedza lub umiejętności mają być przekazywane uczestnikom?
• Jakie cele biznesowe mają być osiągnięte za pomocą platformy?
• Jakie efekty są oczekiwane?

Odpowiedzi na nie będą podstawą do wyboru mniej zaawansowanej platformy (jeśli nie jest narzędziem codziennego użytku) lub dopasowanego do potrzeb korporacji systemu, z którego będą korzystać setki użytkowników.

Kreacja i zarządzanie zawartością, personalizacja treści

W kontekście szkoleń niezwykle ważna kwestą jest sposób zaprezentowania materiałów szkoleniowych, czyli kreacja. Podczas wdrożenia należy zwrócić uwagę na fakt, czy istnieje możliwość dostosowania narzędzi i formatów treści pod indywidualne potrzeby. Najszybszym i najwygodniejszym formatem jest video. Istotne jest również wsparcie dla takich formatów jak DOCX, PDF, PP czy audio. Możliwość wyboru odpowiedniej dla swojej firmy kreacji ma istotne znaczenie w kontekście pozyskiwania wiedzy lub zapoznawania się z nowymi treściami.

Platforma powinna oferować łatwe zrządzanie treścią: tworzenie, edycję i publikację treści szkoleniowych. Edytor musi być na tyle intuicyjny, by nawet niedoświadczone osoby nie miały większego problemu z realizacją założeń: jak szkolenie ma wyglądać, jaką powinno mieć formę i jakie treści powinny być w nim zawarte, kto ma mieć do niego dostęp i na jakim poziomie.

Możliwość personalizacji treści pod indywidualne potrzeby uczestników to bardzo pożądana opcja. Szczególnie w środowiskach, gdzie zaimplementowanych zostanie wiele rodzajów szkoleń, będą się one dynamicznie zmieniać, a liczba użytkowników korzystających z platformy e-learningowej jest wysoka. Intuicyjny panel to klucz do sukcesu powodzenia całego szkolenia.

System zarządzania nauczaniem powinien również oferować narzędzia do organizacji treści w logiczną strukturę i przyznawanie dostępu do wybranej tematyki tylko wybranym osobom lub działom.

Pomocnicze pytania:

• Kto zajmie się tworzeniem treści szkoleniowych oraz ich moderacją
• Jakie narzędzia i ich formy są najlepsze dla organizacji i rodzaju szkoleń
• Jakie są procedury dodawania/edytowania/usuwania szkoleń

Odpowiedzi pozwolą na wybór elastycznego oprogramowania do zarządzania szkoleniami online, które zmienia się dla potrzeb organizacji lub zaprojektowanego rozwiązania, posiadającego już gotowe narzędzia i funkcje.

Funkcjonalności

Przeprowadzenie kursów online nie byłoby możliwe, gdyby nie moduły platformy. To jeden z najbardziej kluczowych aspektów, dlatego przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu zarządzania nauczaniem, koniecznie dowiedz się co oferuje dany dostawca. Na przykładzie funkcjonalności platformy e-learningowej Edito, omówimy najważniejsze z nich:

Szkolenia e-learning

Segment do tworzenia i edytowania szkoleń (również już istniejących) oraz testów sprawdzających wiedzę. Administrator posiada dostęp do całego modułu i może nim swobodnie zarządzać, według indywidulanych potrzeb. Wygodny panel pozwala na wprowadzanie treści szkolenia w dziale Lekcje: określenie jego formy, edytowanie, dodanie niezbędnych materiałów. Istnieje możliwość wskazania wymogu zaliczenia lekcji, np. poprzez zapoznanie się z całą jej zawartością Tematy/linki pozwalają na dodawanie odnośników do zewnętrznych zasobów oraz grupowanie elementów szkolenia. Moduł Testy jest kluczowy dla szkoleń. Administrator określa jaka ma być liczba testów, próg zdawalności, liczba i kolejność pytań w ramach testów, nazwa czy liczba podejść.

