ROI ze szkoleń. Co bardziej się opłaca – szkolenia stacjonarne czy wdrożenie dedykowanej platformy e-learningowej?

Szkolenia wewnętrzne w firmie to jeden z najlepszych sposobów na poprawę efektywności pracowników, zwiększenie ich zaangażowania i wzmocnienie kultury w organizacji. Przygotowanie dobrego kursu stacjonarnego często wiąże się jednak z bardzo dużym wydatkiem. Aby zyskać możliwość przekazywania wiedzy online, musimy za to ponieść koszty związane z wdrożeniem odpowiedniej platformy i opracowaniem materiałów. Co w takim razie bardziej się opłaca – szkolenia stacjonarne czy e-learning? To właśnie tej kwestii przyglądamy się w poniższym artykule!

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak obliczyć ROI szkoleń w firmie?
• Z czego wynikają wysokie koszty szkoleń stacjonarnych?
• Jak e-learning może obniżyć koszty związane z procesem szkolenia w firmie?
• Kiedy wdrożenie programu do szkolenia online będzie się opłacać?

Obliczanie ROI, czyli kluczowy element procesu planowania szkoleń w firmie

We współczesnym biznesie coraz więcej decyzji podejmowanych jest na podstawie analizy konkretnych danych. Dotyczy to także planowania procesu szkoleń w firmie. W tym przypadku również jesteśmy w stanie obliczyć zwrot z inwestycji (ROI).

Jak to zrobić? W tym celu można wykorzystać między innymi model Phillipsa, w ramach którego oceniamy pięć poziomów skuteczności, którymi są:

• reakcja - satysfakcja pracowników ze szkolenia,
• uczenie się - wiedza i umiejętności zdobyte podczas szkolenia,
• zachowania - wpływ szkolenia na realizację zadań,
• wyniki - wpływ szkolenia na najważniejsze wskaźniki biznesowe,
• zwrot z inwestycji - stosunek poniesionych kosztów do osiągniętych korzyści.

Samo ROI obliczane jest tu natomiast za pomocą poniższego wzoru:

               (𝑧𝑦𝑠𝑘 𝑧𝑒 𝑠𝑧𝑘𝑜𝑙𝑒𝑛𝑖𝑎 − 𝑘𝑜𝑠𝑧𝑡𝑦 𝑠𝑧𝑘𝑜𝑙𝑒𝑛𝑖𝑎)
                ROI =    _____________________________________   x100%
                       
                                                   𝑘𝑜𝑠𝑧𝑡 𝑠𝑧𝑘𝑜𝑙𝑒𝑛𝑖𝑎                              

Obliczanie ROI szkoleń stacjonarnych

W przypadku organizowania stacjonarnych szkoleń wewnętrznych obliczanie zwrotu z inwestycji jest stosunkowo prostym zadaniem. W tym celu musimy zebrać dane dotyczące pierwszych czterech poziomów modelu Phillipsa (poziom satysfakcji, zdobyta wiedza oraz wpływ na zachowanie pracowników i wyznaczone wskaźniki biznesowe) i zestawić je z poniesionymi kosztami, do których zaliczamy na przykład:

• wynajem sali,
• wynagrodzenie trenera,
• transport,
• zakwaterowanie,
• wyżywienie,
• przygotowanie materiałów.

Przedsiębiorcy obliczający ROI szkolenia często uwzględniają wyłącznie te najbardziej oczywiste koszty. Wskazane wydatki to jednak nie wszystko. Organizacja stacjonarnych szkoleń wewnętrznych może również pociągać za sobą:

• konieczność poświęcenia cennego czasu pracowników (np. na dojazdy na szkolenie),
• duże nakłady pracy pracowników i menedżerów na organizację tych spotkań,
• dodatkowy stres i spadek aktywnego udziału pracowników zaangażowanych w organizację szkolenia.

Gdy uwzględnimy również wydatki związane z tymi czynnikami, może okazać się, że niektóre z planowanych szkoleń nie przyniosą nam oczekiwanego zysku. Czy oznacza to, że w takim przypadku musimy zrezygnować z edukowania pracowników? Na szczęście nie. Koszty związane z organizacją szkoleń wewnętrznych możemy bowiem ograniczyć dzięki wdrożeniu programu do szkoleń online.

Obliczanie ROI szkoleń online

E-learning to coraz powszechniej wykorzystywana forma przekazywania wiedzy w firmie. Rosnąca popularność tego rozwiązania wynika między innymi z chęci obniżenia kosztów edukacji. Czy e-learning pozwala jednak na oszczędności, skoro aby zacząć go wykorzystywać, musimy najpierw wdrożyć odpowiedni program do obsługi szkoleń? To, czy przejście na taki model będzie się opłacać, również możemy obliczyć.

