Elektroniczny Obieg Dokumentów dla Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN

Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN powstało w 2005 roku. Jest to pierwsza instytucja w Polsce o charakterze publiczno-prywatnym. Została stworzona przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, wspólnie z Miastem Stołecznym Warszawy oraz Stowarzyszeniem Żydowski Instytut Historyczny. Głównym celem Muzeum jest zebranie, udokumentowanie i zaprezentowanie pamiątek dotyczących historii Żydów na ziemiach polskich.

Zadania i cele

Współpraca z klientem zakładała wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów, który uporządkuje zarówno obieg informacji jak i usprawni pracę między innymi w obszarze budżetowania i zarządzania projektami.

System Obiegu Dokumentów z modułem CRM, systemem do planowania budżetu i modułem projektów.

Stworzony przez nas moduł CRM służy do zarządzania relacjami z klientami. Został zintegrowany z narzędziami zapewniającymi sprawniejszą współpracę z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów. Dostęp do wybranych funkcji systemu uzależniony jest od poziomu uprawnień. Ponadto, CRM jest łatwy i intuicyjny w obsłudze. Dzięki dedykowanym modyfikacjom można wykonywać w nim następujące akcje: dodawanie osób do listy, tworzenie grupy mailingowej, importowanie danych do bazy i ich aktualizacja, dodawanie notatek do konkretnej listy osób. Z poziomu szczegółów danej osoby możliwy jest dostęp do zakładek, zawierających m.in. informacje o umowach, pismach, fakturach, czy wydarzeniach, powiązanych z konkretną osobą. Analogicznie – te same czynności mogą być wykonywane na listach firm i instytucji. Za pośrednictwem modułu CRM możliwe jest także tworzenie ankiet oraz wysyłka newslettera.

Wprowadzenie do Elektronicznego Obiegu Dokumentów systemu budżetowania daje dostęp do informacji o budżetach poszczególnych działów, zaciąganych z systemu finansowo-księgowego. Moduł ten wyświetla także dane dotyczące stopnia wykorzystania tych budżetów, na podstawie faktur i zamówień, znajdujących się w EOD. Z kolei moduł projektów umożliwia:

• odwzorowanie w ścieżce obiegu faktur oraz umów struktury projektowej,
• wiązanie dokumentów obsługiwanych w EOD z projektami, za pomocą modułu Sprawy,
• podgląd podstawowych danych dotyczących projektu,
• wyświetlanie wszystkich projektów, realizowanych w Muzeum.

Tak, jak w przypadku CRM, system do budżetowania i moduł projektów są zintegrowane z systemem Enova. Integracja zakłada opcję eksportu projektów z systemu w celu zautomatyzowania procesu przypisywania projektów i pozycji budżetowych do faktur kosztowych. Oprócz tego umożliwia dodawanie opisów analitycznych, podczas importu dokumentu w powiązaniu z innymi obiektami biznesowymi.

Główne korzyści dla Klienta

• Usprawnienie przepływu informacji,
• integracja z istniejącymi już systemami,
• łatwiejsze zarządzanie budżetem i projektami,
• usprawnienie działania instytucji w zakresie współpracy z kontrahentami.