Pobierz checklistęChecklista WCAG. Sprawdź czy Twoja strona spełnia standardy dostępności.
Pobierz checklistęChecklista WCAG. Sprawdź czy Twoja strona spełnia standardy dostępności.
Wybierz kategorię

Integracja z KSeF
- przygotuj firmę na obowiązkowe e-faktury

Zintegruj system i automatyzuj ich obieg - ze spokojem,
przy pełnej ciągłości biznesu.

Umów konsultację

ksef_czym jest_grafika

Czym jest KSeF i dlaczego musisz się przygotować?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma teleinformatyczna do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (nie PDF). Od 2026 roku nie jest już opcją, tylko obowiązkiem prawnym dla wszystkich podatników VAT.

Faktura ustrukturyzowana z kolei to jednolity format faktury elektronicznej opracowany przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty w schemacie XML przesyłane do KSeF otrzymują specjalny numer identyfikacyjny i są archiwizowane przez 10 lat.

elektroniczny obieg faktur zintegrowany z ksef

Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Czynni podatnicy VAT
Podatnicy zwolnieni z VAT
Jednostki sektora finansów publicznych
Podatnicy z procedurą OSS lub IOSS

Kogo nie dotyczy obowiązek KSeF?
Podmioty zagraniczne
Firmy bez siedziby lub stałego miejsca działalności w Polsce, poza zakresem KSeF.
Transakcje B2C
Faktury wystawiane konsumentom indywidualnym nie podlegają obowiązkowi KSeF.
Faktury z kas i paragony z NIP
Faktury uproszczone i z kas rejestrujących pozostają poza KSeF do końca 2026 r.
Mikroprzedsiębiorcy z odroczeniem
Sprzedający z obrotem do 10 tys. zł/mies. mają obowiązek przesunięty do 1.01.2027 r.

wdrożenie ksef z obiegiem faktur

Terminarz KSeF - kiedy Twoja firma musi być gotowa?

  • 1 lutego 2026 - ostateczny termin dla podatników o obrocie ponad 200 mln zł
  • 1 kwietnia 2026 - ostateczny termin dla pozostałych podatników VAT
  • 1 stycznia 2027 - obowiązek dla "wykluczonych cyfrowo" (faktury do 450 zł, max 10 000 zł/mies.)
  • Od 2027 - start kar i sankcji za nieprzestrzeganie przepisów
Konsekwencje braku KSeF:
Blokada rozliczeń podatkowych - urzędy skarbowe nie będą miały podstawy do przeprowadzenia rozliczeń
Sankcje finansowe - od 2027 roku kary do 100% kwoty podatku na fakturze, nie mniej niż 1000 zł
Utrata płynności finansowej - brak dostępu do szybszego zwrotu VAT (40 dni zamiast 60)
Utrata wiarygodności - problemy w relacjach z kontrahentami oczekującymi faktur z KSeF
Czas ucieka. Rozpocznij przygotowania już dziś.
Pobierz poradnik KSeF

Czego KSeF nie zrobi za Ciebie?
Krajowy System e-Faktur zapewnia wystawianie i przechowywanie faktur,
ale ma istotne ograniczenia, które sparaliżują Twoją księgowość.

Ograniczenia samego KSeF:

Brak automatycznych powiadomień - KSeF nie wysyła mailowych alertów o nowych fakturach. Musisz logować się ręcznie i sprawdzać "na wszelki wypadek". W firmie przetwarzającej kilkadziesiąt dokumentów dziennie to ciągłe marnowanie czasu.

Tylko XML, bez PDF - pobrane faktury zapisują się w formacie XML. Kontrahent potrzebuje czytelnego PDF? Musisz go wygenerować osobno. KSeF pokazuje podgląd w przeglądarce, ale nie daje gotowego dokumentu do wysyłki.

ksef integracja
Integracja KSeF z systemem LOGIT

Weryfikacja struktury, nie danych - KSeF sprawdza tylko zgodność ze schematem faktury ustrukturyzowanej. Nie weryfikuje poprawności stawek VAT, kwot netto-brutto, zgodności z kontrahentami. Błędny dokument zostanie przyjęty - problem wykryjesz w księgowości.

Zero automatyzacji wewnętrznej - brak ścieżek akceptacji, opisywania kosztami, przypisywania do projektów, integracji z ERP. KSeF przechowuje - nie procesuje. Cały obieg wewnętrzny musisz zbudować sam.

Brak obsługi faktur zagranicznych - faktury od kontrahentów spoza Polski nie trafią do KSeF. Musisz obsługiwać je osobno, co generuje dwa równoległe systemy i zamieszanie w dokumentacji.

Integracja KSeF z systemem LOGITO - co zyskujesz?

Połączenie KSeF z platformą workflow LOGITO to różnica między chaotycznym ręcznym procesowaniem a zautomatyzowanym obiegiem oszczędzającym czas i pieniądze.

