Dlaczego pracownicy nie chcą korzystać z intranetu? 5 najczęstszych powodów

O tym, że system intranetowy poprawia komunikację i zwiększa efektywność pracy przekonała się już ogromna liczba przedsiębiorstw.

Nie da się jednak ukryć, że w przypadku niektórych organizacji wdrożenie tego narzędzia kończy się niepowodzeniem.

Implementowane rozwiązania nie zawsze spełniają oczekiwania pracowników, przez co nie chcą oni z nich korzystać. Poniżej przedstawiamy 5 powodów, przez które pracownicy nie chcą korzystać z firmowego intranetu.

Jak intranet dla firm może wspomagać ich codzienne funkcjonowanie?

System intranetowy stał się dziś ważną częścią infrastruktury technologicznej licznych przedsiębiorstw. To potężne narzędzie może na wiele różnych sposobów usprawniać pracę w organizacji. Intranet zapewnia między innymi dostęp do bazy wiedzy, dokumentów i pracowników (książki adresowej) oraz tablicy ogłoszeń, kalendarza wydarzeń, modułu rezerwacji zasobów i wielu, wielu innych przydatnych funkcjonalności intranetu.

Tak szeroki wachlarz możliwości oferowanych przez systemy intranetowe przekłada się na szereg korzyści dla firm, które zdecydują się na ich implementację. Lista benefitów płynących z wykorzystania tych funkcjonalności nie opiera się jedynie na dowodach anegdotycznych – ma ona także pokrycie w realnych danych zawartych w badaniach i raportach. Jak pokazują, oparte o badania instytucji takich jak Deloitte, McKinsey czy Forrester, statystyki przedstawione na blogu Axero, wdrożenie intranetu do firmy przekłada się na korzyści takie jak między innymi:

• wzrost zadowolenia pracowników o 20%;
• wzrost produktywności pracowników o 20-25%;
• skrócenie czasu potrzebnego na onboarding pracownika średnio o 20%.

Intranet dla pracowników odgrywa zatem kluczową rolę w usprawnianiu ich codziennej pracy. Nie zawsze jednak statystyki są tak obiecujące. Często zdarza się, że pomimo prawidłowej implementacji platformy intranetowej pracownicy nie chcą z niej korzystać.

Dlaczego pracownicy nie korzystają z intranetu?

Proces zakończonego niepowodzeniem wdrożenia intranetu dla pracowników w przypadku wielu firm wygląda bardzo podobnie. Zaczyna się on zwykle od tego, że osoba zarządzająca organizacją dowiaduje się o korzyściach z intranetu i podejmuje decyzję o implementacji tego typu rozwiązania. Następnie bez przeprowadzenia analizy czy porównania różnych platform wybiera ona jedno z popularnych narzędzi, licząc na to, że zaoferuje ono wszystkie potrzebne funkcjonalności.

Gdy system jest już wdrożony, wyznaczony pracownik przygotowuje treści, które – jego zdaniem – powinny się tam znaleźć. Szybko jednak okazuje się, że zatrudnione w przedsiębiorstwie osoby nie są zainteresowane korzystaniem z przygotowanego w ten sposób intranetu i nadal wymieniają informacje i dokumenty tak, jak robili to wcześniej.

Co odpowiada za niepowodzenie w przypadku przedstawionego powyżej przykładowego schematu tworzenia intranetu? Aby w pełni zrozumieć to, jak powinien, a jak nie powinien wyglądać cały proces, wymieńmy najpierw najczęstsze powody zniechęcające do korzystania z intranetu dla firmy i przyjrzyjmy się z osobna każdemu z nich.

1. Niewłaściwy dobór funkcjonalności intranetu

Osoby, które nie mają jeszcze doświadczeń związanych z wdrażaniem intranetu w firmie, często nie wiedzą o tym, jak różnić mogą się od siebie poszczególne platformy.

Wybierają one więc system, kierując się przede wszystkim jego ceną, popularnością lub rekomendacjami innych osób. Takie podejście może być jednak mało efektywne.

Nie każda platforma oferować będzie bowiem takie same funkcjonalności oraz taką samą intuicyjność i wygodę obsługi. To, co sprawdza się w przypadku małych organizacji, nie koniecznie sprawdzi się również w dużych firmach i korporacjach – działa to rzecz jasna także w drugą stronę.

Co w takim razie zrobić, by uniknąć nieodpowiedniego doboru platformy do potrzeb przedsiębiorstwa? Należy przede wszystkim zbadać potrzeby firmy i oczekiwania konkretnych pracowników. Pomocny może być w tym przygotowany przez nas brief intranetowy.

Na podstawie zebranych danych będziemy mogli wyznaczyć, co powinien zawierać intranet, by faktycznie pomagał on w codziennej pracy i usprawniał najważniejsze procesy. Po takiej weryfikacji będziemy mogli świadomie wybrać funkcjonalności oraz odpowiedni system.

2. Źle zaprojektowany UX wdrażanej platformy

Oferowane przez intranet funkcje to jednak nie wszystko. Pracowników może zrazić również nieintuicyjna obsługa systemu. Nieczytelny interfejs i źle zaprojektowane procesy mogą sprawić, że komunikacja w firmie stanie się bardziej skomplikowana niż miało to miejsce przed wdrożeniem intranetu. Nikogo nie powinno więc dziwić negatywne nastawienie zatrudnionych osób do rozwiązania, które utrudnia pracę zamiast ją ułatwiać.

