Co publikować w intranecie? 9 pomysłów na treści wzmacniające zaangażowanie pracowników

Mamy taką sytuację: ciekawy projekt intranetu, bezproblemowe wdrożenie i… to by było na tyle. Czyli najprościej mówiąc intranet nie żyje, pracownicy ledwo tam zaglądają. A może planujecie wdrożenie intranetu, jednak już na tym etapie obawiacie się, że nikt nie będzie chciał z niego korzystać?

Problem tkwi w wykorzystywaniu potencjału tego narzędzia i w odpowiednim jego prowadzeniu. Dobrze zaprojektowany i zadbany intranet „żyje”, a pracownicy nie wyobrażają sobie bez niego swojej codziennej pracy. Co, jeśli tak nie jest? Lub co zrobić, żeby tak było? Podpowiadamy, co publikować w intranecie, aby go ożywić i wpłynąć na wzrost zaangażowania swoich pracowników.

Intranet, czyli sposób na poprawę komunikacji wewnętrznej w firmie

Intranet to jedno z rozwiązań implementowanych przez organizacje, które chcą w jak największym stopniu zoptymalizować komunikację wewnętrzną i obszary biznesowe. Jest to narzędzie, które oferuje szeroki wachlarz możliwości i korzyści. Co zatem intranet dla firm faktycznie może zapewnić przedsiębiorcom?

Wdrożenie intranetu może przede wszystkim pomóc rozwiązać problemy komunikacyjne w firmie. System taki pozwala między innymi na wyeliminowanie zjawiska silosów informacyjnych, zapewnia łatwiejszy dostęp do wiedzy, dokumentów, zasobów firmowych oraz ułatwia komunikację pracowników zdalnych z osobami przebywającymi w biurze.

Poprawa komunikacji to nie jedyna korzyść płynąca z implementacji intranetu dla firm. System taki odgrywa również bardzo ważną rolę w procesach HR i onboardingu. Dlaczego? Intranet pozwala między innymi na stworzenie ustrukturyzowanego procesu wdrożenia pracownika oraz zapewnia dostęp do bazy wiedzy, dokumentów i rezerwacji zasobów.

Co publikować w intranecie

Czy samo posiadanie takiego systemu pozwoli na osiągnięcie wszystkich korzyści i wpłynie na zaangażowanie pracowników? Tak jak pisaliśmy o tym wcześniej - zdecydowanie nie.

Już na etapie planowania bardzo ważne jest, aby zaangażować w cały proces swoich pracowników. Powinni być oni informowani o każdym kroku, jak również mieć możliwość opowiedzenia o swoich potrzebach i wymaganiach, co znacznie ułatwi projektowanie systemu maksymalnie dopasowanego do jego użytkowników.
 

Następnie, aby intranet dla firmy pozytywnie wpływał na efektywność komunikacji wewnętrznej i produktywność zatrudnionych osób, musi być on zapełniony treściami, które naprawdę będą angażować pracowników. Poniżej przedstawiamy 9 pomysłów na treści, które doskonale sprawdzą się w przypadku wielu organizacji.

1. Ogłoszenia i komunikaty firmowe

Pierwszą, najbardziej oczywistą kategorią treści, które warto publikować w intranecie, stanowią informacje o wszystkich zmianach i innych ważnych wydarzeniach z życia firmy. Wiedza na temat nowych projektów czy też modyfikacji poszczególnych procedur jest w końcu niezbędna do prawidłowego wykonywania wielu zadań.

Ogłoszenia dotyczące organizowanych spotkań integracyjnych lub udziału w konferencjach, szkoleniach czy webinarach pozwoli natomiast na zbudowanie świadomości, że przedsiębiorstwo ciągle się rozwija i dba o zatrudnione osoby.

Przekonanie pracowników o tym, że są oni na bieżąco informowani o wszystkich zmianach i wydarzeniach da im dodatkowo szansę na to, by poczuć się ważną częścią firmy i tym samym bardziej zaangażować się w wykonywane zadania.

2. Baza dokumentów

Ta praktyczna funkcjonalność tworzona w formie centralnego repozytorium wspiera i usprawnia codzienną pracę. W bazie publikowane są aktualne rozporządzenia, procedury, wzory dokumentów i wiele innych materiałów niezbędnych w każdej organizacji. Dzięki temu, że pracownicy mają wszystko pod ręką, pracują sprawniej i z większym zaangażowaniem.

3. Informacje o sukcesach firmy

Inną kategorią treści, która również pozwoli na poprawę zaangażowania pracowników, są informacje o odniesionych przez firmę sukcesach. Publikować możemy tu komunikaty o udanych projektach, zdobytych wyróżnieniach, nagrodach itp. Dodatkowo publiczne docenianie współpracowników pozytywnie wpłynie na ich satysfakcję oraz na poziom motywacji całego zespołu.

4. Wywiady z pracownikami

Kolejną formą treści, która służy wyróżnianiu i motywowaniu pracowników, a także może mieć również wymiar edukacyjny, są wywiady z pracownikami. Treści takie pozwolą zatrudnionym osobom lepiej poznać koleżanki i kolegów z zespołu, a także dowiedzieć się, co pomaga im w osiąganiu sukcesu. Publikowanie tego typu materiałów w intranecie z pewnością przełoży się na wiele reakcji pracowników (np. w formie polubień i komentarzy), co będzie świadczyło o ich rosnącym zaangażowaniu.

