Rola intranetu w procesach HR i onboardingu nowych pracowników

Nowoczesne średnie i duże przedsiębiorstwa coraz częściej przykładają uwagę do optymalizowania przebiegu procesów HR.

Firmy zdają sobie bowiem sprawę z wpływu kwestii takich jak onboarding, szkolenia czy sprawna komunikacja wewnętrzna w organizacji na efektywność i zadowolenie zatrudnionych osób, a co za tym idzie, na poziom rotacji pracowników.

W przypadku przedsiębiorstw o rozbudowanej i złożonej strukturze zadania działu HR stają się coraz bardziej wymagające.

Aby móc zapewnić jak największą wydajność procesów, konieczne jest więc korzystanie z odpowiednich rozwiązań technologicznych. Narzędziem, które pozwala na znaczne zwiększenie efektywności, jest z pewnością intranet.

To między innymi dzięki niemu możliwe jest łatwiejsze i skuteczniejsze realizowanie niezwykle istotnego procesu, jakim jest onboarding pracowników. Rozwiązanie to pomaga również w optymalizacji wielu innych procesów HR.

Intranet – usprawnij komunikację wewnętrzną w firmie

Czym jednak jest omawiany intranet? To wewnętrzna sieć firmowa, która tworzona jest przede wszystkim w celu poprawy komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie.

Mogą korzystać z niej zarówno zatrudnione w danej organizacji osoby, które przebywają w biurze, jak i wszyscy pracownicy zdalni. Co jednak ważne, system intranetowy stanowi zamkniętą sieć, z którą nie mogą połączyć się żadne nieuprawnione osoby.

Taka charakterystyka intranetu dla firm sprawia, że narzędzie to wyróżnia się licznymi zaletami. Możliwe jest dzięki niemu przede wszystkim stworzenie szybkiego i wygodnego w użyciu systemu przepływu informacji, który ułatwia wszystkim pracownikom wykonywanie swoich zadań.

Intranet w firmie może bowiem stanowić zarówno bazę wiedzy, jak i platformę do komunikacji wewnętrznej czy portal usprawniający procesy organizacyjne. Rozwiązanie to pozostaje przy tym niezwykle bezpieczne.

Jakie konkretne korzyści daje jednak wdrożenie intranetu? Odpowiedź na to pytanie przynoszą nam poniższe statystyki „12 useful intranet KPIs your business should analyze in 2024”:

• 45% pracowników twierdzi, że dzięki narzędziom intranetowym łatwiej jest im współpracować z innymi osobami;
• pomyślnie wdrożony intranet może zwiększyć zaangażowanie pracowników nawet o 92% i podnieść ich produktywność w miejscu pracy o 25%;
• satysfakcja pracowników może zwiększyć się o 47% po wdrożeniu nowego oprogramowania intranetowego;
• po wdrożeniu intranetu koszty związane z drukowaniem dokumentów mogą być zredukowane nawet o 18%.

Intranet jest więc istotnym narzędziem digital workplace, które usprawnia pracę niemal każdej zatrudnionej w danej organizacji osoby. Co jednak szczególnie istotne, pozwala on w znaczącym stopniu poprawić efektywność procesów realizowanych zwykle przez dział HR, takich jak między innymi onboarding.

Czym jest onboarding?

Onboarding to proces polegający na wdrożeniu nowo zatrudnionej osoby, przedstawieniu jej informacji na temat jej ról i zadań oraz kultury organizacyjnej firmy. Może on przybrać formę tradycyjnego, stacjonarnego szkolenia, podczas którego pracownik działu HR przygotuje niezbędne dokumenty, oprowadzi pracownika po biurze i przekaże wiedzę niezbędną do rozpoczęcia pracy.

Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia jednak wiele osób, a korzystanie z określonych technologii i narzędzi wymaga długiego przeszkolenia, taka forma onboardingu może okazać się mało efektywna. To właśnie dlatego organizacje coraz częściej decydują się na automatyzację poszczególnych składowych tego procesu.

Niezwykle pomocna okazuje się wtedy między innymi rozbudowana baza wiedzy firmowej, do której dostęp mogą uzyskać nowi pracownicy. Taki funkcjonujący w ramach aplikacji intranetowej moduł pozwala usprawnić proces onboardingu i dostosować go do potrzeb pracowników.

Dlaczego warto aż tak bardzo troszczyć się o sprawny przebieg procesu onboardingu? Na jego istotność wskazują między innymi poniższe statystyki „33 Startling Employee Onboarding Statistics to Know in 2024”:

• dobrze przeprowadzony onboarding może zwiększyć produktywność nowo zatrudnionych pracowników o 70%;
• firmy posiadające efektywne programy onboardngowe odnotowują wzrost zaangażowania pracowników nawet o 54%;
• pracownicy, którzy mają dobre doświadczenia związane z onboardingiem, są 18 razy bardziej przywiązani do swojego pracodawcy;
• programy onboardingowe mogą zwiększyć wskaźnik zatrzymania pracownika nawet o 82%;
• zadowolenie menedżerów wzrasta o 20%, gdy ich pracownicy biorą udział w ustandaryzowanym procesie onboardingu.