Aby uniknąć takiego scenariusza, będziemy musieli dokładnie przeanalizować sposób działania poszczególnych platform. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na intuicyjność każdego systemu, jego UX czy też możliwości integracji. Ważne może okazać się także to, czy dany intranet pozwala na dodawanie dopasowanych do potrzeb i celów firmy modułów dedykowanych.

3. Publikowanie treści niskiej jakości lub niedopasowanych do potrzeb pracowników

Intranet to nie tylko sama platforma i jej funkcjonalności – to przede wszystkim przestrzeń do dzielenia się wiedzą, informacjami. To ich jakość ma wpływ na to, czy pracownicy będą chętnie korzystać z intranetu i czy będzie on faktycznie „żył”, a nie tylko był.

Częstymi błędami związanymi z przygotowywaniem materiałów do intranetu są między innymi:

• brak personalizacji treści – materiały w intranecie nie dostarczają informacji, których naprawdę potrzebują pracownicy;
   
• nieangażująca forma udostępnianych materiałów – zarówno pod kątem stylu oraz języka, jak i warstwy wizualnej;
   
• nieodpowiednia organizacja treści – chaos informacyjny sprawia, że intranet nie rozwiązuje problemów, a tylko dodatkowo komplikuje pracę;
   
• obecność nieaktualnych materiałów – pracownicy mogą stracić zaufanie do intranetu, jeśli udostępnione tam treści nie będą zgodne z faktycznym stanem aktualnych procesów firmowych.

Tworząc lub odświeżając treści do intranetu, musimy więc przede wszystkim myśleć o korzystających z systemu pracownikach. Dopasować musimy zarówno formę, jak i rodzaj tekstów, które będziemy tam publikować. Pomocne mogą być w tym między innymi porady zawarte w naszym artykule Co publikować w intranecie? 9 pomysłów na treści wzmacniające zaangażowanie pracowników.

4. Brak komunikacji na temat planów wdrożenia intranetu

Zdarzają się też takie sytuacje, że firma posiada naprawdę dobrze zaprojektowaną platformę, która jest wypełniona wartościowymi materiałami, a pracownicy i tak jej nie używają. Nie są oni bowiem świadomi korzyści płynących z wykorzystania tego narzędzia.

Za taki stan rzeczy odpowiada najczęściej brak odpowiedniej strategii komunikacyjnej dotyczącej implementacji platformy intranetowej. Pracownicy nie wiedzą przez to, do czego mogą wykorzystywać intranet i jak usprawni to ich pracę.

Aby zachęcić pracowników do używania intranetu warto więc zadbać o właściwą komunikację jeszcze przed wdrożeniem. Dobrą opcją może być zaangażowanie pracowników w cały proces, na przykład poprzez konsultowanie się z nimi w kwestiach takich jak funkcjonalności platformy czy rodzaj publikowanych materiałów.

Co, jeśli podczas wdrażania intranetu nie poinformowałaś/eś właściwie pracowników o możliwościach tego narzędzia? Nadal masz szansę to nadrobić. Komunikację taką można przeprowadzić na przykład przy okazji odświeżania treści w intranecie czy rozbudowywania go o nowe moduły.

5. Brak szkoleń z obsługi systemu intranetowego

Z nieodpowiednią komunikacją dotyczącą zalet i możliwości wdrażanej platformy często powiązany jest jeszcze jeden problem – brak szkoleń z obsługi systemu dla pracowników. Zatrudnione osoby często nie są po prostu świadome roli intranetu w firmie i jego funkcji w konkretnych procesach.

Mogą one również mieć problem z odnalezieniem się w zbyt skomplikowanej platformie, przez co zniechęcają się do intranetu i rezygnują z jego używania.

W tym przypadku rozwiązanie problemu jest bardzo proste – wystarczy przeprowadzić szkolenia, w ramach których pracownicy dowiedzą się, jak działa intranet i w jaki sposób wykorzystywać wszystkie jego funkcjonalności.

Do szkoleń takich warto podejść z należytą uwagą – szczególnie jeśli wdrażana platforma jest bardzo rozbudowana lub gdy poziom kompetencji cyfrowych zatrudnionych osób nie jest zbyt wysoki. Mogą to być np. tutoriale video lub infografiki.

Jak stworzyć intranet, z którego pracownicy będą chętnie korzystać?

Powyższa lista pomoże Ci w wykryciu problemów, przez które Twoi pracownicy nie chcą korzystać z intranetu. Będzie ona także niezwykle cenna dla firm planujących implementację takiego systemu – dzięki niej uda się bowiem uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Warto mieć jednak na uwadze to, że w niektórych organizacjach wdrożenie opisanych działań może nie wystarczyć do tego, by pracownicy zaczęli używać intranetu i wykorzystywali cały potencjał tego systemu.

W takiej sytuacji niezbędne może być przebudowanie platformy, dodanie do niej nowych modułów lub podjęcie jeszcze innych kroków. Z pewnością warto będzie więc wtedy skorzystać z pomocy ekspertów, którzy przeprowadzą przez wszystkie etapy wdrożenia.