5. Ogłoszenia o ofertach pracy w organizacji

​Intranet jest również doskonałym miejscem na publikowanie ogłoszeń o rekrutacji wewnętrznej. Udostępnianie w systemie takich informacji nie tylko usprawni proces rekrutacji, ale też pomoże w utrzymaniu w firmie osób, które chciałyby awansować lub zmienić swoje stanowisko.

6. Szkolenia i materiały edukacyjne

Możliwość łatwego i efektywnego edukowania pracowników jest bez wątpienia jedną z niezwykle istotnych funkcjonalności intranetu. Elektroniczna forma publikowanych w wewnętrznej sieci materiałów zapewni zatrudnionym osobom ogromną elastyczność. To oni zdecydują bowiem kiedy, gdzie i w jakim tempie wykonają konkretne szkolenie.

Co ważne, publikowanie materiałów edukacyjnych w intranecie pozwala także na redukcję kosztów związanych z prowadzeniem szkoleń oraz ułatwia dostęp do wiedzy dla pracowników zdalnych i hybrydowych. Moduł e-learningowy umożliwia zatrudnionym osobom ponowne zapoznanie się z wszystkimi ważnymi informacjami.

7. Artykuły branżowe

Udostępniane materiały edukacyjne nie muszą mieć wyłącznie formy tradycyjnych szkoleń. Różnego rodzaju raporty, analizy i artykuły branżowe to treści, z którymi pracownicy z chęcią się zapoznają. Publikując takie materiały w intranecie, zwiększymy poziom zaangażowania zatrudnionych osób i zadbamy o ich świadomość na temat najistotniejszych trendów i nowinek.

8. Ankiety

Jeszcze inną, bardzo ważną kategorią treści, które możemy udostępniać w intranecie, są skierowane do pracowników ankiety. Dlaczego tworzenie tego rodzaju formularzy jest tak istotne? Dawanie pola do wypowiedzi zatrudnionym w naszej organizacji osobom może przełożyć się na osiągnięcie korzyści w wielu różnych obszarach. Osoby zarządzające przedsiębiorstwem będą mogły lepiej poznać różne opinie na konkretny temat, a pracownicy będą czuli, że mają realny wpływ na życie firmy.

9. Ogłoszenia i inne treści publikowane przez pracowników

Ostatni pomysł na wykorzystanie intranetu różni się od wcześniej omówionych praktyk – w tym przypadku mówimy o udostępnieniu przestrzeni dla pracowników, którzy chcą podzielić się konkretnymi informacjami z resztą zespołu.

Tego typu funkcjonalność realizowana może być na przykład w formie bazy ogłoszeń czy też walla, na którym każdy może zapoczątkować dyskusję. Zapewnienie zatrudnionym osobom możliwości samodzielnego publikowania jeszcze korzystniej wpłynie na komunikację wewnętrzną w firmie.

Najważniejsze wskazówki dotyczące tworzenia treści do intranetu

Aby móc zapewnić sobie jak najlepsze rezultaty naszych działań, musimy pamiętać o tym, że dla naszych pracowników istotny jest nie tylko rodzaj publikacji w intranecie, ale także ich forma. O czym w takim razie musimy pamiętać pisząc treści, które będą opublikowane w portalu intranetowym?

Jednym z ważniejszych aspektów jest odpowiednio dobrany język publikacji. Słownictwo i stylistyka powinny być więc dopasowane do stylu komunikacji, który faktycznie preferowany jest przez naszych pracowników.

Zawiły lub nadmiernie sprawozdawczy język warto zwykle zachować na inne okazje – tworząc treści, które mają zostać opublikowane w naszej wewnętrznej sieci, powinniśmy skupiać się przede wszystkim na tym, by ich forma była przystępna dla naszych pracowników, zachęcała ich do reagowania na wpisy i aktywnego korzystania z intranetu.

Jeśli chcemy, by nasze treści coraz lepiej wpasowywały się w oczekiwania pracowników i pozytywnie wpływały na ich zaangażowanie, musimy być świadomi tego, jak reagują oni na konkretne wpisy. To właśnie dlatego jedną z funkcjonalności intranetu, które może oferować system, jest możliwość komentowania i lajkowania treści. Dzięki śledzeniu otrzymywanych reakcji z pewnością dużo łatwiej będzie nam zrozumieć, z jakimi publikacjami faktycznie chcą zapoznawać się nasi odbiorcy.

Podsumowanie

Budowa zaangażowania pracowników w życie firmy i zachęta do korzystania z wewnętrznych narzędzi tak naprawdę rozpoczyna się jeszcze przed ich wdrożeniem. Pracownicy powinni być informowani o nadchodzących zmianach, jak również brać czynny udział w projektowaniu narzędzia intranetowego.

Tylko w ten sposób wdrożony system będzie odpowiadał na ich realne potrzeby i wymagania, co wpłynie na wzrost zaangażowania pracowników. Drugą bardzo istotną kwestią jest jakość publikowanych treści, które powinny być wartościowe, atrakcyjne i różnorodne – maksymalnie dopasowane do aktualnych potrzeb i bieżących spraw. Pamiętajmy, że w ciągu tygodnia pracownicy czytają średnio 1 artykuł w intranecie, a w ciągu dnia poświęcają tylko 1 minutę na zapoznanie się z newsami firmowymi (na podstawie raportu SharePoint Intranet Benchmarking 2024).