Jak mierzyć efektywność komunikacji wewnętrznej z pomocą intranetu?

Pomiar efektywności komunikacji wewnętrznej to jedno z wyzwań, z którymi mogą zmagać się organizacje chcące poprawić wydajność pracy swoich pracowników.

Uzyskanie odpowiedzi na temat wad i zalet obecnie stosowanych rozwiązań możliwe będzie jednak dzięki korzystaniu z odpowiedniego intranetu.

Znaczenie efektywności komunikacji wewnętrznej w firmie

Komunikacja wewnętrzna to jeden z aspektów, na które zwraca uwagę coraz więcej przedsiębiorstw. To od efektywności wymiany informacji pomiędzy pracownikami zależy w dużej mierze to, czy zatrudnione osoby będą świadome celów i wartości firmy, czy będą wiedziały o wszystkich zachodzących zmianach oraz czy będą skutecznie realizowały swoje zadania.

Dodatkowo wydajność komunikacji wewnętrznej w organizacji wpływa na motywację zespołu i na tempo wdrażania nowych pracowników. Na duże znaczenie komunikacji wewnętrznej dla efektywności firmy wskazują liczne badania i raporty. Jak wynika z danych zgromadzonych przez McKinsey Global Institute, optymalizacja tego obszaru polegająca między innymi na wdrażaniu odpowiednich technologii pozwala na podniesienie produktywności zatrudnionych osób nawet o 20-25%.

Świadomość wpływu efektywności wymiany informacji na sukces przedsiębiorstwa mają również sami pracownicy. Jak wskazują dane emplo, aż 71% z nich uważa, że firma nie odniesie sukcesu biznesowego bez partnerskiej i otwartej komunikacji z pracownikami.

Organizacje, którym zależy na maksymalizacji efektywności, powinny więc podjąć działania pozwalające na optymalizację procesów związanych z wymianą informacji. Jednym z ważnych kroków jest wdrożenie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej w firmie.

Komunikacja wewnętrzna w firmie – narzędzia

Specyfika funkcjonowania współczesnych organizacji sprawia, że tradycyjne metody komunikacji wewnętrznej przestają być wystarczające.

Aby pracownicy mogli wydajnie wykonywać swoje zadania, muszą mieć łatwy dostęp do wiedzy firmowej i dokumentów oraz możliwość szybkiego zapoznania się z wszelkimi zmianami i aktualnościami. Utrzymanie wysokiej efektywności komunikacji wewnętrznej w firmie bez zastosowania odpowiednich narzędzi, jest więc często bardzo trudne lub wręcz niemożliwe.

Jakie narzędzia mogą ułatwić dostęp do wiedzy i zoptymalizować proces wymiany informacji? Praktycznym systemem, którego wdrożenie może przynieść bardzo dobre efekty, jest z pewnością intranet.

Tego rodzaju platforma wewnętrzna daje uprawnionym osobom błyskawiczny dostęp do firmowej bazy wiedzy, formularzy, bazy teleadresowej pracowników do aktualności. Każdy pracownik w ciągu kilku chwil może dotrzeć do dokumentów, których szuka oraz zapoznać się z wszystkimi nowymi informacjami.

Dodatkowo dobrze zaprojektowany system oferował będzie jeszcze więcej funkcjonalności poprawiających efektywność zatrudnionych osób. Z poszczególnymi możliwościami tego oprogramowania zapoznać można się na stronie Intranet – przykłady.

Wdrożenie intranetu może więc zapewnić wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i kadrze zarządzającej. Czy możemy jednak zweryfikować to, czy i w jakim stopniu implementacja przełożyła się na wzrost efektywności komunikacji wewnętrznej?

Efektywność komunikacji wewnętrznej – jak można ją zmierzyć?

Pomiar efektywności komunikacji wewnętrznej może wydawać się początkowo bardzo skomplikowanym zadaniem. Konieczne jest w końcu określenie trudnych do wymiernego przedstawienia czynników za pomocą liczb, pozwalających na przeprowadzenie analizy. W rzeczywistości jednak z pomocą odpowiednich narzędzi jesteśmy w stanie zbadać to, jak efektywny jest aktualny obieg informacji oraz jak jego wydajność zmienia się po wdrożeniu konkretnych działań.

Niezbędne będzie w tym celu wyznaczenie odpowiednio sformułowanych wskaźników KPI. To, jakie czynniki powinniśmy mierzyć, zależy od specyfiki danego przedsiębiorstwa. Rozważyć możemy weryfikację między innymi takich wskaźników jak:

•  liczba osób, które zapoznały się z konkretnym dokumentem lub informacją;
• czas przeznaczony na procesy komunikacji wewnętrznej;
• aktywność i zaangażowanie pracowników;
• satysfakcja pracowników z komunikacji wewnętrznej.

Aby móc wydajnie kontrolować te oraz inne wartości, konieczne jest korzystanie z odpowiedniego narzędzia komunikacji w firmie. Również w tym przypadku duże możliwości zapewnić może odpowiedni intranet.

Jak intranet może pomóc w mierzeniu efektywności komunikacji?

Intranet to narzędzie, które pozwala nie tylko na poprawę komunikacji wewnętrznej, ale także na pomiar jej efektywności. W jaki sposób może się to jednak odbywać?

Korzystając z profesjonalnego systemu takiego jak Intranet Ideo, jesteśmy w stanie śledzić statystyki związane z działaniami użytkowników. Sprawdzić możemy więc na przykład liczbę wejść na daną stronę oraz liczbę komentarzy i lajków. Dodatkowo możemy pozwolić pracownikom na wyrażenie swojej opinii w formie ankiet.

Dzięki śledzeniu konkretnych danych będziemy więc w stanie ocenić obecną efektywność komunikacji wewnętrznej. Wiedza na temat aktualnych wyzwań i trudności pozwoli nam natomiast na wdrożenie odpowiednich zmian oraz na badanie skuteczności naszych działań.

Wybierz Intranet, który poprawi efektywność komunikacji i pozwoli ją mierzyć

Implementacja intranetu to działanie, które z pewnością pozwoli na poprawę efektywności przepływu informacji w organizacji. Samo wdrożenie narzędzi komunikacji wewnętrznej w firmie to jednak nie wszystko. Aby osiągnąć najlepsze efekty, konieczne jest także badanie skuteczności podejmowanych działań oraz odpowiadanie na pojawiające się wyzwania.