System zamówień od dostawców dla Farmacol S.A.

Farmacol S.A. jest polskim przedsiębiorstwem działającym od 1990 r. Wraz z Cefarm S.A. tworzy grupę kapitałową zatrudniającą ok. 4500 pracowników. Główny obszar działalności firmy to handel hurtowy produktami farmaceutycznymi i artykułami medycznymi. Wśród klientów Farmacolu znajduje się kilkanaście tysięcy aptek i kilkaset szpitali. Oprócz głównej siedziby w Katowicach firma posiada osiem ośrodków dystrybucji w całej Polsce.

Zadania i cele

Naszym zadaniem było stworzenie rozbudowanego systemu przeznaczonego do wsparcia działu zakupów Farmacol, do którego mają także dostęp zewnętrzni dostawcy. Oczekiwana była wysoka elastyczność wdrażanego rozwiązania, która pozwoli odwzorować tradycyjny model zamawiania produktów / usług.

System zamówień znacząco usprawnia działanie firmy i współpracę z kontrahentami.

Dostawca po zalogowaniu się do systemu może złożyć dowolną ilość ofert / propozycji zakupu, a w późniejszym czasie je edytować w zależności od potrzeb. Dalszy workflow przewiduje przekazanie propozycji do rozpatrzenia oraz możliwość prowadzenia indywidualnych negocjacji. Pracownicy firmy mogą odesłać oferty do dostawców, celem uzupełnienia niezbędnych informacji. System uzupełniliśmy także o opcje dodawania kolejnych ustaleń w ramach oferty i ich późniejszej akceptacji. Końcowy etap procesu realizacji zamówień zakupowych to przekazywanie informacji przełożonemu do ostatecznego zatwierdzenia lub odrzucenia w systemie.

System zamówień od dostawców został oparty na module procesów naszej autorskiej platformy Logito. Klient ma możliwość zdefiniowania dowolnej ścieżki akceptacji dla propozycji zakupu. Podnosi to elastyczność rozwiązania i jego użyteczność np. Klient może stworzyć kolejne kroki realizacji danego zamówienia, a także ustalić, kto będzie posiadał uprawnienia do obsługi poszczególnych etapów. Pozwala to odwzorować tradycyjny model zamawiania, w którym zależnie od przedmiotu zamówienia - inny dział / pracownik jest przypisany do jego opiniowania i akceptacji. Po stronie Klienta istnieje także możliwość określenia pól, jakie trzeba uzupełnić przed przekazaniem zamówienia do następnego kroku lub wycofania go. Przebieg procesu akceptacji przedstawiony jest w szczegółach propozycji zakupu. Widoczna jest tam cała historia dokonywanych modyfikacji oraz aktualny status każdego kroku, z opcją przeglądania poprzednich stanów.

Główne korzyści dla Klienta

• Skuteczna komunikacja pomiędzy firmą a dostawcami,
• intuicyjny i łatwy w obsłudze system,
• usprawnienie procesu realizacji zamówień,
• wgląd w pełną historię składania zamówień.