E-teczki pracownicze
w dokumentacji kadrowej

Rozwiązanie działa zgodnie z RODO i krajowymi przepisami o ochronie danych. Dostęp otrzymują wyłącznie osoby upoważnione, a role i uprawnienia precyzyjnie określają zakres widoczności oraz możliwe działania. Każdą operację zapisuje rejestr zdarzeń, co ułatwia identyfikację źródła błędu. System stosuje certyfikaty autentyczności i kontrolę dostępu do dokumentów. Archiwizacja przebiega automatycznie lub ręcznie według polityki retencji, a audyt działań użytkowników zapewnia pełną przejrzystość.

Warto też wiedzieć, że 1 stycznia 2019 r. w życie weszły zmiany w Kodeksie Pracy, które pozwalają pracodawcom na prowadzenie akt pracowniczych wyłącznie w formie elektronicznej. Kodeks pracy (Art. 94) reguluje oraz honoruje gromadzenie dokumentów pracowników w formie cyfrowej.

System oferuje dwie metody digitalizacji:

• Skanowanie pojedyncze – wygodne dla mniejszej liczby dokumentów.
• Skanowanie seryjne z kodami kreskowymi – opcja bardziej zautomatyzowana, która znacząco przyspiesza pracę Działu Kadr.

Po zeskanowaniu dokumenty są automatycznie przypisywane do odpowiednich sekcji eTeczki (A, B, C, D, E) i numerowane w porządku chronologicznym. Dostępny jest podgląd oryginału zeskanowanego w PDF.

Dostęp do e-teczek mają wyłącznie osoby upoważnione, które posługują się certyfikatem autentyczności. W systemie można ustalić poziom dostępu w zależności od roli pracownika Kadr i jego uprawnień.

System zapewnia ochronę przed nieautoryzowanym dostępem zarówno z zewnątrz jak i z wnętrza organizacji. Każdorazowa modyfikacja dokumentacji jest rejestrowana przez system, co pozwala na zminimalizowanie ryzyka wystąpienia błędu.

e-Teczki pracownicze pozwalają działowi HR na:

• Optymalizację pracy – automatyczne chronologizowanie dokumentów, przygotowywanie wykazu, archiwizacja.
• Wygodny i sprawny dostęp do informacji – szybkie wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów.
• Usprawnienie obiegu dokumentów pracowniczych.
• Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędu dzięki automatyzacji.
• Dostęp z każdego miejsca i o każdym czasie – szczególnie przydatne w firmach wielooddziałowych.
• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów.

Pracownik Działu Kadr zaoszczędza mnóstwo czasu dzięki funkcjom digitalizacji, a sama praca zostaje zoptymalizowana.

Tak. System został opracowany w taki sposób, że możliwe jest przechowywanie dokumentów wyłącznie w wersji elektronicznej, lub w sposób łączony - w wersji papierowej oraz elektronicznej.

W takiej sytuacji system stanowi dodatkowo aplikację wspomagającą obsługę archiwum. Organizacja może stopniowo przechodzić z formy papierowej na elektroniczną według własnego harmonogramu.

System zapewnia najwyższy stopień bezpieczeństwa poprzez:

• System ról i uprawnień – dostęp tylko dla upoważnionych osób
• Rejestr zmian – każda modyfikacja dokumentacji jest szczegółowo dokumentowana
• Podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna – autoryzacja dokumentów
• Certyfikaty autentyczności – potwierdzenie tożsamości użytkowników
• Zgodność z RODO – pełna ochrona danych osobowych
• Historia modyfikacji – udokumentowany zapis wszystkich dokonanych zmian

Dzięki tym mechanizmom możliwe jest szybkie odnalezienie przyczyny problemów w przypadku wystąpienia niezgodności treści.

Tak. e-Teczki pracownicze w pełni współpracują z innymi modułami:

• Rozliczenia pracowników
• Urlopy
• EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów)
• Umowy
• Baza pracowników
• Delegacje

Dzięki integracjom dane przepływają automatycznie między systemami, bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji w wielu miejscach. To znacząco usprawnia procesy kadrowe i eliminuje ryzyko błędów.