Bezpieczne rozliczenia podatkowe e-Pity

Od 1 stycznia 2019 r. przekazanie formularza PIT-11 przez płatnika do urzędu skarbowego odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Jednocześnie nowe prawo otwiera przed pracodawcami możliwości w zakresie elektronicznego wystawienia rozliczenia PIT swoim pracownikom.

System pozwala na wystawianie rozliczeń PIT elektronicznie dla każdego pracownika. Zostaje on poinformowany o tym fakcie drogą mailową lub smsem. Następnie otrzymuje dostęp do platformy, gdzie po podaniu danych do logowania czeka na niego PIT w formie pliku PDF.

Z uwagi na fakt, iż rozliczenia PIT wiążą się z przechowywaniem oraz przetwarzaniem danych wrażliwych, system zapewnia bezpieczeństwo na każdym etapie wystawienia dokumentu PITu. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO wykorzystuje wielokanałowe uwierzytelnianie, zaś dostęp do pobrania pliku jest ograniczony czasowo. W przypadku gdy pracownik nie pobierze deklaracji PIT na czas, wówczas będzie zobowiązany do podania szeregu informacji, w celu wygenerowania nowego hasła.

Pracownikom HR odpowiedzialnym za deklaracje PIT przypisane są konta, ze specjalnymi uprawnieniami. Mają oni dostęp do wszystkich rekordów w bazie oraz możliwość automatycznego generowania raportów. Na bieżąco mogą sprawdzić, kto i kiedy pobrał swoją deklarację.

Pracownicy otrzymują swoje e-PITy szybciej, niż w sposób standardowy. Odbiór odbywa się w całości elektronicznie. Nie jest również konieczne składanie podpisu potwierdzającego otrzymanie dokumentacji. Przekazanie deklaracji podatkowych PIT-11 w formie plików opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest spełnieniem obowiązku płatnika odnośnie przekazania podatnikowi danych dotyczących dochodów oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Przekazanie rozliczenia podatkowego byłym pracownikom dzięki formie elektronicznej również jest łatwiejsze niż przy standardowej procedurze. Odbywa się w taki sam sposób, jak w przypadku zatrudnionych aktualnie osób.

Oszczędność czasu

Elektroniczne wystawienie PITu wiąże się ze skróceniem i uproszczeniem szeregu procesów w firmie. Znacząca część pracy, która do tej pory była realizowana ręcznie zostaje przeniesiona i wykonana przez system, np. zbieranie podpisów potwierdzających otrzymanie dokumentu PIT i tworzenia list pracowników. W konsekwencji wszystkie czynności związane z dokumentacją papierową nie leżą już w zakresie obowiązków działu Kadr.

Ekologia i oszczędność pieniędzy

Nie jest również konieczne drukowanie dokumentów oraz ponoszenie kosztów operacyjnych związanych z wydrukiem oraz dostarczeniem PITów do pracowników. Dla firmy oznacza to oszczędność zarówno w zakresie zasobów, jak i czasu pracowników. Przemawiającym na korzyść argumentem jest również przyczynienie się do dbania o środowisko, poprzez zredukowanie ilości drukowanej dokumentacji.