Ile sprzedaży tracisz przez ręczny proces ofertowania w B2B?

Ofertowanie jest wąskim gardłem sprzedaży B2B

Każda firma B2B wie, że proces sprzedaży ma wiele słabych punktów – a w każdej firmie te punkty mogą być inne. Mało która patrzy konkretnie na ofertowanie, bo na co dzień widać tylko jego fragmenty: handlowiec spędza godzinę na jednej ofercie, ktoś wysłał klientowi gotową, ale nieaktualną wersję, negocjacje toczą się równolegle na trzech wątkach mailowych i jednym Teamsie. Każdy z tych punktów wydaje się drobiazgiem – ale razem składają się na bardzo konkretny problem operacyjny.

Przy 5 handlowcach i 50 klientach proces ofertowania nawet jakoś działa. Ale przy 20 handlowcach i 300 aktywnych zapytaniach miesięcznie konstrukcja zaczyna się sypać. Liczba ofert, które firma może stworzyć i wysłać, jest zależna od czasu, jaki handlowiec może na nie poświęcić – a czasu nie da się skalować bez zatrudniania nowych osób (chyba, że ktoś wynalazł czterdziestogodzinną dobę i nam o tym nie powiedział).

Co gorsza, im więcej ofert i wersji krąży po mailach, tym większa szansa, że gdzieś po drodze ktoś wyśle klientowi nie ten plik, nie tę cenę albo nie tę wersję rabatu. I oczywiście dowiadujesz się o tym po fakcie.

Jak wygląda ręczny proces ofertowania w praktyce

Standardowy scenariusz wygląda tak:

1. Klient wysyła zapytanie mailem lub dzwoni;
2. handlowiec sprawdza ceny w ERP, konsultuje rabat z przełożonym, składa ofertę w Excelu, często na bazie poprzedniej oferty dla zupełnie innego klienta, modląc się, żeby nie zostawił w niej jego nazwy;
3. handlowiec wysyła ofertę mailem;
4. klient w odpowiedzi wraca z prośbą o inne warunki;
5. powstaje wersja druga, potem trzecia, czwarta i kolejne;
6. negocjacje toczą się równolegle telefonicznie, mailem i przez komunikator;
7. finalna wersja oferty leży gdzieś w mailach pod nazwą „oferta_klient_XYZ_v4_FINAL_ostateczna_NAPRAWDE.xlsx”.

Po dwóch tygodniach nikt już nie jest pewien, jakie warunki zostały ustalone. Handlowiec ma plik z dopiskiem „FINAL”, klient ma plik z dopiskiem „finalna_v2”, a przełożony pamięta, że „zgadzał się chyba na 12%, ale głowy nie da”.

To nie jest sytuacja wymyślona na potrzeby tekstu – to naprawdę się dzieje. I to nie w jednej, a w setkach polskich firm produkcyjnych, dystrybucyjnych i hurtowych. Codziennie.

Co to znaczy, że firma traci sprzedaż przez ręczne ofertowanie?

Straty z ręcznego ofertowania rzadko są widoczne w jednym miejscu i wcale nie muszą oznaczać złych wyników finansowych; mogą przejawiać się w naprawdę różne sposoby. Rozpływają się po całej firmie, ukryte w czasie, błędach i braku kontroli.

Utrata klientów jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji

Klient B2B często wysyła to samo zapytanie ofertowe do kilku dostawców jednocześnie. Jeśli Twoja odpowiedź zajmuje dwie doby, a konkurencja odpowiada w kilka godzin, to wybór klienta jest prosty. I nie można mu się dziwić. Długa odpowiedź to nie jest tylko „powolne ofertowanie”, ale konkretne leady i zlecenia, które przechodzą koło nosa.

Wolniejsze rozpoczynanie rozmów

Co stoi na przeszkodzie, żeby odpowiedzieć klientowi od razu, w ciągu paru godzin? To może być bałagan w danych, zarzucenie handlowca pilnymi obowiązkami, konieczność akceptowania przez przełożonego wszystkiego, co handlowiec ma wysłać. Wszystko to wydłuża czas reakcji odpowiedzi na zapytania i wysyłania ofert, szczególnie gdy przełożony, który musi zaakceptować rabat, akurat jest na spotkaniu albo poza biurem .

Brak kontroli nad marżą

Kiedy handlowiec samodzielnie decyduje o poziomie rabatu, a polityka cenowa nie jest skonkretyzowana i opiera się wyłącznie na intuicji handlowca, to kontrola marży staje się iluzją. Może się wtedy okazać, że różni handlowcy stosują różne stawki dla podobnych klientów i nikt nad tym nie panuje. Wtedy okazuje się, że marża jest dużo niższa, niż się wszystkim wydawało – ale dopiero po fakcie.

