Elektroniczny Obieg Faktur dla Starostwa Powiatowego w Nowym Sączu

Starostwo powiatowe w Nowym Sączu świadczy usługi dla ponad 212 tys. mieszkańców. Powiat stale się rozwija, nie tylko pod kątem wzrostu liczby ludności, ale również w zakresie wdrażania nowoczesnych i funkcjonalnych rozwiązań dla mieszkańców i pracowników Sądecczyzny.

Zadania i cele

Dla Starostwa Powiatowego wdrożyliśmy Elektroniczny Obieg Faktur w oparciu o platformę LOGITO. System znacznie usprawnił obsługę spraw i codzienne obowiązki pracowników. Cyfryzacja Starostwa objęła nie tylko obszar finansowo-księgowy, ale również inne procesy i zadania związane z e-usługami (Biuletyn Informacji Publicznej, e-skrzynka podawcza, podpisy elektroniczne, itp.).

Skuteczne zarządzanie dokumentami finansowymi i usprawnienie ich obiegu oraz przetwarzania, w Starostwie.

Dodatkowo Ewidencja faktur umożliwia dodawanie do systemu dokumentów, aż po ich dekretację. Jest to szybki i praktyczny sposób na agregację i kontrolę dokumentacji finansowej. Dodatkowym ułatwieniem jest wbudowana wyszukiwarka filtrująca wyniki m.in. po dacie wystawienia faktury czy po osobach akceptujących.

Moduł Zarządzania budżetem wspiera kontrolę wydatków finansowych, a jest to możliwe dzięki zaprojektowanemu mechanizmowi ewidencji, kontroli i planowania, opartemu na zatwierdzonym planie budżetowym na dany rok. Moduł ten uwzględnia również koszt związany z realizowanymi zamówieniami, a faktury widoczne są w module Zamówienia. Co więcej, połączenie modułu Wydatkowania środków z planem budżetowym pozwala śledzić wydatki urzędów i weryfikować je z ustalonym rocznym budżetem.

Warto również wspomnieć o Rejestrze kont bankowych, z którego korzystają pracownicy podczas uzupełniania faktur - wybierają oni dane z dostępnej listy kont bankowych w systemie. W ten sposób nie muszą każdorazowo ręcznie wprowadzać informacje do systemu.

O wszystkich dokonanych zmianach w systemie poszczególni pracownicy są natychmiast informowani mailowo. Jest to praktyczne rozwiązanie, ze względu na pewną ścieżkę, którą musi przejść dany dokument, a przychodzące powiadomienia, np. o zmianie statusu faktury, trafiają bezpośrednio do odpowiednich osób, które realizują zadania z tego etapu obiegu.

Faktury kończą swój obieg w Elektronicznym archiwum dokumentów. Tak zaprojektowana ścieżka wspiera organizację pracy całego Starostwa i przyspiesza obsługę wielu spraw.

Wdrożone moduły i funkcje zostały dopasowane do charakteru działalności Starostwa, a po zakończonej realizacji pracownicy urzędów zostali przeszkoleni pod kątem obsługi systemu.

Główne korzyści dla Klienta

• Sprawny i szybki przepływ dokumentacji,
• poprawa organizacji pracy,
• łatwiejsza kontrola przepływu finansów,
• skuteczna komunikacja i realizacja zadań.