Intranet, Elektroniczny Obieg Dokumentów – nowe wdrożenia podnoszące efektywność pracy

W ostatnim czasie ukończyliśmy prace wdrożeniowe przy kilku aplikacjach wewnętrznych. Dzięki nim pracownicy szybciej zrealizują powierzone zadania w zakresie obiegu dokumentów i informacji. Firmy zyskały narzędzia, dzięki którym mogą na bieżąco śledzić status sprawy oraz przeszukiwać zasoby archiwum.

Dla Benefit Systems SA wdrożony został Intranet, który stanowi połączenie najlepszych cech platform Edito.NET i Logito. Systemy zostały ze sobą połączone w sposób niejawny dla użytkownika, a dzięki wykorzystaniu usługi Active Directory logowanie do systemu wewnątrz sieci firmowej następuje automatycznie. W intranecie poza zwykłymi informacjami i aktualnościami występują także baza wiedzy, moduł rezerwacji zasobów, kalendarze oraz zarządzanie urlopami. Ankiety tworzone poprzez dynamiczne formularze pozwalają na zbieranie od pracowników informacji zwrotnych na temat funkcjonowania firmy, a forum oraz newsletter pozwalają im być na bieżąco z najważniejszymi informacjami. Z intranetu każdego dnia korzysta ponad 100 użytkowników.

Głównym celem wdrożenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Barilla Poland Sp. z o.o. (dystrybutor pieczywa Wasa) było usprawnienie obiegu faktur oraz wprowadzenie kontroli nad tym procesem. Dodatkową korzyścią z wdrożenia było znaczne skrócenie czasu obiegu faktury oraz ułatwienie śledzenia i dostępu do poszukiwanych dokumentów archiwalnych. Wyeliminowana została także groźba zaginięcia dokumentu na dowolnym etapie obiegu. Ważnym aspektem wdrożenia było również dostarczenie firmie narzędzi raportujących, umożliwiających zwiększenie kontroli wewnętrznej – szczególnie pod kątem terminowości procesu opisu faktur. By zapewnić użytkownikom bezpieczeństwo oraz wygodę dostępu do systemu, wykorzystuje on usługę uwierzytelniania Active Directory.

Wdrożony w Szybka Kolej Miejska Sp. z o.o. w Warszawie, System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Logito miał na celu uporządkowanie oraz usprawnienie i poprawę procedur biurowych. System pozwolił zminimalizować czas pełnego obiegu dokumentów oraz zwiększyć kontrolę nad realizowanymi zadaniami. Aby jeszcze bardziej podnieść efektywność działania aplikacji, uruchomiony został system powiadomień, który informuje każdego z pracowników o otrzymanych do realizacji zadaniach.