Aplikacja kontroli przyjęć i wydań magazynowych

Najbardziej powszechne błędy w logistyce e-commerce, to te, które tyczą się realizacji zamówień oraz terminowości w zakresie dostaw. W konsekwencji firma zmaga się z przepalaniem czasu, nakładami finansowymi, a nawet zastojami w magazynie. W najgorszym przypadku skutkiem braku terminowości są straty wizerunkowe firmy. Najbardziej efektywną propozycją jest wdrożenie właściwych rozwiązań informatycznych, które usprawnią liczne procesy biznesowe oraz zagwarantują ich najwyższą jakość oraz bezpieczeństwo.

Z roku na rok zwiększa się liczba firm z obszaru e-handlu, która w ramach codziennej pracy wykorzystuje zaawansowane platformy sprzedażowe, które dodatkowo stanowią profesjonalne wsparcie obszaru logistyki. Dopasowanie ich do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy pozytywnie oddziałuje na rozwój całego biznesu. Wszystkie zamówienia, które składane są przez kontrahentów, w sposób automatyczny przekazywane są do panelu platformy. W zasadzie można uznać ten etap, za końcowy w procesie sprzedaży. Jednak w praktyce jest to przejście do następnego kroku, od którego w dużej mierze uzależniony jest poziom zadowolenia kontrahentów.

Proces realizacji zamówienia – jak wygląda?

Na bazie naszego doświadczenia oraz licznych analiz możemy wysnuć teorię, iż większość komplikacji związanych z realizacją zamówień, pojawia się podczas ich kompletacji i przygotowania do wysyłki. Bezproblemowe i szybkie pobranie właściwego produktu z magazynu, zeskanowanie kodu kreskowego, zweryfikowanie zgodności dokumentacji magazynowej, umieszczenie pobranego towaru w opakowaniu zbiorczym oraz transport do właściwego odbiorcy – to zaplanowany zestaw czynności, których sprawne wykonanie jest niezbędne do uzyskania końcowego zadowolenia konsumenta.

Niektóre koncepcje logistyczne jasno określają parametry jakie muszą być spełnione, w trakcie realizacji zamówienia, aby można było mówić o sukcesie. Warto tutaj przytoczyć najbardziej popularną koncepcję logistyczną „7W”:

• Właściwy produkt – odbiorca zamówionych towarów musi otrzymać dokładnie taki sam produkt, jaki zamówił w sklepie internetowym. Mowa tu o takich parametrach jak ilość, wariant kolorystyczny, rozmiar czy ogólny wygląd.
• Właściwa ilość – dostarczona przesyłka musi zawierać dokładnie taką ilość, jaka została zamówiona przez klienta.
• Właściwa jakość – warunki przewozu, jak i opakowanie, powinny gwarantować zachowanie jakości oraz właściwości zakupionego towaru.
• Właściwe miejsce – towar musi być dostarczony do konsumenta we wskazane przez niego podczas zamawiania miejsce.
• Właściwy czas – termin zamówienia ma niemałe znaczenie – to właśnie szybkość przesyłki definiuje w dużej mierze to, czy konsument jest zadowolony z zamówienia. Na podstawie tych doświadczeń klienci podejmują decyzję czy chcą skorzystać z oferty danego sklepu ponownie. Dostawa w deklarowanym terminie rzutuje na wizerunek sklepu i dlatego tak istotny jest to aspekt.
• Właściwa cena – deklarowane w sklepie ceny powinny pokrywać się z realnymi kosztami jakie musi ponieść klient. Do ceny produktu należy również doliczyć koszty związane z magazynowaniem, przygotowaniem do transportu oraz samym transportem. O tych wydatkach klient musi być odpowiednio wcześnie poinformowany.
• Właściwy klient – cały proces sprzedażowy zakończy się niepowodzeniem (nieważne jak pieczołowicie został przygotowany), jeśli przesyłka zostanie przekazana do złego odbiorcy.

Równie istotne jest zadbanie o właściwą gospodarkę magazynową. Jedną z najczęściej spotykanych trudności dla właścicieli sklepów jest zapewnienie poprawnej realizacji procesu kompletacji zamówienia i wydania magazynowego, w którym nie pojawiłyby się żadne błędy. Magazyny, w których współczynnik rotacji towarów czy liczba realizowanych zamówień jest duża, szczególnie narażone są na występowanie pomyłek i błędów, w zakresie:

• Dostarczenia przesyłki, która nie jest zgodna z zamówieniem
• Niezgodności w kwestii ilości dostarczonego towaru
• Dostarczenia w terminie innym, niż deklarowany
• Utrudnionego lub całkowitego braku kontaktu z klientem

Wynikiem występowania wspomnianych błędów może być brak odpowiednio zintegrowanego sklepu z systemem magazynowym. W wyniku tego oferta produktowa w sklepie internetowym jest zdezaktualizowana lub ilość magazynowa nie pokrywa się z danymi, jakie są prezentowane konsumentom. Warto pamiętać, że nawet w przypadku aktualizacji stanów magazynowych czy cen, zawsze istnieje ryzyko wystąpienia niezgodności danych, a im większy jest sklep, tym większe jest zagrożenie.