Niska skalowalność sprzedaży

Ręczne ofertowanie to praca, której nie da się przyspieszyć bez zatrudnienia kolejnych osób. Firma, która chce podwoić liczbę obsługiwanych zapytań, musi w praktyce podwoić zespół handlowy. To nie jest strategia wzrostu przy tym, jakie mamy dzisiaj możliwości w zakresie organizacji danych, pomocy AI i innych narzędzi.

Brak historii negocjacji i ofert

Kiedy handlowiec odchodzi z firmy albo idzie na dłuższy urlop, wiedza o tym, co i na jakich warunkach było oferowane danemu klientowi, odchodzi razem z nim i jego notatkami na komputerze. Następna osoba zaczyna od zera, klient się denerwuje, a relacja, którą budowano przez rok, wraca do punktu wyjścia. Jak widzisz, „utrata sprzedaży” nie musi oznaczać konkretnie tego, że klient czegoś nie zamówił. To może być tak naprawdę wszystko – ale efektem tego będzie to, że nie dojdzie do sprzedaży (a mogłoby), zmniejszy się ona albo klient odejdzie.

Jak działa ofertownik B2B

Ofertownik to moduł platformy sprzedażowej B2B, który przenosi cały proces tworzenia, negocjowania i zatwierdzania ofert do jednego środowiska. Co to zmienia w praktyce:

• Handlowiec tworzy ofertę bezpośrednio w systemie, w którym pracuje cały zespół, z dostępem do aktualnych cen i skonfigurowanych poziomów rabatów;
• Reguły marżowe i polityka cenowa są wbudowane w platformę, więc handlowiec działa w ustalonych ramach, bez konieczności każdorazowego pytania managera;
• Oferty kontraktowe i czasowe, scenariusze wolumenowe, negocjacje wieloetapowe – wszystko odbywa się w jednym miejscu, z pełną historią iteracji, do której manager ma wgląd;
• Klient może przeglądać i akceptować oferty przez dedykowany portal, bez wymiany maili, edytowania pdfów i dosyłania kilkunastu wersji tej samej oferty;
• Manager widzi w czasie rzeczywistym, na jakim etapie są poszczególne oferty i jak kształtuje się marża.

Efekt jest prosty: handlowiec, zamiast składać kolejne wersje ofert, wchodzi w relację z klientem i sprzedaje. Czas spędzony na przygotowaniu jednej oferty spada, a firma zyskuje pełny wgląd w to, co się dzieje z każdym zapytaniem i na jakim jest etapi.

Jakie rezultaty daje wdrożenie ofertownika?

Efekty zależą oczywiście od punktu wyjścia i od tego, jak się z niego korzysta, ale firmy, które przeszły przez tę zmianę, wskazują podobne zmiany:

• Szybsze zamykanie transakcji, bo oferta trafia do klienta szybciej, a negocjacje nie gubią się w mailach;
• Wyższa wartość kontraktów, bo handlowiec dysponuje narzędziami do szybkiego przygotowania scenariuszy sprzedażowych i ofert dopasowanych do konkretnego klienta i sytuacji;
• Lepsza kontrola marży, bo polityka cenowa jest ustalona na platformie i widoczna dla wszystkich, a dogadywana za każdym razem nie przez serię telefonów i maili;
• Większa liczba obsłużonych zapytań, bo czas przygotowania jednej oferty drastycznie spada;
• Pełna historia negocjacji dostępna dla każdego handlowca, co eliminuje ryzyko utraty wiedzy przy rotacji w zespole i ułatwia domykanie sprzedaży wszystkim handlowcom w zespole.

Platforma B2B Ideo: ofertownik jako element szerszego systemu

Ofertownik nie jest osobnym narzędziem – to jeden z modułów platformy sprzedażowej B2B Ideo. Oprócz ofertowania platforma obsługuje katalog produktowy, zarządzanie zamówieniami, integrację z ERP i CRM oraz portal samoobsługowy dla klientów.

Dlaczego to ważne?

To kwestia łatwiejszego wdrożenia – bo zamiast dokładać kolejne narzędzie do i tak rozbudowanego ekosystemu, dostajesz jeden spójny system, w którym ofertowanie, zamówienia i obsługa klienta B2B działają razem.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ofertownik mógłby działać w Twojej firmie, sprawdź przykładowe funkcjonalności platformy B2B Ideo albo napisz do nas bezpośrednio. Sprawdzimy, co u Ciebie można usprawnić, co warto a czego nie warto usprawniać, jakim kosztem i jakimi narzędziami.