  • Automatyczne pobieranie faktur bez logowania do KSeF
  • Jedno miejsce dla dokumentów z kilku spółek
  • Automatyczny podgląd PDF z numerem KSeF
  • Weryfikacja danych biznesowych, nie tylko struktury
  • Automatyczne ścieżki akceptacji z limitami
  • Opisywanie faktur kodami i projektami
  • Jedna ścieżka dla faktur z KSeF i spoza KSeF
  • Integracja z ERP/systemem księgowym bez podwójnego wprowadzania
integracja systemów
Sprawdź, jak szybko KSeF + LOGITO zwróci się u Ciebie
Zarezerwuj rozmowę Karol Floriańczyk, Dyrektor Sprzedaży LOGITO

Jak przygotować firmę na integrację z KSeF?

1. Aktywacja konta KSeF
Uwierzytelnienie za pomocą:

- Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (podmioty niebędące osobą fizyczną)

- Zawiadomienia ZAW-FA(2) w Urzędzie Skarbowym

- Profilu Zaufanego (administracja publiczna)
2. Analiza obecnych procesów
Jeśli nie masz systemu EOD::

- Weryfikacja procesów i wykorzystywanych systemów

- Identyfikacja potrzeb w zakresie elektronicznego obiegu faktur

- Przygotowanie zespołu do zmian
3. Analiza obecnych procesów
Jeśli masz system EOD (w tym LOGITO)::

- Kontakt z opiekunem w sprawie integracji z KSeF

- Weryfikacja wersji systemu i wymaganych funkcjonalności

- Ustalenie harmonogramu integracji
4. Wdrożenie integracji

- Połączenie LOGITO z KSeF przez oficjalne API

- Konfiguracja automatycznego pobierania faktur

- Ustawienie powiadomień i ścieżek akceptacji

- Szkolenia zespołu z nowych funkcjonalności
5. Testy i uruchomienie

- Testy w środowisku testowym KSeF

- Weryfikacja poprawności pobierania i przetwarzania faktur

- Pilotaż w jednym dziale

- Roll-out na całą organizację
6. Tryby awaryjne - offline i offline24
W przypadku awarii KSeF::

- Tryb offline - krótkotrwałe awarie (wystawianie faktur poza systemem

- Tryb offline24 - dłuższe przerwy w działaniu

- Obowiązek przesłania faktur w ciągu 7 dni od zakończenia awarii

FAQ - najczęściej zadawane pytania o KSeF

Czy w momencie otrzymania faktury KSeF wyśle automatyczne powiadomienie?

Nie. KSeF nie ma funkcji powiadomień. By sprawdzić, czy wpłynęła faktura, musisz się zalogować. LOGITO rozwiązuje ten problem - pobiera faktury z KSeF i wysyła automatyczne powiadomienia.

W formacie XML. Jeśli chcesz wysłać klientowi dokument PDF, musisz skorzystać ze specjalnych narzędzi. LOGITO automatycznie generuje PDF z numerem KSeF.

KSeF nie sprawdza poprawności danych - tylko zgodność ze schematem. Dokument z błędami zostanie przyjęty. LOGITO weryfikuje dane pod kątem poprawności. Jeśli błąd został już wprowadzony, konieczna będzie faktura korygująca.

Tak. Integracja z KSeF jest wbudowana w LOGITO. System obsługuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z ustawą. Dodatkowo oferuje podgląd PDF.

Automatycznie. Robot w określonych interwałach łączy się z KSeF, sprawdza nowe dokumenty, wprowadza do systemu i przypisuje odpowiedni status. Cały proces odbywa się w tle - użytkownicy nie muszą logować się do KSeF.

Dla firm już korzystających z LOGITO: 2-4 tygodnie. Dla nowych wdrożeń (KSeF + elektroniczny obieg faktur): 6-8 tygodni. Czas zależy od złożoności procesów i liczby integracji z innymi systemami.

Masz pytania? Napisz do nas

Napędzimy Twój biznes technologią, ale najpierw musimy poznać Twoje potrzeby. Działamy w trzech prostych krokach.

  • Analiza zapytania

    Zapoznamy się z Twoją wiadomością i przekażemy ją do odpowiedniego eksperta, który wstępnie przeanalizuje problem i skontaktuje się z Tobą, by zadać kilka pytań.

  • Zaproszenie na rozmowę

    Odezwiemy się do Ciebie z propozycją terminu spotkania (online lub przez telefon), w trakcie którego dokładnie przeanalizujemy temat, by lepiej zrozumieć wyzwanie, przed którym stoisz.

  • Spotkanie

    Omówimy Twoje potrzeby, odpowiemy na pytania i, opierając się na naszym doświadczeniu, zaproponujemy najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.
×
*
*
*

Nasza oferta

Wybrane serwisy produktowe

Kontakt
Warszawa ul. Cybernetyki 19 B
+48 17 860 21 86
Rzeszów ul. Nad Przyrwą 13
+48 17 860 21 86