Profil koordynatora

Pozwala na wyznaczenie uprawnień nauczycielowi lub opiekunowi grupy, którzy kierują poszczególnymi aspektami szkolenia. Na moduł ten składa się Raport, który pozwala na wygenerowanie w formacie xlsx, szczegółowego podsumowania z każdego szkolenia (status, data rozpoczęcia i ukończenia, próby podejścia czy wynik końcowy) oraz elementów szkolenia (dane dotyczące uczestnika, jego danych personalnych, statusu szkolenia oraz jego ukończenia itp.). Profil koordynatora to również dostęp do informacji o najważniejszych danych o Użytkownikach (ID, dane personalne, liczba, rodzaj i status przypisanych do niego szkoleń, jego uprawnienia itp.). Posiada również podgląd do Szkoleń (statusy dostępy, ilość zaliczonych i niezaliczonych szkoleń, uprawnienia itp.)

Certyfikaty

Administrator szkolenia może samodzielnie ustalić jakie elementy mają zostawać zawarte na certyfikacie (kolor, logo, układ). Dzięki temu późniejsze jego wygenerowanie to jedynie nałożenie przez system danych indywidualnych – personalne, ocena ostateczna, tytuł szkolenia itp. Po pozytywnie zaliczonym przez użytkownika szkoleniu, certyfikat generuje się w pełni automatycznie, co szczególnie przy dużej liczbie uczestników jest dużym usprawnieniem i oszczędnością czasu.

Katalog linków

Pozwala na przechowywanie istotnych dokumentów, linków do zewnętrznych portali i plików w różnych formatach np. video. Wewnętrzna wyszukiwarka została zaopatrzona w filtry pozwalające na szybsze odnajdywanie treści według kategorii.

Wszystkie funkcjonalności platformy Edito są wielokrotnego użytku i można je wykorzystywać w dowolnych częściach platformy. Struktura platformy jest w pełni konfigurowalna.

Użytkownicy

Panel do zarządzania kontami użytkowników. W jego ramach możliwe jest wykonanie szeregu działań, jak np. dodawanie i usuwanie użytkowników, nadawanie im uprawnień, zmiana hasła lub wymuszenie zmiany hasła, zablokowanie kont oraz wgląd do historii logowania. Użytkownicy również posiadają dostęp do swoich danych, w zakładce „Moje konto” i mogą je w pełni edytować.

Ścieżki szkoleń

To tutaj administrator może projektować, zarządzać i grupować ścieżki. Administrator może przypisać dowolną liczbę szkoleń, określić daty dostępu ścieżek oraz przypisać użytkowników lub całe zespoły.

SMS API

Powiadomienie SMS są czytane przez 99% użytkowników. SMS API to Application Programming Interface to możliwość wysłania użytkownikom powiadomienia nie tylko przez platformę e-learningową, czy drogą mailową, ale również SMS. System ten zapewnia personalizację wysyłanych treści i wysoką skuteczność odbioru. Docelowo skraca dystans między organizacją, a uczestnikami szkolenia.

Powiadomienia

Administrator może wysyłać użytkownikom informacje o istotnych dla nich aspektach związanych ze szkoleniami: przypisanie nowego, przypomnienie o zbliżającej się dacie zakończenia szkolenia, informacje o zaliczeniu itp. Dzięki temu zachowana jest klarowna struktura informacji i stały kontakt między osobami szkolonymi, a administracją platformy.

Chat

Działa z poziomu przeglądarki i zapewnia szybki kontakt z użytkownikami. Mają oni do niego stały dostęp, dlatego pytania, odpowiedzi i dyskusje mogą odbywać się w czasie rzeczywistym, co sprzyja lepszemu zrozumieniu materiału szkoleniowego i rozwiązywaniu ewentualnych wątpliwości.

FAQ

Zapewnia bazę wiedzy w jednym miejscu. Uczestnik szkolenia mając jakieś pytanie nie musi zadawać go bezpośrednio administratorom platformy, tracąc na to swój i ich czas. Wszystkie najczęściej zadawane pytania zagregowane są w jednym, wygodnym miejscu. Dodatkowo posiada edytor WYSIWYG, który zapewnia sformatowanie tekstu przy udzielaniu odpowiedzi na każde pytanie.

Plan wdrożenia i szkolenia

Szczególnie w dużych przedsiębiorstwach ważne jest ustalenie jak będzie wyglądało wdrożenie nowego systemu, który będzie narzędziem do poszerzania kompetencji pracowników. Określenie kalendarza prac pozwoli na zachowanie struktury prac wszystkich zaangażowanych, przy utrzymaniu porządku codziennych zadań. To po stronie dostawcy platformy e-learningowej leży zadbanie o te kwestie. Wdrożenie nowego systemu powinno przebiegać możliwie jak najmniej inwazyjnie i jednocześnie sprawnie.