Aplikacja kontroli przyjęć i wydań magazynowych

Skoro zagrożenie jest duże, w jaki sposób można zminimalizować ryzyko? To szczególnie trudne, jeśli sklep internetowy realizuje od kilkudziesięciu do kilku tysięcy zamówień dziennie. W celu optymalizacji procesu realizacji zamówień warto skorzystać z dedykowanych rozwiązań informatycznych. Najlepszym przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja mobilna na tablety lub kolektory danych, która stanowi wsparcie dla całego procesu kompletacji zamówienia.

Bezproblemowa realizacja zamówień

Aplikacja w czasie rzeczywistym aktualizuje listę oczekujących i zakończonych zamówień zgodnie z terminem ich realizacji. Kompletacja odpowiednich towarów zgodnie z zamówieniem od Klienta jest możliwa dzięki integracji aplikacji z systemem ERP.

Likwidacja błędów

Wydanie towaru niezgodnego ze złożonym zamówieniem jest wyeliminowane dzięki mechanizmom zabezpieczającym. Weryfikacja poprawności następuje w momencie skanowania kodu kreskowego produktu. W takim przypadku aplikacja wysyła alert magazynierowi o błędnej próbie. Możliwość nadania błędnego towaru do klienta jest automatycznie blokowana.

Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych

Stany magazynowe w systemie ERP są na bieżąco uaktualniane zgodnie z realizowanym procesem kompletowania zamówienia. W momencie w którym zeskanowano wszystkie kody kreskowe towarów zgodnie z zamówieniem, generowany jest dokument WZ (wydanie zewnętrzne), który aktualizuje stany magazynowe towarów. Aplikacja umożliwia także obsługę zamówień zróżnicowanych. Systematyczna kontrola wydawanych towarów, w dużym stopniu usprawnia przeprowadzenie inwentaryzacji na koniec roku. Ponadto poprzez automatyczną aktualizację stanów magazynowych w systemie ERP, następuje także bieżące uaktualnienie danych dotyczących dostępności towarów, zapasów magazynowych czy rezerwacji. Wszystko dzieje się w czasie rzeczywistym, zaraz po wygenerowaniu dokumentu WZ.

Zintegrowanie sklepu internetowego z systemem ERP

Właściwa integracja sklepu internetowego z systemem ERP oraz z aplikacją kontroli wydań magazynowych zapewnia stałą komunikację oraz bieżącą wymianę danych. Kluczowym aspektem jest korzystanie ze wspólnej bazy danych systemu ERP, aplikacji magazynowej oraz sklepu internetowego. Sygnał informujący o spójności danych 1:1 pomiędzy systemami, jest głównym zadaniem poprawnie działającej integracji. Informacja dotycząca złożonych zamówień wysyłana jest z e-sklepu do systemu ERP w postaci statusu zamówienia. Następnie aplikacja odbiera informacje zwrotne o składanych zamówieniach, jak i o stanie magazynowym towarów. Wówczas magazynier obsługujący aplikację kompletuje towary, zgodnie z zamówieniem i skanuje ich kody kreskowe czytnikiem kodów lub kolektorem danych. Gdy wszystkie informacje są zgodne, tworzony jest dokument WZ (wydania magazynowego).

Na co zwracać uwagę podczas wyboru systemu IT?

Obecnie na rynku dostępny jest szereg rozwiązań do zarządzania procesami magazynowymi. Część z nich opiera się na podobnych funkcjonalnościach. Który system zatem wybrać? Jakimi czynnikami się kierować? Poniżej przedstawiono kilka wskazówek, które będą przydatne podczas wyboru dostawcy konkretnego narzędzia IT.

Rozwiązanie pudełkowe czy dedykowane?

Bardziej atrakcyjnym rozwiązaniem jest wybór systemu dedykowanego, który pozwala na elastyczne dostosowanie się do modelu funkcjonowania firmy. Dzięki temu wspierane są występujące w przedsiębiorstwie procesy biznesowe. Rozwiązanie pudełkowe jest z pewnością bardziej atrakcyjne pod względem ceny. Niestety wybór tego typu rozwiązania wiąże się z koniecznością zaakceptowania stworzonych już funkcji, do których to firma musi się dostosować.

Integracja z systemem ERP

Ważna jest także możliwość pełnej integracji aplikacji z systemem ERP. Możliwość dostosowania aplikacji pod własne potrzeby i oczekiwania to niezwykle ceniona opcja. Niestety mogą pojawić się w tym obszarze pewne trudności, jeśli dostawca rozwiązania pudełkowego nie oferuje możliwości integracyjnych z mało popularnymi rozwiązaniami ERP.

Obsługa powdrożeniowa

Wdrożenie aplikacji w firmie stanowi początek automatyzacji procesów magazynowych. Ważnym aspektem jest zapewnienie nieprzerwanego i bezproblemowego działania aplikacji. Ewentualne błędy, jakie pojawiają się w tym obszarze przyczyniają się do powstawania opóźnień w realizacji procesów magazynowych. W konsekwencji firma musi mierzyć się z dodatkowymi kosztami, a w najgorszym przypadku ze stratami wizerunkowymi. Dlatego szczególną uwagę należy zwracać na powdrożeniowy support, okres gwarancji, przeprowadzenie dla pracowników szkoleń wdrażających, czy możliwość rozbudowy aplikacji. To czynniki, które powinny być w pierwszej kolejności brane pod uwagę podczas wyboru firmy wdrożeniowej.