 Skontaktuj się z nami 
Wspólnie stworzymy Intranet, który będzie wspierać onboarding w Twojej firmie.

Skuteczny onboarding dzięki wykorzystaniu nowych technologii

Firmy, które zatrudniają wielu pracowników, powinny uwzględnić fakt, że każdy z nich może preferować inne metody edukacji. Co ważne, konkretne osoby mogą także zdobywać wiedzę w różnym tempie.

Zastosowanie odpowiedniej platformy e-learningowej oraz systemu zarządzania wiedzą w celu optymalizacji procesu onboardingu może dać natomiast większe możliwości personalizacji niż tradycyjne szkolenie.

Dzięki możliwości zdobywania wiedzy w każdym miejscu i o każdej porze zminimalizujemy ryzyko wystąpienia sytuacji, w których pracownicy nie są w stanie przyswoić ogromnej ilości informacji przekazywanych podczas pierwszych dni pracy.

System intranet i obecna w nim baza dokumentów pozwolą im zarówno wielokrotnie powtarzać dany materiał, jak i wrócić do niego w późniejszym terminie.

Taka forma współdzielenia wiedzy firmowej w znaczącym stopniu poprawi więc efektywność onboardingu. To jednak nie koniec korzyści, jakie w kontekście usprawniania tego procesu może przynieść wdrożenie intranetu.

Korzyści płynące z zastosowania intranetu w procesie onboardingu

Implementacja intranetu firmowego to ogromne ułatwienie zarówno dla działu HR, jak i dla samych nowo zatrudnionych osób. Przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wdrożenie systemu zarządzania wiedzą do procesu onboardingu mogą liczyć między innymi na:

• szybsze wdrożenie nowych pracowników – nowo zatrudnione osoby nie będą musiały przechodzić standardowego szkolenia, które często pochłania bardzo dużo czasu;
   
• ujednolicenie procesu szkoleniowego – proces wdrożenia każdego pracownika będzie mógł zawsze przebiegać tak samo, co pozwoli uniknąć sytuacji, w których niektóre osoby nie otrzymały części z informacji niezbędnych do efektywnego wykonywania zadań;
   
• odciążenie pracowników działu HR – dzięki firmowej bazie wiedzy proces onboardingu zostanie w dużej mierze zautomatyzowany; pracownicy działu HR nie będą więc musieli poświęcać aż tak wiele czasu na wdrażanie nowo zatrudnionych osób, co pozwoli im skupić się na innych działaniach strategicznych;
   
• oszczędność czasu pracowników z dłuższym stażem – w przypadku tradycyjnego, stacjonarnego onboardingu w proces szkolenia zaangażowani są często doświadczeni pracownicy; ich czas poświęcany jest nie tylko na samo przekazywanie wiedzy, ale także na późniejsze odpowiadanie na wszystkie pytania; dzięki intranetowi firmowemu nowo zatrudnione osoby będą mogły w każdym momencie samodzielnie zdobywać wiedzę, co odciąży innych pracowników;
   
• poprawę wizerunku przedsiębiorstwa – organizacja, która wykorzystuje intranet firmowy w procesie onboardingu, będzie postrzegana przez nowych pracowników jako nowoczesna i profesjonalna.

Jak jeszcze onboarding może wesprzeć dział HR?

Intranet bez wątpienia w ogromnym stopniu pomaga zoptymalizować proces onboardingu w firmie. Na tym jednak nie kończy się jego użyteczność dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Narzędzie to umożliwia bowiem również zwiększenie efektywności innych procesów HR. Dzięki wdrożeniu intranetu usprawnić możemy także:

• komunikację w firmie – intranet może stanowić miejsce, w którym publikowane będą treści między innymi na temat zorganizowanych akcji czy też nadchodzących wydarzeń;
   
• rezerwacja zasobów firmowych – profesjonalny portal HR da nam możliwość szybkiego rezerwowania sprzętu, sali czy biurka rotacyjnego, co ułatwi proces zarządzania zasobami i pomoże w uniknięciu potencjalnych komplikacji;
   
• zbieranie opinii – dzięki intranetowi znacznie łatwiej zbierzemy feedback, który pomoże w zoptymalizowaniu poszczególnych procesów;
   
• dostęp do zawsze aktualnej bazy dokumentów - dzięki temu rozwiązaniu możemy wyeliminować pomyłki związane z wykorzystaniem nieaktualnych wzorów dokumentów. Usprawnia to nie tylko pracę osób zarządzających firmową bazą danych, ale również samych pracowników.

Intranet to rozwiązanie, które pozwoli nam usprawnić wiele obszarów działania naszej organizacji. Jeżeli nadal nie korzystamy z tego narzędzia, tracimy szansę na łatwe osiągnięcie licznych korzyści, które przełożą się na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.

Warto więc już dziś rozważyć implementację systemu przygotowanego przez specjalistów Ideo. Dzięki temu zoptymalizujemy liczne procesy HR i ułatwimy wykonywanie zadań wszystkim naszym pracownikom.