Tym samym po stronie klienta leży właściwe poinformowanie załogi o pojawieniu się nowego narzędzia. Dobra firma wdrożeniowa posiada już gotowe scenariusze, które usprawnią cały proces i dadzą gwarancję dobrej jakości współpracy. Jednym z najlepszych rozwiązań jest przeprowadzenie szkoleń. Można je podzielić według grupy odbiorczej:

• Szkolenia dla administratorów: Jak zarządzać i konfigurować platformę, tworzyć kursy i zarządzać uczestnikami
• Szkolenia dla instruktorów: Jak tworzyć treści edukacyjne, monitorować postępy uczestników i udzielać wsparcia
• Szkolenia dla użytkowników: Jak korzystać z platformy, rejestrować się na kursy i aktywnie uczestniczyć w szkoleniach

Pomocnicze pytania:

• Jakie są terminy najbardziej istotnych etapów projektu
• Kiedy projekt zostanie ogłoszony w strukturach firmy
• Kto będzie opiekunem platformy – jak zostanie przeszkolony z nowego narzędzia

Oddanie w ręce pracowników rozbudowanego narzędzia to z pewnością sukces, ale połowiczny, jeśli pracownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Z tego powodu kwestia właściwego szkolenia jest tak ważna.

Bezpieczeństwo Danych i Prywatności

W kontekście systemów zarządzania nauczaniem ważna jest kwestia bezpieczeństwa. Mamy tu do czynienia z danymi wrażliwymi użytkowników (dane personalne, loginy, hasła itp.), ale również wewnętrzne dane dotyczące samych instytucji. Dlatego kwestie bezpieczeństwa są tak ważne. Warto zatem przyjrzeć się jakie opcje oferuje system nauczania zdalnego.

Na sam początek prawo- aby zapewnić bezpieczeństwo danych uczniów, platformy e-learningowe muszą przestrzegać rygorystycznych praktyk i regulacji. Przechowywanie i przetwarzanie informacji o uczestnikach podlega surowym standardom bezpieczeństwa danych, takim jak Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) w Unii Europejskiej.

Szyfrowanie danych jest jednym z podstawowych narzędzi ochrony w edukacji online. Platformy zapewniające najwyższy stopień bezpieczeństwa wykorzystują zaawansowane technologie szyfrowania (SSL/TLS), które zabezpieczają dane przed nieuprawnionym dostępem podczas ich przesyłania, między użytkownikami a serwerem. Metoda ta sprawia, że bez odpowiedniego klucza, pozyskane dane są nieczytelne.

Autoryzacja wieloskładnikowa i kontrola dostępu to kolejne narzędzia stosowane przez platformy edukacyjne. Wymagają one zarówno hasła, jak i kodu weryfikacyjnego. Dzięki temu, nawet pozyskanie hasła nie pozwoli na uzyskanie dostępu.

Zaawansowane platformy posiadają również możliwość wyznaczenia poziomów dostępu, gdzie np. administrator wskazuje kto i na jakim poziomie ma dostęp do poszczególnych poziomów platformy.

Zabezpieczenie treści edukacyjnych to również istotny aspekt. Takie technologie jak DRM (Digital Rights Management) pozwalają na kontrolowanie dostępu i pobierania do materiałów dydaktycznych. Blokowane w ten sposób jest nieuprawnione kopiowanie lub nieautoryzowana dystrybucja. Popularną praktyką jest również zastosowanie znaków wodnych na materiałach szkoleniowych.

Pytania pomocnicze:

• Jaki rodzaj zabezpieczenia oferuje usługodawca
• Czy istnieje możliwość dopasowania zabezpieczenia według swoich potrzeb
• Czy ochrona danych użytkowników i Twojej firmy jest dodatkowo płatna

Podsumowanie

Podsumowując - planując wdrożenie platformy e-learningowej ważne jest uwzględnienie wielu kluczowych kwestii. Poświęcenie czasu na staranne zrozumienie potrzeb, wybór odpowiednich narzędzi i strategii, a także zapewnienie bezpieczeństwa danych, może znacząco przyczynić się do sukcesu projektu e-learningowego. Należy także pamiętać, że projekt ten jest procesem ciągłym, który wymaga monitorowania i doskonalenia, w miarę jak technologia i potrzeby uczestników ewoluują.