SMAY – wdrożenie PIM i automatyzacja tworzenia kart katalogowych

SMAY to jeden z czołowych polskich producentów nowoczesnych systemów wentylacji i ochrony przeciwpożarowej. Firma projektuje, produkuje i dostarcza rozwiązania m.in. dla obiektów użyteczności publicznej, infrastruktury technicznej oraz przemysłu. SMAY działa na rynkach międzynarodowych i stale rozwija swoją ofertę, w której znajdują się dziesiątki produktów o złożonych parametrach technicznych.

Wraz z rozwojem asortymentu i zespołów produktowych pojawiła się potrzeba uporządkowania informacji o produktach i usprawnienia procesu tworzenia materiałów technicznych – zwłaszcza kart katalogowych.

Problem klienta

SMAY zgłosił się do nas z potrzebą ustrukturyzowania danych produktowych oraz automatyzacji tworzenia kart katalogowych (PDF). Głównymi problemami były:

• rozproszona wiedza o produktach (dane w Excelach, brak centralnego repozytorium),
• ręczne tworzenie i aktualizacja kart – każda zmiana wymagała korekt graficznych, co zajmowało dużo czasu i wiązało się z ryzykiem błędów przy złożonej ofercie produktowej,
• brak automatyzacji i workflow – proces zatwierdzania materiałów był nieefektywny i nieskalowalny,
• brak wersji językowych i elastycznego zarządzania treścią kart.

Klient nie był od początku świadomy, że potrzebuje systemu PIM – poszukiwał narzędzia, które „zrobi porządek” z produktami i umożliwi wygodne generowanie materiałów katalogowych.

Nasze rozwiązanie

W odpowiedzi na potrzeby SMAY zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system PIM (Product Information Management) wraz z zaawansowanym generatorem kart katalogowych. Całość dostosowaliśmy do specyfiki produktów i wewnętrznego workflow klienta.

1. Uporządkowanie danych produktowych

• Przeniesienie wszystkich informacji do PIM – dane z Excela zostały zaimportowane, a struktura została ustandaryzowana.
• Rozbudowa kategorii, słowników i cech – dzięki temu klient może precyzyjnie opisywać produkty zgodnie ze specyfikacją techniczną.
• Każdy produkt ma teraz przypisane obrazy, dane montażowe, wykresy i tabele, które są później wykorzystywane w kartach katalogowych.

2. Generator kart katalogowych

• W pełni zautomatyzowany generator PDF – karty tworzą się na podstawie danych z systemu, bez potrzeby uruchamiania dodatkowych prac w programach graficznych.
• Obsługa wielu szablonów – każdy typ produktu ma przypisany szablon z odpowiednim układem treści.
• Inteligentne łamanie stron, podział na kolumny, numeracja, automatyczne generowanie nagłówków i stopek.
• Dane z kart (w tym wykresy i tabele) mogą być wczytywane z plików Excel, co ułatwia aktualizację bez ingerencji programistycznej.
• Karty są dostępne w wielu wersjach językowych (np. PL, EN, DE), a klient może nimi zarządzać w systemie.

3. Rozbudowany workflow i zarządzanie rolami

• Projekt objął stworzenie zaawansowanego procesu akceptacji – każdy etap ma przypisanych użytkowników (np. tłumacz, konstruktor, product manager).
• Workflow obejmuje m.in. uzupełnianie danych, akceptację materiałów graficznych i finalne zatwierdzenie karty.
• Każdy użytkownik widzi tylko to, co jest mu potrzebne – wprowadzono ograniczenia dostępu oraz personalizację widoków.

4. Eksport i integracje

• Przygotowano system do dalszego eksportu danych z PIM do systemów zewnętrznych (np. e-commerce).
• Obecnie realizujemy kolejną fazę projektu – integrację z platformą sprzedażową klienta.

Harmonia w biznesie, czyli co zyskał klient

Wdrożenie systemu PIM z generatorem kart katalogowych radykalnie uprościło i przyspieszyło pracę działu produktowego. Co konkretnie się zmieniło?

• Karty katalogowe powstają automatycznie – bez błędów i dodatkowej pracy grafików.
• Klient ma pełną kontrolę nad strukturą i treścią – zmiany są wprowadzane bez udziału programistów.
• System wspiera wersjonowanie językowe i pozwala generować karty zbiorczo (np. cały katalog w 3 językach – jednym kliknięciem).
• Workflow skrócił czas akceptacji i wprowadził porządek w procesie.
• Dane są gotowe do integracji z kolejnymi systemami – w tym e-commerce.