System Logito z modułami obiegu dokumentów finansowych dla Westpol-Teeuwissen

Westpol-Teeuwissen jest częścią grupy Van Hessen - światowego lidera w pozyskiwaniu i przetwarzaniu produktów zwierzęcych. Od ponad 15 lat specjalizuje się w produkcji oraz dystrybucji jelit naturalnych, w środkowo-wschodniej Europie. Od początku swojej działalności firma stawia na nowoczesność oraz najwyższą jakość oferowanych produktów i usług.

Zadania i cele

Klient chciał uporządkować i zoptymalizować obieg dokumentów firnansowych wewnątrz swojej organizacji. Jako narzędzie, które pomoże zrealizować ten cel wdrożyliśmy system LOGITO DMS z modułami odpowiadającymi za Obieg Faktur. Jego funkcje zostały dopasowane do potrzeb firmy i występujących w niej aktualnie ścieżek przepływów dokumentów finansowych. Dodatkowo stworzyliśmy oddzielną bazę dokumentów finansowych dla każdej ze spółek Westpol. Pracownicy danej spółki, którzy chcą korzystać z określonej bazy, mogą to zrobić bezpośrednio z poziomu panelu LOGITO.

System optymalizuje i upraszcza procesy obiegu faktur

Jednym z wdrożonych dla Klienta rozwiązań jest Elektroniczna ewidencja faktur, która oferuje wiele udogodnień. Jej głównym atutem jest funkcja OCR, dzięki której pracownicy mogą bardzo szybko wprowadzić dane do systemu, bez konieczności ręcznego ich przepisywania. Platformę LOGITO zintegrowaliśmy także z kontami e-mail Klienta, co sprawia, że faktury przesyłane do firmy w formie elektronicznej, automatycznie pojawiają się w systemie.

Moduł elektronicznego obiegu faktur to kolejne zaimplementowane rozwiązanie, które usprawnia i przyspiesza przekazywanie dokumentów finansowych. Możliwe jest ustalenie ścieżki dla każdego etapu obiegu oraz nadanie określonych ról i uprawnień osobom, odpowiedzialnym za procesowanie faktur. W systemie dostępna jest także zaawansowana wyszukiwarka faktur ze szczegółowymi filtrami.

Ponadto pracownicy dodając nową fakturę w systemie, mogą:

• uzupełnić jej pola, korzystając z własnej bazy - słownika
• wybrać rodzaj faktury
• odszukać firmę w rejestrze REGON od GUS
• przypisać kod kosztu, który sami wcześniej ustalą

Praktycznym rozwiązaniem dla Klienta jest również wdrożony przez nas kalkulator VAT dla kilku walut, zintegrowany z bazą Narodowego Banku Polskiego. Zapobiega on błędnym obliczeniom oraz umożliwia ustalenie obowiązujących stawek VAT.

Integracja z systemem Symphony ERP pozwala na podgląd statusu płatności dla danej faktury oraz przeniesienie uzyskanych informacji do systemu LOGITO. Proces ten optymalizuje współpracę z kontrahentami.

Główne korzyści dla Klienta

• Sprawny i szybki proces zarządzania dokumentami finansowymi,
• praktyczne funkcje, jak np. OCR,
• system wspiera współpracę z kontrahentami,
• możliwość samodzielnego określenia ścieżki obiegu dokumentów,
• odwzorowanie hierarchii pracowniczej.