Mierzenie ROI szkoleń wygląda jednak w przypadku e-learningu nieco inaczej. Korzyści netto będą tu obliczane tak samo, jak przy edukacji stacjonarnej (czyli z wykorzystaniem czterech pierwszych poziomów modelu Phillipsa), ale inaczej będzie wyglądało wyliczenie wydatków.

W przypadku zastosowania e-learningu nie będzie konieczne ponoszenie wymienionych wcześniej typowych kosztów związanych z organizacją szkoleń stacjonarnych. Niezbędne będzie natomiast doliczenie wydatku związanego z implementacją narzędzia do szkoleń online, który będzie poniesiony tylko raz.

Szkolenia stacjonarne offline czy e-learning – co się bardziej opłaca?

Aby móc rzetelnie ocenić opłacalność szkoleń online, musimy więc przyjąć odpowiednio długą perspektywę czasową. Oczywistym jest, że organizacja jednego szkolenia stacjonarnego będzie tańsza, niż wdrożenie aplikacji do zarządzania szkoleniami i przygotowanie tego samego kursu w formie online. Zupełnie inaczej będzie jednak wyglądać sytuacja, gdy porównamy koszty przeznaczane na stacjonarną edukację w perspektywie kilku lat i zestawimy je z kosztami, jakie w tym samym czasie ponieślibyśmy na organizację szkoleń e-learningowych.

Warto przy tym zaznaczyć, że korzyści płynące z wdrożenia dedykowanego programu do szkoleń online nie ograniczają się do redukcji kosztów. Potencjał e-learningu jest bowiem ogromny i jego wykorzystanie pozwala firmie również na:

• zapewnienie dostępu do wiedzy z każdego miejsca i o każdej porze,
• personalizację procesu nauczania (każdy pracownik czy partner biznesowy może przyswajać wiedzę w porcjach dopasowanych do jego preferencji),
• zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników,
• możliwość przeszkolenia większej liczby pracowników,
• szybką aktualizację wiedzy pracowników w przypadku zmieniających się przepisów, polityki firmy,
• testy online, raporty pozwalające na weryfikację zrozumienia zagadnienia ze szkolenia,
• precyzyjniejsze mierzenie wyników szkoleń.

Dodatkowo musimy pamiętać o tym, że niektóre inicjatywy realizowane jako szkolenia online w ogóle nie mogłyby odbyć się w formie stacjonarnej. Przykładem są tu programy dostępne dla tysięcy uczestników, takie jak chociażby organizowane przez Google i SGH „Umiejętności jutra”.

Obliczenie ROI ze szkoleń jest możliwe zarówno w przypadku organizacji szkoleń stacjonarnych, jak i e-learningu. Aby dowiedzieć się, która z opcji będzie bardziej opłacalna, warto więc dokładnie przeanalizować koszty, jakie w perspektywie kilku lat poniesiemy, bazując na jednym oraz na drugim modelu. Pomoc w dokonaniu takiej analizy i we wdrożeniu programu do prowadzenia szkoleń online w pełni dopasowanego do potrzeb organizacji zapewnić mogą nasi specjaliści z Ideo!

FAQ

Jakie wskaźniki możemy uwzględnić przy ocenie zysku ze szkolenia?

To, jakie wskaźniki efektywności powinniśmy mierzyć, zależy od specyfiki danego materiału. W przypadku szkoleń z komunikacji w firmie może być to na przykład efektywność procesów komunikacyjnych (czas przekazywania informacji zwrotnej, liczba błędów komunikacyjnych i nieporozumień). Oceniając zyski z innych kursów możemy natomiast mierzyć chociażby stopień wykorzystania poszczególnych systemów, jakość obsługi klienta czy wyniki sprzedażowe.

Czy e-learning pozwala obniżyć koszty związane ze szkoleniami wewnętrznymi w firmie?

W wielu przypadkach tak. Choć do wykorzystania e-learningu niezbędne jest wdrożenie odpowiedniej platformy, dzięki szkoleniom online będziemy mogli wyeliminować koszty związane z wynajmem sali, transportem, przeszkoleniem nowych pracowników czy wynagrodzeniem trenera. W dłuższej perspektywie przyniesie to więc znaczące oszczędności.

Po jakim czasie e-learning stanie się bardziej opłacalny niż szkolenia stacjonarne offline?

To zależy już od specyfiki danego systemu szkoleń w firmie. Aby się tego dowiedzieć, musimy więc obliczyć wydatki ponoszone na stacjonarne szkolenia i zestawić je z kosztem wdrożenia dedykowanego narzędzia oraz opracowania materiałów edukacyjnych.