Elektroniczny rejestr umów – porządek i oszczędność czasu / Ideo Software

Cyfrowa transformacja standardów zarządzania współpracą
Tworzymy nowe elektroniczne rejestry umów i napędzamy istniejące systemy obiegu dokumentów

Co daje spójny standard zarządzania umowami w firmie?

Chcesz usprawnić proces opiniowania i zatwierdzania umów? A może masz już system, który nie spełnia oczekiwań? Zaprojektujemy i wdrożymy elektroniczny system zarządzania umowami, który elastycznie odpowie na każdą biznesową potrzebę.

Najczęściej projekty realizujemy na platformie LOGITO DMS. System śledzi każdy etap: od projektu umowy przez opiniowanie i akceptacje, po elektroniczne podpisanie i monitoring terminów.

Organizacja rejestru umów w firmie - przykładowy obieg umowy
Zyskujesz wyszukiwarkę z filtrami, automatyczne przypomnienia e-mail
oraz monitoring obiegu w czasie rzeczywistym

Typowy obieg umowy w systemie:

Wprowadzenie projektu umowy do systemu
Uzupełnienie metryki z kluczowymi danymi
Automatyczne powiadomienia do uczestników workflow i monitoring terminów
Równoległa akceptacja przez grupę osób
Edycja bezpośrednio w systemie (integracja MS Word)
Zatwierdzenie merytoryczne przez odpowiedzialne osoby
Podpis elektroniczny (DocuSign, Autenti, Szafir)
Archiwizacja w odpowiednim rejestrze

Funkcje obiegu umów w systemie LOGITO. Dlaczego my?
Przez lata rozwijaliśmy system, który naprawdę działa w praktyce biznesowej

Kontrola i opiniowanie bez opóźnień

Równoległa akceptacja przez zespół, automatyczne powiadomienia i brak przestojów nawet podczas urlopów.

Edycja, wyszukiwanie i OCR

Edytujesz w MS Word bez pobierania, wyszukujesz po treści, a OCR odczytuje skany starych umów w kilka sekund.

Bezpieczeństwo i uprawnienia

Dostęp według ról, pełna historia zmian i audyt zgodny z RODO – pełna kontrola nad dokumentami.

Wszystko o elektronicznym rejestrze umów - najczęściej zadawane pytania

Co to jest elektroniczny rejestr umów?

Cyfrowy system do zarządzania cyklem życia umów – od projektu przez opiniowanie, podpisywanie, aż po archiwizację i monitoring. Każda umowa ma metrykę z danymi: typ, daty, wartość, opiekun, kontrahent. System przypomina o terminach, generuje raporty, zapisuje historię zmian z pełnym audytem.

Jakie są różnice między obiegiem papierowym a elektronicznym?

Papierowy: ryzyko zgubienia, chaos w archiwum, dokument krąży tygodniami, jeden egzemplarz w jednym miejscu. Elektroniczny: dostęp online dla wszystkich uprawnionych, kopie zapasowe, zapis każdej czynności, wyszukiwanie w sekundy, redukcja kosztów, wsparcie CSR.

Jakie są największe wyzwania podczas wdrożenia?

Migracja danych, mapowanie procesów, szkolenia dla ról, integracje zewnętrzne, dostosowanie metryk, konfiguracja uprawnień, digitalizacja archiwum, wybór e-podpisów, ciągłość biznesowa, akceptacja zmian, harmonizacja procesów, compliance.

Masz pytania? Napisz do nas

Napędzimy Twój biznes technologią, ale najpierw musimy poznać Twoje potrzeby. Działamy w trzech prostych krokach.

Analiza zapytania

Zapoznamy się z Twoją wiadomością i przekażemy ją do odpowiedniego eksperta, który wstępnie przeanalizuje problem i skontaktuje się z Tobą, by zadać kilka pytań.

Zaproszenie na rozmowę

Odezwiemy się do Ciebie z propozycją terminu spotkania (online lub przez telefon), w trakcie którego dokładnie przeanalizujemy temat, by lepiej zrozumieć wyzwanie, przed którym stoisz.

Spotkanie

Omówimy Twoje potrzeby, odpowiemy na pytania i, opierając się na naszym doświadczeniu, zaproponujemy najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.

Zarządzanie umowami
- Elektroniczny rejestr umów

Cyfrowa transformacja standardów zarządzania współpracą
Tworzymy nowe elektroniczne rejestry umów i napędzamy istniejące systemy obiegu dokumentów

Co daje spójny standard zarządzania umowami w firmie?